Tarkastus ja karanteeni: Estä epäilyttävät laskut ennen maksua

Tulos ensimmäinen: Lasku on pysäytetty

Tervetuloa PaperOffice AI Academyyn. Tämä video käsittelee tarkastusta ja karanteenia: miten PaperOffice havaitsee epäilyttävät asiakirjat ja estää niiden käsittelyn ennen kuin vääriä laskuja maksetaan. Ensimmäiseksi lopputulos: tämä lasku väitetään tulevan Veldtmannilta, tunnetulta toimittajalta, ja siinä vaaditaan maksua ainoastaan uudelle pankkitilille välittömästi alkaen. PaperOffice tarkasti sen, luokitteli kriittiseksi ja asetti välittömästi Security-karanteeniin. Muokkaus, lataaminen ja poistaminen on lukittu, kunnes järjestelmänvalvoja tekee päätöksen. Käydään se läpi vaihe vaiheelta: Workspace:n AI-DMS -taso, karanteeni, huonot skannaukset ja kentät, tarkastuskeskus, tarkastustehtävä, kaksoiskappaleet ja lopuksi revision turvaaminen.

Luku 1: Workspace:n AI-DMS -taso

Kuinka paljon PaperOffice tekee asiakirjojen kanssa, määritetään Workspace:n perusteella AI-DMS -tasolla. Tallennus säilyttää tiedostot ilman automaattista käsittelyä. Basic muuntaa ne haettavaksi arkistoksi tekstin tunnistuksen, luokittelun ja avainsanojen kera. Premium lukee myös liiketoiminnan kentät, havaitsee asiakirjojen väliset yhteydet ja ilmoittaa kaksoiskappaleista. Ultra menee syvimmälle: Visio-tunnistus lukee taulukot, lomakkeet ja viivakoodit, täydennettynä Knowledge Graph:lla ja asiakirjojen välisellä päättelyllä. Ja Ultra -tasossa tarkastus sisältyy: PaperOffice tarkistaa jokaisen asiakirjan kahdellatoista kontrollilla ja asettaa epäilyttävät asiakirjat karanteeniin. Tätä varten luodaan Workspace Audit-Demo Ultra -tasolla. Ennen sen luomista PaperOffice näyttää tärkeimmät asetukset vielä kerran tarkasteltavaksi. Jos kaikki näyttää oikealta, Workspace luodaan.

Luku 2: Pankin vaihto: lasku menee karanteeniin

Nyt vakava tapaus. Ladataan lasku Veldtmannilta, tunnetulta toimittajalta. Laskun alareunassa on huomautus: Käytä vain uusia pankkitietoja tästä eteenpäin; aiemmat eivät ole enää voimassa. Listasta näkee jo, että jotain on vialla: turvallisuuskaranteeni, tarkastus korkea ja HITL vaadittu, mikä tarkoittaa, että henkilön on tarkastettava se. Tarkastus-välilehdeltä näkee miksi. Tarkastus merkitsee petosriskin: lasku sanoo nimenomaan käyttämään uutta pankkitiliä ja että aiempi ei ole enää voimassa. Tämä on klassinen merkki sähköpostipetoksesta, esimerkiksi kun joku on vallannut postilaatikon. Vakavuus kahdeksan kymmenestä, kriittinen. Jokaiseen havaintoon liittyy suositus. Tässä: älä käsittele maksua asiakirjan perusteella ja ota yhteyttä toimittajaan vahvistettuja yhteystietoja käyttäen aiemmasta kirjeenvaihdosta vahvistaaksesi muutoksen. Toinen havainto on myös: maksuriski, koska lasku kertoo käyttämään uutta IBANia ja ohittamaan aiemmat pankkitiedot. Seitsemästä vakavuustasosta alkaen PaperOffice asettaa asiakirjan välittömästi karanteeniin. Muokkaus, siirto, lataaminen ja poistaminen on lukittu; jäljellä olevat välilehdet ovat epäaktiivisia. Yhteyksiä voi silti tarkastella, mutta vain vain luku -tilassa.

