Granskning och karantän: Stoppa misstänkta fakturor innan någon betalar

Resultatet först: Fakturan har stoppats

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. Denna film handlar om revision och karantän: hur PaperOffice upptäcker misstänkta dokument och stoppar dem innan någon betalar en falsk faktura. Först resultatet. Denna faktura påstås komma från Veldtmann, en välkänd leverantör, och kräver att du betalar endast till ett nytt bankkonto från och med nu. PaperOffice granskade den, klassificerade den som kritisk och placerade omedelbart dokumentet i säkerhetskarantän. Redigering, nedladdning och radering är låsta tills en administratör fattar ett beslut. Vi går igenom det steg för steg: Workspace:s AI-DMS-nivå, karantän, dåliga skanningar och fält, Audit Control Center, granskningsuppgiften, dubbletter och slutligen revisionssäkert lagringsutrymme.

Kapitel 1: Workspace:s AI-DMS-nivå

Hur mycket PaperOffice gör med dina dokument anges per Workspace, med AI-DMS-nivån. Endast lagring behåller filerna utan automatisk bearbetning. Basic omvandlar dem till ett sökbart arkiv, med textigenkänning, klassificering och nyckelord. Premium läser även affärsfälten, upptäcker samband mellan dokument och rapporterar dubbletter. Ultra går djupast: Vision-igenkänning läser tabeller, formulär och streckkoder, kompletterat med Knowledge Graph och dokumentöverskridande resonemang. Och i Ultra ingår revisionen: PaperOffice kontrollerar varje dokument med tolv kontroller och placerar misstänkta dokument i karantän. För denna video skapar vi Workspace Audit-Demo med Ultra. Innan vi skapar den, visar PaperOffice de viktigaste inställningarna en gång till för din granskning. Om allt ser korrekt ut skapar vi Workspace.

Kapitel 2: Bankbyte: fakturan hamnar i karantän

Nu till det allvarliga fallet. Vi laddar upp en faktura från Veldtmann, en välkänd leverantör. Längst ner på fakturan finns en anteckning: Använd endast de nya bankuppgifterna framöver; de tidigare är inte längre giltiga. Du kan redan se i listan att något är fel: säkerhetskarantän, revision hög och HITL krävs, vilket innebär att en person måste granska den. I fliken Revision kan du se varför. Revisionen flaggar för bedrägeririsk: fakturan anger uttryckligen att ett nytt bankkonto ska användas och att det tidigare inte längre är giltigt. Det är ett klassiskt tecken på e-postbedrägeri, till exempel när någon har övertagit en postlåda. Allvarlighetsgrad åtta av tio, kritisk. Varje fynd kommer med en rekommendation. Här: bearbeta inte betalningen baserat endast på dokumentet, och kontakta leverantören med verifierade kontaktuppgifter från tidigare korrespondens för att bekräfta ändringen. Det finns också ett andra fynd: en betalningsrisk, eftersom fakturan ber dig använda ett nytt IBAN och ignorera de tidigare bankuppgifterna. Från allvarlighetsgrad sju och uppåt placerar PaperOffice omedelbart dokumentet i karantän. Redigering, flyttning, nedladdning och radering är låsta; de återstående flikarna är inaktiva. Du kan fortfarande se anslutningarna, men endast i skrivskyddat läge.

Kapitel 3: Dåliga skanningar

I vardagen anländer dokument sällan i perfekt skick. Vi laddar upp tre typiska exempel: en fraktfaktura med en kaffefläck, ett leveransunderlag från en prickskrivare och en faktura som någon har fotograferat med sin mobiltelefon. PaperOffice extraherar även dessa dokument. Varje dokument får ett beskrivande namn, en kort sammanfattning och sina datafält: dokumentnummer, avsändare, mottagare, referens och belopp. I fraktfakturan från Britannia Freight sitter kaffefläcken mitt på sidan. Dokumentnumret, avsändaren och totalbeloppet från båda raderna fångas dock fortfarande korrekt i sina respektive fält. Håll muspekaren över ett fält, så hoppar vyn till vänster direkt till den plats i dokumentet där värdet hämtades. På detta sätt ser du omedelbart om det är korrekt. Leveransunderlaget från prickskrivaren har bleka, prickiga tecken på grått kontinuerligt papper. Leveransnummer, ordernummer och adresser kommer dock fortfarande igenom tydligt. Och mobiltelefonfotot: taget i vinkel på ett träbord. PaperOffice läser det som en skanning, med fakturanummer, avsändare, skattenummer och beloppet på nittonhundra euro. En dålig skanning är ännu inte ett revisionsfynd. Alla tre dokument har passerat revisionen utan några kritiska signaler.

Kapitel 4: Kontrollera och redigera fält

Om ett värde är felaktigt eller bör vara annorlunda kan du ändra det direkt i fältet: klicka bara i det, modifiera värdet och du är klar. PaperOffice sparar ändringen omedelbart, och översikten visar sedan vem som senast ändrade dokumentet och när. En manipuleringssäker ändringshistorik ingår med revisionssäker lagring. Mer om detta längre fram.

