Erikoisagentit: eriytä eräskannet, lue käsinkirjoitus, havaitse manipulaatiot ja musta tiedot

Ensimmäiseksi tulos: Neljä erityistapausta, neljä ratkaisua

Tervetuloa PaperOffice AI Academyyn. Tässä oppitunnissa käsitellään PaperOffice:n neljää erikoisagenttia, jotka hoitavat vaativat erityistapaukset puolestanne. Lopputuloksena seitsemän sivun eräskannauksesta erotetaan viisi selkeästi nimettyä asiakirjaa. Toimitusmerkintä, jossa on käsin kirjoitettuja huomautuksia, tunnistetaan automaattisesti. Lasku, jossa pankkitiedot on peitetty, merkitään välittömästi huomiota vaativaksi. Palkkalaskelma lähetetään veroneuvojalle pseudonymisoituna. Tarkastellaan näiden agenttien sijaintia PaperOffice:ssä ja tutustumme niihin yksitellen: Split, käsinkirjoituksen tunnistus, Trust ja Redact.

Luku 1: Erikoisagenttien sijainti

Erikoisagentit löytyvät vasemmasta valikosta kohdasta Document AI: Split Agent, Trust Agent ja Redact Agent. Tässä luodaan agentteja, joissa on kiinteät asetukset, kun sama tehtävä toistuu. Prosessi aloitetaan asiakirjalistalta: valitse asiakirjat, Toiminnot, Agentit ja työnkulut. Täältä löytyvät Split, Trust ja Redact. Asiakirjan tulee aina olla ensin valittuna ennen agentin käynnistämistä.

Luku 2: Split Agent: Eräskannausten erottaminen

Ensimmäinen ongelma: Postiosastossa koko pino skannataan kerralla. Tulos on seitsemän sivun PDF-asiakirja, joka sisältää tilauksen, toimitusmerkinnän, laskun ja erottimen. Tätä varten luodaan Split Agent. Se nimetään Split mailroomiksi ja valitaan taso Premium. Tämän ansiosta yksittäiset osat saavat nimiinsä numeroiden lisäksi asiakirjatyypin, päivämäärän ja lähettäjän. Jakomenetelmässä määritetään, miten agentti tunnistaa uuden asiakirjan alun: automaattisesti, kannen perusteella, erottimen koodilla, asiakirjatyypin muutoksella, kiinteän sivumäärän jälkeen, henkilön tai tiedoston mukaan tai omalla säännöllä. Asetus jätetään automaattiseksi. PaperOffice tunnistaa rajat sisällön, lähettäjän, päivämäärän ja asiakirjatyypin perusteella; erottimet ovat mahdollisia mutta eivät välttämättömiä. Kohteeksi valitaan olemassa oleva Workspace Mailroom 2026. Eräskannauksessa kohteet valitaan listalta, napsautetaan Toiminnot, Split ja Suorita Split Agent:n kautta. Aloitus-kuvaketta painamalla agentti hoitaa loput taustalla. Noin minuutin kuluttua monitori näyttää luodut asiakirjat: seitsemästä sivusta on muodostettu viisi asiakirjaa, joissa kussakin on asiakirjatyypin, päivämäärän ja lähettäjän tiedot tiedostonimessä. Alkuperäinen skannaus säilytetään, ja erotin on poistettu. Tarkistuslistasta varmistetaan erotuksen oikeellisuus; sen jälkeen voidaan jatkaa normaalisti kenttien, työnkulkujen ja muiden toimintojen kanssa. Yhden uuden asiakirjan, Veldtmannin tilauksen tarkastelu osoittaa, että PaperOffice on erottanut sen kuten muutkin asiakirjat sisältäen otsikon ja yhteenvedon summasta.

Luku 3: Käsinkirjoituksen tunnistus

Toinen ongelma: käsinkirjoitus. Asiakas vahvistaa toimituksen palautusdokumentissa käsin: 98 pakettia vastaanotettu, laatikko seitsemän vaurioitunut, kaksi pakettia hylätty. Skannaus palautetaan. Tätä varten ei tarvitse omaa agenttia: AI-DMS Ultra -tasosta alkaen PaperOffice tunnistaa käsinkirjoituksen prosessoinnin aikana automaattisesti. Siksi skannaus ladataan Workspace:een Ultra:n avulla. Yhteenvetokin mainitsee sen: 98 sadasta paketista saapui, laatikko seitsemän vaurioitunut. Ja erillisessä osiossa Käsinkirjoitetut huomautukset löytyy kaikki manuaalisesti syötetty sisältö, valituksen huomautukseen asti. Leima tunnistetaan myös PaperOffice:n toimesta. Näin näkee välittömästi, että valitus on vireillä. Käsin syötetyt tiedot dokumentista tulee tarkistaa lyhyesti, erityisesti numerot.