Luku 3: Huonot skannaukset

Arjessa asiakirjat harvoin saapuvat täydellisessä kunnossa. Kolme tyypillistä tapausta ladataan: rahtilasku kahvitahralla, pistematriisitulostimen toimituslasku ja matkapuhelimella kuvattu lasku. PaperOffice tunnistaa nämäkin asiakirjat. Jokaiselle annetaan kuvaava nimi, lyhyt yhteenveto ja tiedot: asiakirjanumero, lähettäjä, vastaanottaja, viite ja summat. Britannia Freightin rahtilaskussa kahvitahra on sivun keskellä. Asiakirjanumero, lähettäjä ja kummankin rivin kokonaissumma kuitenkin tunnistetaan oikein. Hiiren osoitin kentän päällä siirtää vasemman näkymän suoraan arvon alkuperäiseen kohtaan asiakirjassa, jolloin tarkistus on välitöntä. Pistematriisitulostimen toimituslaskun vaaleat pisteittäiset merkit harmaalla jatkuvapaperilla tunnistuvat selkeästi toimitusnumeron, tilausnumeron ja osoitteiden osalta. Matkapuhelimella otettu kuva puupöydällä vinosta kulmasta luetaan skannauksen tavoin: laskunumero, lähettäjä, verotunnus ja summa 1 900 euroa. Huono skannaus ei vielä ole tarkastuslöydös. Kaikki kolme asiakirjaa ovat läpäisseet tarkastuksen ilman kriittisiä signaaleja.

Luku 4: Tarkista ja muokkaa kenttiä

Jos arvo on virheellinen tai sitä tulee muuttaa, se voidaan muokata suoraan kentässä: klikkaa kenttää, muuta arvoa ja valmis. PaperOffice tallentaa muutoksen välittömästi, ja yleiskatsauksessa näkyy, kuka asiakirjaa viimeksi muutti ja milloin. Väärentämätön muutoshistoria tulee revisioturvallisen tallennuksen mukana. Lisää tästä kohdassa lopussa.

Luku 5: Karanteeni yhdellä silmäyksellä

Palataan laskuun uusilla pankkitiedoilla: sitä ei voi yksinkertaisesti poistaa. Järjestelmänvalvojan on tehtävä päätös ensin. Tämä varmistaa, että todisteita ei katoa ennen kuin tapaus on tarkastettu. Varmistaakseen, että mikään tapaus ei karkaa, suodata hakua Tarkastuksen perusteella: tarkastus vaadittu, korkea tarkastusriski, HITL vaadittu tai turvallisuuskaranteeni. Turvallisuuskaranteenilla täsmälleen yksi lasku jää Workspace:een. Asiakirjahubissa jokainen Workspace näyttää, kuinka monta asiakirjaa on tällä hetkellä karanteenissa. Karanteenisuodatin näyttää vain ne Workspaces:t. Asetuksista voidaan määrittää, asetaako PaperOffice asiakirjat automaattisesti karanteeniin kriittisen tarkastustuloksen yhteydessä ja millä vakavuustasolla. Oletuksena tämä on asetettu seitsemään kymmenestä.

Luku 6: Tarkastusvalvonnan keskus

Tarkastusvalvonnan keskus tiivistää tilanteen: kaksi havaintoa, kaksi tarkistusta avoinna, kaksitoista kontrollia, korkein vakavuusaste kahdeksan. Sen vieressä petosriskianalyysi kokonaisina lauseina. Alla näkyvät kaikki kaksitoista kontrollia: taloudellinen eheys, verotuksen noudattaminen, petosriski, maantieteellinen epäyhtenäisyys, tietojen johdonmukaisuus, puuttuvat tiedot, plausibiliteettitarkistus, maksuriski, visuaalinen aitous, sääntelyn noudattaminen, arkaluonteisten tietojen paljastuminen ja uhkaava sisältö. Kaksi niistä on merkitty korkean riskin kohteiksi ilman vihreää tarkistusmerkkiä. Havaintojen yhteydessä näkyvät vakavuusaste, perustelut ja suositus. Jokainen havainto voidaan merkitä tarkastetuksi tai siitä voi luoda tehtävän. Tuloksen voi tallentaa PDF-raportiksi arkistointia tai veroneuvojaa varten, mahdollisesti alkuperäisen asiakirjan kanssa yhdessä.

