Jaa asiakirjoja, ei henkilökohtaisia tietoja: Pseudonyymien avulla anonymisointi (esikatselu)

Hei ja tervetuloa takaisin PaperOffice AI -akatemiaan. Tarkastellaan tänään asiaa, joka kohtaa jokaisen yrityksen aikanaan: asiakirja on jaettava, mutta sen sisällä olevat henkilötiedot on suojattava. Tilanne on seuraava. Northstarin palkkalaskenta tarkastetaan ulkoisen toimijan toimesta. Tarkastajien tarvitsee nähdä Mayan työsopimus varmistaakseen palkan käsittelyn oikeellisuuden. He eivät tarvitse Mayaa itseään: hänen nimeään, kotiosoitettaan tai henkilökohtaisia tunnuslukujaan. Kyseessä on Northstarin HR Workspace, johon kuuluvat työsopimus, palkkalaskelma ja tapaturmaraportti.

Avataan ensin sopimus, jotta näemme, mihin olemme tekemisissä. Tässä on Mayan koko nimi. Hänen yksityinen osoittonsa Lontoossa. Ja hänen vuosiansionsa. Kaikki tämä on henkilötietoa, ja se esiintyy kaikilla kolmella sivulla. Sen poistaminen käsin on hidasta, ja paikkojen unohtaminen on helppoa. Siksi annetaan PaperOffice hoitaa tehtävä.

Takaisin luettelossa valitsen sopimuksen, avaan Agentit ja työnkulut ja valin Redact. Valitsen Muokkaa esikatselun kanssa, jotta voin tarkistaa kaiken ennen kuin mitään tallennetaan. Ensimmäisenä skenaario. Mikä on asiakirja? Yksi on G D P R -pyyntöjä varten, yksi jakamista liiketoimintakumppaneiden kanssa varten ja tämä sopii parhaiten: Henkilöstötiedosto, HR.

Hienosäädössä voidaan määrittää ne tiedot, jotka tulee jättää näkyviin. Tarkastajien tulee edelleen nähdä yrityksen nimi, mutta ei henkilön nimeä. Näin ollen: Northstar Industrial Systems ja lyhenne Northstar. Toiminnon suorittamisen jälkeen tulos tallennetaan suoraan tähän Workspace-tiedostoon. Mallina on Ultra, ja mustien laatikoiden sijaan valitaan Pseudonymize-toiminto. Pseudonymize tarkoittaa, että nimet, osoitteet, päivämäärät ja tunnusluvut korvataan johdonmukaisilla keksityillä arvoilla. Asiakirja pysyy luettavana, ja tarkastajat voivat käsitellä sitä kuin kyseessä olisi alkuperäinen dokumentti. Aloitus suoritetaan. Prosessi vie muutaman sekunnin, joten siirrytään eteenpäin. Tarkastuksessa PaperOffice havaitsi henkilötiedot kaikilta kolmelta sivulta ja merkittiin alueet, jotka korvataan. Alue voidaan vapauttaa napsauttamalla tai lisätä piirtämällä laatikko. Kaikki näyttää oikealta, joten muutokset vahvistetaan.

Valmista. Tämä taulukko on kiinnostavin osa: vasemmalla alkuperäinen, oikealla se, mikä dokumentissa on nyt. Maya Ellison on muuttunut keksityksi henkilöksi, jolla on keksitty osoite ja uusi sopimusnumero. Tämä taulukko näkyy vain tässä. Se ei ole osa PDF-tiedostoa. Se on tarkoitettu käyttäjälle, jotta tiedetään, mitä dokumentissa tarkastellaan myöhemmin keskusteltaessa siitä. Yksi lisätieto: jokainen suoritus luo uudet pseudonyymit. Jos kaksi dokumenttia jaetaan eri aikoihin, ketään ei voida yhdistää niitä takaisin toisiinsa. Tältä osin kopion voi ladata tai lähettää sähköpostitse suoraan auditorien käsiteltäväksi.

Pseudonymoitu kopio sijaitsee nyt suoraan alkuperäisen vieressä. Alkuperäinen asiakirja pysyy muuttumattomana. Kopio avataan. Maya on nyt Sophie Foster, joka asuu Glasgow’ssa. Maan tapaan PaperOffice peittää yksinkertaisesti mustalla ne kohdat, joissa ei ole olemassa turvallista korviketta. Palkka on edelleen näkyvissä tarkastusta varten.

Siinä se oli: henkilötiedot ulos, luettava asiakirja sisään, noin minuutissa. Kiitos katsomisesta, ja nähdään seuraavassa oppitunnissa.