Kapitel 5: Karantän på en överblick

Tillbaka till fakturan med de nya bankuppgifterna: du kan inte helt enkelt radera den. En administratör måste fatta ett beslut först. Detta säkerställer att inga bevis försvinner innan någon har granskat ärendet. För att se till att inget ärende glider igenom, filtrera din sökning efter Revision: revision krävs, hög revisionsrisk, HITL krävs eller säkerhetskarantän. Med säkerhetskarantän finns exakt en faktura kvar i vår Workspace. I dokumenthubben visar varje Workspace hur många dokument som för närvarande befinner sig i karantän. Filtret With quarantine visar endast de Workspaces. I inställningarna kan du definiera om PaperOffice automatiskt placerar dokument i karantän vid ett kritiskt revisionsfynd, och på vilken allvarlighetsgrad. Som standard är detta inställt på sju av tio.

Kapitel 6: Audit Control Center

Audit Control Center sammanfattar allt: två fynd, två granskningar öppna, tolv kontroller och maximal allvarlighetsgrad åtta. Bredvid det visas analysen av bedrägeririsk i fullständiga meningar. Nedan ser du alla tolv kontroller: finansiell integritet, skatteöverensstämmelse, bedrägeririsk, geografisk diskrepans, datakonsistens, saknad data, plausibilitetskontroll, betalningsrisk, visuell autenticitet, efterlevnad av föreskrifter, exponering av känslig data och hotfullt innehåll. Två av dem är flaggade med hög risk och utan grön bock. Nedan följer fynden med allvarlighetsgrad, motivering och rekommendation. Du kan markera varje fynd som granskat eller skapa en uppgift från det. För dina journaler eller för din revisor kan du exportera resultatet som en PDF-rapport, valfritt tillsammans med originalet.

Kapitel 7: Att besluta om granskningsuppgiften

Med ett enda klick förvandlar du fyndet till en granskningsuppgift. Den hamnar i uppgifterna för Human in the Loop, där ditt team bearbetar den. Revisionsuppgifter ger dig fyra alternativ: Slutför granskning när fyndet har kontrollerats, Ingen åtgärd krävs när det inte finns någon risk, Ej genomförbar och fyndet stannar öppet, eller vidarebefordra uppgiften till någon annan. När ett bankkonto ändras är regeln att ringa tillbaka leverantören med det nummer du redan känner till, aldrig numret från den nya fakturan. Registrera dina fynd som en kommentar och slutför granskningen. Endast en administratör kan häva karantänen efter en explicit bekräftelse. Här var bankändringen inte äkta. Därför avbryter vi, dokumentet stannar i karantän och ingen betalar till fel konto.

Kapitel 8: Dubbletter

Ett klassiskt fall: samma faktura anländer två gånger, först som original och senare igen som en skanning. Utifrån AI-DMS Premium PaperOffice känner igen detta. Ovanför det andra dokumentet visas: möjlig dubblett, tillsammans med originalets namn, Workspace och datum. Anledningarna finns till hands: samma dokumentnummer, samma avsändare, samma belopp och samma referens. Revisionen flaggar också dubletten som ett fynd med allvarlighetsgrad fem. Detta ligger under tröskelvärdet sju. Därför hamnar dokumentet inte i karantän, men en person bör granska det. Med ett klick öppnar du originalet och jämför. Om det verkligen inte är en dubblett markerar du den som Ingen dubblett.

Kapitel 9: Revisionssäkert lagringsutrymme och legal hold

För dokument som måste sparas finns revisionssäkert lagringsutrymme. Ovanför dokumentet står det fortfarande: inte revisionssäkert. Vi aktiverar detta i fliken Revisioner: välj land och dokumenttyp, vilket fastställer behållningsperioden, här sex år för en UK VAT-anteckning. Det startar omedelbart, och PaperOffice visar det beräknade slutdatumet. Därefter lagras dokumentet oföränderligt och kan inte raderas eller flyttas förrän behållningsperioden har löpt ut. PaperOffice loggar allt som händer med dokumentet, ändringssäkert, i fliken Revisioner. Detta är oåterkalleligt av design. När som helst kan du sedan skapa ett compliance-certifikat: en PDF med bevis på integritet, en QR-kod och en offentlig verifieringslänk. Om det pågår en juridisk tvist eller en skatterevision kan en administratör dessutom sätta in ett legal hold via API:t, till exempel från ditt eget arbetsflöde. Dokumentet kommer att visa detta omedelbart och förbli bevarat bortom slutdatumet så länge ett legal hold gäller. Sammanfattningsvis: välj AI-DMS Ultra för viktiga dokument, och granskningen kontrollerar varje dokument med tolv kontroller. Kritiska fynd placerar dokumentet i karantän omedelbart, och endast en administratör får frigöra det, efter en granskning. PaperOffice läser även dåliga skanningar, du kontrollerar varje värde vid dess källa, PaperOffice rapporterar dubbletter automatiskt, och du sparar viktiga dokument revisionssäkert. Vi ses nästa gång i PaperOffice AI Academy.