Agentes especiales: separar escaneos por lotes, leer escritura a mano, detectar manipulaciones y ocultar datos

Primero, el resultado: cuatro casos especiales, cuatro soluciones

Hola y bienvenido a la Academia PaperOffice AI. Hoy presentaremos cuatro especialistas en PaperOffice que se encargan de casos especiales tediosos por usted. Primero, el resultado: cinco documentos limpios con nombres descriptivos se extraen de un escaneo por lotes de siete páginas. Se lee un justificante de entrega con notas manuscritas. Se marca inmediatamente una factura en la que alguien ha oscurecido los datos bancarios. Y un recibo de nómina se envía al asesor fiscal en forma pseudonimizada. Observaremos dónde se encuentran estos agentes en PaperOffice y luego examinaremos cada uno individualmente: Split, reconocimiento de escritura a mano, Trust y Redact.

Capítulo 1: Dónde se encuentran los agentes especiales

Puede encontrar los agentes especiales a la izquierda bajo Document AI: Split Agent, Trust Agent y Redact Agent. Aquí es donde crea agentes con configuraciones fijas si necesita realizar la misma tarea repetidamente. El proceso se inicia desde la lista de documentos: seleccione documentos, Acciones, Agentes y flujos de trabajo. Aquí encontrará Split, Trust y Redact. Por lo tanto, primero siempre se selecciona un documento y luego el agente.

Capítulo 2: Split Agent: Separar escaneos por lotes

Primer problema: En la sala de correo, se escanea una pila completa de una vez. Esto da como resultado un PDF de siete páginas que contiene una orden de compra, albarán de entrega, factura y más, incluido una hoja separadora. Para este propósito, creamos un Split Agent. Lo nombramos Split mailroom y seleccionamos el nivel Premium. Como resultado, las partes individuales se asignarán no solo números sino también el tipo de documento, fecha y remitente en sus nombres. En la pestaña del método Split, define cómo el agente reconoce dónde comienza un nuevo documento: automáticamente, mediante una página de portada, mediante un código separador, mediante un cambio en el tipo de documento, después de un número fijo de páginas, por persona o archivo, o con su propia regla. Lo dejamos configurado en Automático. Luego PaperOffice detecta los límites basándose en el contenido, remitente, fecha y tipo de documento; las hojas separadoras son posibles pero no necesarias. Como destino, seleccionamos el existente Workspace Mailroom 2026. Ahora para el escaneo por lotes: seleccione los elementos en la lista, luego haga clic en Acciones, Dividir y Ejecutar a través de Split Agent. Haga clic en Iniciar y el agente se encargará del resto en segundo plano. Después de aproximadamente un minuto, el monitor muestra los documentos creados: se han generado cinco documentos a partir de siete páginas, cada uno con su tipo de documento, fecha y remitente en el nombre del archivo. La hoja separadora se ha eliminado y el escaneo original se conserva. Aún vale la pena echar un vistazo rápido a la lista: si la separación es correcta, puede continuar como de costumbre con campos de datos, flujos de trabajo y todo lo demás. Un vistazo a uno de los nuevos documentos, la orden a Veldtmann: PaperOffice lo ha extraído como cualquier otro documento, incluyendo título y un resumen con el importe.

Capítulo 3: Reconocimiento de escritura a mano

Segundo problema: la escritura a mano. El cliente confirma nuestra entrega en el documento de prueba de entrega mediante escritura manual: noventa y ocho paquetes recibidos, caja siete dañada, dos paquetes rechazados. Se devuelve un escaneo. Para ello, no necesita su propio agente: a partir del nivel AI-DMS Ultra, PaperOffice reconoce la escritura a mano durante el procesamiento automáticamente. Por lo tanto, cargamos el escaneo en un Workspace con Ultra. Incluso el resumen lo menciona: noventa y ocho de cien paquetes llegaron, caja siete dañada. Y en una sección separada, Notas manuscritas, encontrará todo lo que se ingresó manualmente, hasta la nota sobre la queja. El sello también es reconocido por PaperOffice. De esta manera, puede ver inmediatamente que hay una queja pendiente. Por favor, verifique brevemente cualquier información manuscrita en el propio documento, especialmente los números.

