Auditoría y Cuarentena: Detenga facturas sospechosas antes de que alguien las pague

Primero el resultado: La factura ha sido detenida

Hola y bienvenido a la Academia PaperOffice AI. Esta película trata sobre la auditoría y la cuarentena: cómo PaperOffice detecta documentos sospechosos y los detiene antes de que alguien pague una factura falsa. Primero, el resultado. Esta factura supuestamente proviene de Veldtmann, un proveedor conocido, y exige que usted pague únicamente a una nueva cuenta bancaria a partir de ahora. PaperOffice la revisó, la clasificó como crítica y la colocó inmediatamente en cuarentena de seguridad. La edición, descarga y eliminación están bloqueadas hasta que un administrador tome una decisión. Lo analizaremos paso a paso: el nivel de AI-DMS del Workspace, la cuarentena, los escaneos deficientes y los campos, el centro de control de auditoría, la tarea de revisión, los duplicados y, finalmente, el almacenamiento seguro frente a revisiones.

Capítulo 1: El nivel de AI-DMS del Workspace

Lo que PaperOffice hace con sus documentos se establece por Workspace, mediante el nivel de AI-DMS. El almacenamiento solo conserva los archivos sin procesamiento automático. Basic los convierte en un archivo consultable, con reconocimiento de texto, clasificación y palabras clave. Premium también lee los campos comerciales, detecta relaciones entre documentos e informa sobre duplicados. Ultra va más allá: el reconocimiento visual lee tablas, formularios y códigos de barras, complementado por Knowledge Graph y el razonamiento entre documentos. Y en Ultra, está incluida la auditoría: PaperOffice verifica cada documento con doce controles y coloca los documentos sospechosos en cuarentena. Para este video, creamos el Workspace Audit-Demo con Ultra. Antes de crearlo, PaperOffice muestra nuevamente la configuración más importante para su revisión. Si todo parece correcto, creamos el Workspace.

Capítulo 2: Cambio bancario: la factura entra en cuarentena

Ahora, el caso serio. Subimos una factura de Veldtmann, un proveedor conocido. En la parte inferior de la factura, hay una nota: Por favor, utilice únicamente los nuevos datos bancarios a partir de ahora; los anteriores ya no son válidos. Ya puede ver en la lista que algo está mal: cuarentena de seguridad, auditoría alta y HITL requerido, lo que significa que una persona debe revisarla. En la pestaña de Auditoría, puede ver por qué. La auditoría señala un riesgo de fraude: la factura indica explícitamente utilizar una nueva cuenta bancaria y que la anterior ya no es válida. Esta es una señal clásica de fraude por correo electrónico, por ejemplo, cuando alguien ha tomado el control de una bandeja de entrada. Severidad ocho de diez, crítica. Cada hallazgo viene con una recomendación. Aquí: no procese el pago basándose únicamente en el documento y contacte al proveedor utilizando los datos de contacto verificados de correspondencias anteriores para confirmar el cambio. También hay un segundo hallazgo: un riesgo de pago, porque la factura le indica utilizar un nuevo IBAN e ignorar los datos bancarios anteriores. A partir del nivel de severidad siete, PaperOffice coloca inmediatamente el documento en cuarentena. La edición, movimiento, descarga y eliminación están bloqueadas; las pestañas restantes están inactivas. Aún puede ver las conexiones, pero solo en modo de solo lectura.

Capítulo 3: Escaneos de baja calidad

En la práctica diaria, los documentos rara vez llegan en condiciones perfectas. Cargamos tres casos típicos: una factura de transporte con una mancha de café, un albarán de entrega impreso en impresora matricial y una factura fotografiada con un teléfono móvil. PaperOffice también extrae estos documentos. Cada uno recibe un nombre descriptivo, un breve resumen y sus campos de datos: número de documento, emisor, destinatario, referencia e importes. En la factura de transporte de Britannia Freight, la mancha de café está justo en el centro de la página. El número de documento, el remitente y el importe total de ambas líneas se capturan correctamente en sus respectivos campos. Pase el cursor sobre un campo con el ratón y la vista de la izquierda saltará directamente al lugar del documento del que proviene el valor. De esta manera, puede ver inmediatamente si es correcto. El albarán de entrega de la impresora matricial tiene caracteres pálidos y punteados sobre papel continuo gris. El número de albarán, el número de pedido y las direcciones siguen apareciendo claramente. Y la foto del teléfono móvil: tomada en ángulo sobre una mesa de madera. PaperOffice la lee como si fuera un escaneo, con el número de factura, el emisor, el NIF fiscal y el importe de mil novecientos euros. Un escaneo de baja calidad por sí solo aún no constituye un hallazgo de auditoría. Los tres documentos han superado la auditoría sin señales críticas.

Capítulo 4: Verificar y editar campos

Si un valor es incorrecto o debería ser diferente, puede cambiarlo directamente en el campo: simplemente haga clic en él, modifique el valor y listo. PaperOffice guarda el cambio inmediatamente, y el resumen muestra quién modificó el documento por última vez y cuándo. Un historial de cambios a prueba de manipulaciones viene con el almacenamiento seguro frente a revisiones. Más detalles al final.