Luku 4: Trust Agent: Manipulaatioiden havaitseminen

Kolmas ongelma: Kaksi Kaltwerk-laskua samalla numerolla. Ensimmäisen silmäyksen ne näyttävät identtisiltä, mutta toisessa tapauksessa joku on peittänyt pankkitiedot alareunasta valkoisella laatikolla ja kirjoittanut uudet tiedot niiden päälle. Trust Agent tarkistaa, onko PDF-tiedostoon tehty muutoksia. Kopio merkitään, Trust-valitaan ja tietokokonaisuuden tarkistus käynnistetään. Dokumentityypiksi valitaan Lasku, jotta PaperOffice kiinnittää erityistä huomiota laskujen tyypillisiin kuviin. Premium:n avulla PaperOffice korostaa löydökset suoraan dokumentissa ja luo Merkitty todiste-PDF:n. Tulos: Tarkistus suositeltu, kolmella löydöksellä. Merkittävin: PDF-tekstissä on pankkitilin numero, joka on peitetty näkyvässä dokumentissa myöhemmin piirretyllä muodolla, ja siinä näytetään eri numero. Lisäksi laskussa luetellaan pankkitilin numeroita eri maista. Riskipiste näkyy myös kuvakkeena luettelossa. PaperOffice:n tarkistus kattoi neljä aluetta: piilotetun sisällön, joka ohitetaan normaalin katselun aikana, PDF:n teknisen rakenteen, vertailun näkyvän ja dokumentissa tallennetun välillä sekä laskuille lisäkuviot laskuprofiilia käyttäen. Vertailun vuoksi alkuperäinen: ei havaittu poikkeamia. Trust Agent ei kerro, kuka teki petoksen, mutta se näyttää, mistä tarkemmin kannattaa katsoa ennen maksua. Toinen esimerkki, tällä kertaa profiililla Hakemus ja ansioluettelo: Tämä ansioluettelo sisältää ohjeen tekoälyjärjestelmille hyvin kirkkaalla ja pienellä fontilla, käytännössä näkymätön ihmisille. Trust Agent havaitsee sen ja merkitsee ansioluettelon epäilyttäväksi.

Luku 5: Redact Agent: Mustaus ja pseudonymisointi

Neljäs ongelma: Veroneuvoja vaatii palkkalaskelmaa, mutta ei työntekijän nimeä, osoitetta tai pankkitietoja. Palkkalaskelma merkitään ja Redact-valitaan, Muokkaa esikatselulla. Ensiksi skenaario, eli mitä mustataan: esimerkiksi GDPR-tietojen luovuttamisessa rekisteröidyille, jakamisessa liiketoimintakumppaneille ja palveluntarjoajille tai vain talous- tai yhteystietoihin. PaperOffice asettaa vastaavat säännöt. Palkkalaskelmalle valitaan Henkilötiedostot. Hienosäädössä määritetään, mitä ei saa muuttaa: yrityksen nimi Northstar. Tulosteeksi valitaan Pseudonymisointi, joka on saatavilla mallilla Ultra. Ennen kuin mitään tapahtuu, tekoälyn poistamisen tarkistus korostaa jokaisen kentän, joka korvataan. Jos jokin ei näytä oikealta, se voidaan kytkeä päälle tai pois yhdellä klikkauksella ja vetää puuttuvat kentät helposti sisään. Sen jälkeen kopiossa näkyy fiktiivinen nimi todellisen sijaan ja vaihtoehtoinen osoite todellisen sijaan. Tämä pitää dokumentin luettavana samalla kun todelliset nimet piilotetaan. Terveystiedot ja allekirjoitukset pysyvät mustattuina. Alla oleva taulukko osoittaa, mikä nimi vastaa mitäkin merkintää. Tämä tieto on saatavilla vain tässä dialogissa eikä koskaan PDF-tiedostossa. Lisäksi uudet pseudonyymit annetaan jokaisella suorituksella. Kopioi ne, jos teidän tarvitsee ylläpitää kartoitusta. Alkuperäinen pysyy muuttumattomana, ja pseudonymisoitu kopio sijoitetaan suoraan sen viereen. Tarkista se hetki ennen lähettämistä. Yhteenvetona: Split Agent jakaa eräskannat yksittäisiksi dokumentteiksi. Käsinkirjoitus tunnistetaan automaattisesti PaperOffice:n toimesta Workspaces:ssa AI-DMS Ultra:n avulla. Trust Agent osoittaa, missä PDF on muutettu. Ja Redact Agent mustaa tai pseudonymisoi, tarkistuksella ennen soveltamista. Se käynnistetään aina dokumenttilistasta, Toiminnot ja Agentit ja työpolut kautta. Nähdään seuraavan kerran PaperOffice AI:n Akatemiassa.