Comparta documentos, no datos personales: Oculte con seudónimos (vista previa)

Hola y bienvenido de nuevo a la Academia PaperOffice AI. Hoy analizaremos algo con lo que toda empresa se enfrenta tarde o temprano: necesita compartir un documento, pero no los datos personales que contiene. Esta es nuestra situación. La nómina de Northstar es auditada por una firma externa. Los auditores necesitan el contrato laboral de Maya para verificar que su salario se gestiona correctamente. Lo que no necesitan es a Maya en sí misma: su nombre, su dirección particular y sus identificadores personales. Este es el documento Workspace de Recursos Humanos de Northstar, que incluye el contrato laboral, la nómina y un informe de incidente.

Abramos primero el contrato para que pueda ver con qué estamos tratando. Aquí está el nombre completo de Maya. Su dirección privada en Londres. Y su salario anual. Todo esto son datos personales y aparecen en las tres páginas. Eliminarlos manualmente es lento y es fácil pasar por alto un lugar. Así que dejemos que PaperOffice lo haga.

De vuelta en la lista, selecciono el contrato, abro Agentes y flujos de trabajo, y elijo Redact. Tomaré Editar con vista previa para poder verificar todo antes de que se guarde nada. Primero, el escenario. ¿Para qué es el documento? Hay uno para solicitudes de RGPD, otro para compartir con socios comerciales, y este encaja mejor: Expediente personal, RRHH.

En el ajuste fino, puedo nombrar los elementos que deben permanecer visibles. Los auditores aún deben ver a qué empresa pertenece esto, pero no a qué persona. Por lo tanto: Northstar Industrial Systems y su forma abreviada, Northstar. Durante la ejecución: el resultado se guarda justo aquí en este Workspace. El modelo es Ultra y, en lugar de cajas negras, seleccionaré Pseudonimizar. Pseudonimizar significa que los nombres, direcciones, fechas e identificadores se reemplazan con valores ficticios consistentes. El documento sigue siendo legible y los auditores pueden trabajar con él como si fuera el original. Y… iniciar. Esto toma unos segundos, así que avancemos. Aquí está la revisión. PaperOffice encontró los datos personales en las tres páginas y marcó cada área que reemplazará. Podría hacer clic en un área para liberarla o dibujar un cuadro para agregar una más. Todo parece correcto, así que lo aplicaré.

Hecho. Y esta tabla es la parte interesante: a la izquierda el original, a la derecha lo que hay en el documento ahora. Maya Ellison es ahora una persona ficticia, con una dirección ficticia y un nuevo número de contrato. Esta tabla solo es visible aquí. Nunca forma parte del PDF. Es para usted, para que sepa qué está viendo cuando hable sobre el documento más tarde. Un detalle más: cada ejecución crea nuevos pseudónimos. Así que si comparte dos documentos en momentos diferentes, nadie podrá vincularlos entre sí. Desde aquí podría descargar la copia o enviarla por correo electrónico directamente a los auditores.

La copia pseudonimizada ahora se encuentra justo al lado del original. El original en sí permanece intacto. Abramos la copia. Maya ahora es Sophie Foster, que vive en Glasgow. Donde no existe un reemplazo seguro, como el país, PaperOffice simplemente lo oculta por completo. Y el salario sigue estando disponible para la auditoría.

Eso es todo: datos personales fuera, un documento legible dentro, en aproximadamente un minuto. Gracias por ver, y nos vemos en la próxima lección.