Capítulo 5: Cuarentena de un vistazo

De vuelta a la factura con los nuevos datos bancarios: usted no puede simplemente eliminarla. Un administrador debe tomar una decisión primero. Esto asegura que ninguna evidencia desaparezca antes de que alguien haya revisado el caso. Para asegurarse de que ningún caso se escape, filtre su búsqueda por Auditoría: auditoría requerida, alto riesgo de auditoría, HITL requerido o cuarentena de seguridad. Con la cuarentena de seguridad, exactamente una factura permanece en nuestro Workspace. En el centro de documentos, cada Workspace muestra cuántos documentos están actualmente en cuarentena. El filtro con cuarentena muestra solo esos Workspaces. En la configuración, puede definir si PaperOffice coloca automáticamente los documentos en cuarentena ante un hallazgo crítico de auditoría y a qué nivel de severidad. Por defecto, esto está configurado en siete de diez.

Capítulo 6: El Centro de Control de Auditoría

El centro de control de auditoría resume todo: dos hallazgos, dos revisiones pendientes, doce controles y una gravedad máxima de ocho. A su lado, se encuentra el análisis de riesgo de fraude en oraciones completas. Más abajo, verá los doce controles: integridad financiera, cumplimiento fiscal, riesgo de fraude, discrepancia geográfica, consistencia de datos, datos faltantes, verificación de plausibilidad, riesgo de pago, autenticidad visual, cumplimiento normativo, exposición de datos sensibles y contenido amenazante. Dos están marcados con alto riesgo y sin marca de verificación verde. Más abajo se muestran los hallazgos con su gravedad, razonamiento y recomendación. Puede marcar cada hallazgo como revisado o crear una tarea a partir de él. Para sus registros o para su asesor fiscal, puede exportar el resultado como un informe en PDF, opcionalmente junto con el documento original.

Capítulo 7: Decidir la tarea de revisión

Con un solo clic, convierte el hallazgo en una tarea de revisión. Esta se asigna a las tareas de Human in the Loop (HITL), donde su equipo la procesa. Las tareas de auditoría le ofrecen cuatro opciones: Revisión completa, cuando el hallazgo ha sido verificado; No requiere acción, cuando no hay riesgo; No viable, y el hallazgo permanece abierto; o reenviar la tarea a otra persona. Cuando cambia una cuenta bancaria, la norma es llamar al proveedor utilizando el número que ya conoce, nunca el de la nueva factura. Registre sus hallazgos como un comentario y complete la revisión. Solo un administrador puede levantar la cuarentena tras una confirmación explícita. En este caso, el cambio bancario no era genuino. Por lo tanto, cancelamos; el documento permanece en cuarentena y nadie paga a la cuenta incorrecta.

Capítulo 8: Duplicados

Un caso clásico: la misma factura llega dos veces, una como original y otra posteriormente como escaneo. A partir de AI-DMS Premium, PaperOffice lo reconoce. Encima del segundo documento, muestra: posible duplicado, junto con el nombre, Workspace, y la fecha del original. Las razones están ahí mismo: mismo número de documento, mismo emisor, mismo importe y misma referencia. La auditoría también marca el duplicado como un hallazgo con nivel de gravedad cinco. Esto está por debajo del umbral de siete. Por lo tanto, el documento no entra en cuarentena, pero una persona debe revisarlo. Con un clic, abre el original para compararlo. Si realmente no es un duplicado, márquelo como No es un duplicado.

Capítulo 9: Almacenamiento seguro frente a revisiones y retención legal

Para los documentos que debe conservar, existe el almacenamiento seguro frente a revisiones. Encima del documento aún se indica: no seguro frente a revisiones. Lo activa en la pestaña Revisiones: elige el país y el tipo de documento, lo que establece el período de retención, aquí seis años para un registro de IVA del Reino Unido. Comienza inmediatamente y PaperOffice muestra la fecha final calculada. Después de eso, el documento se almacena inalterablemente y no se puede eliminar ni mover hasta que finalice el período de retención. PaperOffice registra cualquier cosa que ocurra con el documento, a prueba de manipulaciones, en la pestaña Revisiones. Esto es irreversible por diseño. En cualquier momento, puede crear un certificado de cumplimiento: un PDF con prueba de integridad, un código QR y un enlace de verificación público. Si hay una disputa legal o una auditoría fiscal en curso, un administrador puede además establecer una retención legal a través de la API, por ejemplo, desde su propio flujo de trabajo. El documento mostrará esto inmediatamente y permanecerá retenido más allá del plazo hasta que se levante la retención. Para resumir: elija AI-DMS Ultra para documentos importantes, y las verificaciones de auditoría revisan cada documento con doce controles. Los hallazgos críticos ponen el documento en cuarentena inmediatamente, y solo un administrador puede liberarlo, tras una revisión. PaperOffice también lee escaneos deficientes, usted verifica cada valor en su origen, PaperOffice informa duplicados por sí mismo, y usted almacena documentos importantes de forma segura frente a revisiones. Hasta la próxima en la Academia PaperOffice AI.