Luku 7: Tarkastustehtävän päättäminen

Yhdellä napsautuksella havainto muutetaan tarkastustehtäväksi. Se sijoittuu Human in the Loop -tehtäviin, joissa tiimi käsittelee sen. Tarkastustehtävissä on neljä vaihtoehtoa: Suorita arviointi, kun havainto on varmistettu; Ei toimenpiteitä tarvita, kun riskiä ei ole; Ei käsiteltävissä, jolloin havainto pysyy avoinna; Tai ohjaa tehtävä eteenpäin. Kun pankkitili muuttuu, sääntö on soittaa toimittajalle takaisin aiemmin tunnetulla numerolla, ei uudella laskella mainitulla numerolla. Havainnot kirjataan kommentiksi ja tarkastus suoritetaan loppuun. Vain ylläpitäjä voi nostaa karanteenin nimenomaisen vahvistuksen jälkeen. Tässä tapauksessa pankkitilin muutos ei ollut aito, joten toiminto peruutetaan, asiakirja jää karanteeniin eikä maksumääräystä suoriteta väärälle tilille.

Luku 8: Kaksoiskappaleet

Klassinen tapaus: sama lasku saapuu kahdesti, ensin alkuperäisenä ja myöhemmin skannattuna versiona. AI-DMS Premium -tasolta alkaen, PaperOffice tunnistaa tilanteen. Toisen asiakirjan yläpuolelle näkyy viesti mahdollisesta kaksoiskappaleesta sekä alkuperäisen asiakirjan nimi, Workspace, ja päivämäärä. Perusteet ovat selkeästi esillä: sama asiakirjanumero, sama toimittaja, sama summa ja sama viite. Tarkastus merkitsee kaksoiskappaleen myös havainnoksi vakavuusasteella viisi. Tämä on alle kynnysarvon seitsemän, joten asiakirja ei mene karanteeniin, mutta se tulee tarkastaa henkilön toimesta. Yhdellä napsautuksella alkuperäinen asiakirji avataan vertailua varten. Jos kyseessä ei todellakaan ole kaksoiskappale, se merkitään ”Ei kaksoiskappaletta”

Luku 9: Muuttumaton säilytys ja oikeudellinen säilytyspakko

Dokumenteille, jotka on säilytettävä, on olemassa revisioturvallinen tallennus. Dokumentin yläpuolella lukee edelleen: Ei revisioturvallinen. Se aktivoituu Muutos-välilehdessä: valitaan maa ja dokumenttityyppi, mikä asettaa säilytysajan, tässä kuusi vuotta Yhdistyneen kuningaskunnan arvonlisäverotietueelle. Se alkaa välittömästi, ja PaperOffice näyttää lasketun päättymispäivän. Sen jälkeen dokumentti säilytetään muuttumattomana eikä sitä voi poistaa tai siirtää ennen kuin säilytysaika päättyy. PaperOffice kirjaa kaikki dokumenttiin tapahtuvat muutokset muuttumattomasti Muutos-välilehdelle. Tämä on suunnittelun mukaisesti peruuttamatonta. Milloin tahansa voidaan luoda yhteensopivuusvarmistus: PDF-tiedosto, jossa on todiste integriteetistä, QR-koodi ja julkinen vahvistuslinkki. Jos oikeudenkäynti tai verotarkastus on käynnissä, järjestelmänvalvoja voi asettaa lisäksi Legal Holdin API:n kautta, esimerkiksi omasta työvirrasta. Dokumentti näyttää tämän välittömästi ja pysyy säilytettynä määräajan jälkeen, kunnes Legal Hold kumotaan. Yhteenvetona: valitse AI-DMS Ultra tärkeille dokumenteille, ja tarkastus tarkistaa jokaisen dokumentin kahdellatoista kontrollilla. Kriittiset löydöt asettavat dokumentin välittömästi karanteeniin, ja vain järjestelmänvalvoja voi vapauttaa sen tarkastuksen jälkeen. PaperOffice lukee huonot skannaukset myös, jokainen arvo tarkistetaan lähteestä, PaperOffice ilmoittaa kaksoiskappaleista automaattisesti, ja tärkeät dokumentit säilytetään revisioturvallisesti. Nähdään seuraavassa PaperOffice AI Academyssä.