Capítulo 4: Trust Agent: Detección de manipulaciones

Tercer problema: Dos facturas de Kaltwerk con el mismo número. A primera vista parecen idénticas, pero en un caso alguien ha cubierto los datos bancarios en la parte inferior con una caja blanca y ha escrito nueva información encima. El Trust Agent verifica si se han realizado cambios en un PDF. Marcamos la copia, seleccionamos Trust y comenzamos la verificación de integridad. Para el tipo de documento, elegimos Factura, para que PaperOffice preste atención adicional a los patrones típicos en las facturas. Con Premium, PaperOffice resalta los hallazgos directamente en el documento y crea un PDF de evidencia marcado. El resultado: Revisión recomendada, con tres hallazgos. El más significativo: En el texto del PDF, hay un número de cuenta bancaria que está oculto en el documento visible por una forma dibujada posteriormente, y se muestra uno diferente allí. Además, la factura enumera números de cuenta bancaria de varios países. El puntaje de riesgo también aparece como un icono en la lista. La revisión por parte de PaperOffice cubrió cuatro áreas: contenido oculto que se pasa por alto durante la visualización normal, la estructura técnica del PDF, una comparación entre lo que es visible y lo que está almacenado en el documento, y patrones adicionales para facturas utilizando el perfil de factura. Para comparar, el original: no se detectaron anomalías. El Trust Agent no le dice quién cometió el fraude, pero le muestra dónde mirar más de cerca antes de realizar un pago. Otro ejemplo, esta vez con el perfil Solicitud y CV: Este currículum contiene una instrucción para sistemas de IA en un texto de color muy claro (casi blanco) y diminuto, prácticamente invisible para los humanos. El Trust Agent lo detecta y marca el currículum como sospechoso.

Capítulo 5: Redact Agent: Ocultar y Pseudonimizar

Cuarto problema: El asesor fiscal requiere un recibo de nómina pero no el nombre, dirección o datos bancarios del empleado. Marcamos el recibo de nómina y seleccionamos Ocultar, Editar con vista previa. Primero, el escenario, es decir, qué se va a ocultar: por ejemplo, para una comunicación a los interesados conforme al RGPD, para compartir con socios comerciales y proveedores de servicios, o solo para detalles financieros o de contacto. PaperOffice establece las reglas correspondientes en consecuencia. Para el recibo de nómina, seleccionamos Archivo Personal. Durante el ajuste fino, especificamos qué debe permanecer sin cambios: el nombre de la empresa Northstar. Para la salida, seleccionamos Pseudonimizar, que está disponible con el modelo Ultra. Antes de que ocurra cualquier cosa, la revisión de redacción por IA resalta cada campo que se va a reemplazar. Si algo no parece correcto, puede alternarlo con un solo clic y simplemente arrastrar los campos faltantes. Después, la copia muestra un nombre ficticio en lugar del real, y una dirección alternativa en lugar de la actual. Esto mantiene el documento legible mientras oculta los nombres verdaderos. Los datos de salud y las firmas permanecen tachados. La tabla a continuación indica qué nombre corresponde a qué entrada. Esta información solo está disponible en este diálogo y nunca en el archivo PDF. Además, se asignan nuevos pseudónimos con cada ejecución. Por favor, cópielos si necesita mantener el mapeo. El original permanece sin cambios y la copia pseudonimizada se coloca directamente junto a él. Por favor, tómese un momento para revisarlo antes de enviarlo. En resumen: El Split Agent divide los escaneos por lotes en documentos individuales. La escritura a mano es reconocida automáticamente por PaperOffice en Workspaces con AI-DMS Ultra. El Trust Agent indica dónde se ha alterado un PDF. Y el Redact Agent oculta o pseudonimiza, con revisión antes de aplicar. Siempre se inicia desde la lista de documentos, a través de Acciones y Agentes y flujos de trabajo. Hasta la próxima en la Academia PaperOffice AI.