Yhdistä kaikki: asiakirjat postilaatikosta, skannerista ja tallennustilasta sekä API- ja tekoälyavustajat

Tulos ensimmäinen: Asiakirjat saapuvat itsestään

Tervetuloa PaperOffice AI Academyyn. Tässä videossa yhdistetään PaperOffice ulkomaailmaan: sähköpostilaatikko, skanneri, tallennuspaikat ja tekoälyavustajat kuten Claude ja ChatGPT. Laskut saapuvat sähköpostitse, skannit ovat monitoimilaitteella ja sopimukset pilvessä. Kaiken yksittäinen lataaminen ja lähettäminen vie aikaa päivittäin. Ensimmäiseksi tulos: Kukaan ei ladannut näitä laskuja. PaperOffice haki ne sähköpostilaatikosta itsestään, ja viimeisin asiakirja tuli suoraan skannerista. Näin se asetetaan: Yhdistä ensin lähde, sitten yhdistin määrittää, minne asiakirjat menevät. Tämän jälkeen käsitellään omaa tallennustilaa, API-avaimia ja tekoälyavustajia.

Luku 1: Periaate: Storage Mount ja Connector

Jokainen yhteys alkaa kohdasta Document AI, Storage Mounts. Yhdistin on pääsy lähteeseen, kuten sähköpostilaatikkoon, palvelimella olevaan kansioon tai pilvitallennukseen. Luotaessa valitaan ensin tarkoitus. Tuontilähteenä PaperOffice hakee tiedostoja. Omana tallennustilana PaperOffice tallentaa asiakirjat sinne. Tätä valintaa ei voi myöhemmin muuttaa.

Luku 2: Sähköpostilaatikko

Aloitetaan postilaatikosta, johon toimittajat lähettävät laskunsa. Valitaan sähköposti yhteyden tyypiksi. Sitten postilaatikon kirjautumistiedot: palvelin, käyttäjänimi ja salasana. Salattu yhteys on jo käytössä, ja postilaatikkoa luetaan. Testaa-yhteydellä PaperOffice tarkistaa välittömästi, onko kaikki oikein, vain lukutilassa. Postilaatikkoon ei tehdä muutoksia tämän prosessin aikana. Yhdistin muuttaa tämän työvirraksi. Se valvoo lähdettä ja tallentaa jokaisen uuden asiakirjan määritettyyn Workspaceen. Sitten yhdistin: Sille annetaan nimi, lähde on postilaatikkomme ja määränpäänä valitaan Workspace Saapuneet -kansio. Toiminnossa määritetään, kuinka usein postilaatikkoa tarkistetaan, enintään joka viides minuutti. PaperOffice hakee vain lukemattomat sähköpostit ja merkitsee ne luetuksi jälkikäteen. Sähköpostit itsessään jäävät postilaatikkoon. Käynnistä skannauksella laskut haetaan välittömästi odottamatta seuraavaa tarkistusta. Ja tässä ne ovat: kolme laskua, suoraan postilaatikosta. AI-DMS -käsittely lukee ne heti.

Luku 3: Skanneri

Skannerille on omistettu Skannerin päätepiste -asetus. PaperOffice tarjoaa tähän tarkoitukseen turvallisen pääsyn. Valitse Aktivoi päätepiste, jolloin PaperOffice näyttää kirjautumistiedot. Syötä ne skanneriin. SFTP on suositeltavin vaihtoehto. Vanhemmat skannerit, jotka tukevat vain FTP:tä, saavat tähän tarkoitukseen omistetun FTP-pääsyn. Myös tässä tapauksessa yhdistin tuo skannatut tiedostot Workspace Saapuneet -kansioon. On tärkeää, että ajastettu pollaus on käytössä. Kun toiminto on päällä, PaperOffice tarkistaa skannerikansion asetetun väliajan mukaan ja noutaa uudet skannaukset automaattisesti. Tämän demonstroimiseksi noudetaan skannaus välittömästi valitsemalla Käynnistä skannaus. Skannaus on nyt saatavilla ilman tietokonetta.

Luku 4: Kansioiden ja pilvitallennuksen yhdistäminen

Kansiot palvelimilla ja pilvessä yhdistetään samalla tavalla: esimerkiksi SFTP:n avulla NAS-palvelimeen tai Linux-palvelimeen, Amazon S3-yhteensopivaan tallennukseen sekä WebDAV:n avulla esimerkiksi Nextcloudiin. Yhdistetään kansio omalta palvelimelta SFTP:n kautta: osoite, käyttäjätunnus, salasana ja kansio, josta PaperOffice lukee tiedostot. Testaa yhteys -toiminto toimii tässäkin vain lukemalla. Palvelimella ei tehdä muutoksia. Yhdistin tuo tiedostot Workspace Saapuneet -kansioon. Tiedostot itsessään pysyvät palvelimella. Laskut, lähetteet ja rahtilaskut ovat täällä, ja AI-DMS lukee ne heti.

Luku 5: Oma tallennustila (BYOS)

Jos halutaan, että asiakirjat tallennetaan omalle laitteistolle, käytetään omaa tallennusratkaisua, jota kutsutaan BYOS:ksi. Tätä varten yhdistetään toinen kansio palvelimelle omana tallennusratkaisuna. Tämän jälkeen PaperOffice salaa jokaisen tiedoston omalla salasanalla. Lataa salasana välittömästi tiedostona ja säilytä se turvallisesti. Tallennuspaikka valitaan luotaessa Workspace, ja tämä valinta on lopullinen.

Luku 6: API-avaimet

Omat ohjelmat ja automatisoinnit vaativat API-avaimia. Ne löytyvät oikealta kohdasta API ja ohjelmoija. Avainta luotaessa valitaan tyyppi: palvelimille ja palveluille tarkoitettu API-avain tai henkilökohtainen token, joka mahdollistaa tekoälyassistenttien toiminnan MCP:n kautta. Avain voidaan kopioida milloin tahansa API-avainten listalta. Sitä tulee käsitellä salasanana. Esimerkiksi n8n:n yhdistäminen esitetään erillisessä videossa.

Luku 7: Claude ja ChatGPT

Nopein tapa yhdistää tekoälyavustajat on valitsemalla Ohjeet ja oppiminen -kohdasta oikealta vaihtoehto Aseta PaperOffice. Claude:n osalta palvelimen osoite kopioidaan ja henkilökohtainen tunnus luodaan. Tämän jälkeen PaperOffice lisätään Claude:een yhdistimeksi. ChatGPT:ssä kehittäjätila aktivoidaan, mikä edellyttää yleensä maksullista ChatGPT-tiliä. Palvelimen osoite syötetään ja kirjautuminen vahvistetaan. Cursor:n ja muiden MCP-sovellusten kohdalla sopivat ohjeet näytetään välittömästi. Yhteenvetona: Storage Mount yhdistää lähteen ja yhdistin tuo asiakirjat oikeaan Workspaceen. Laskut postilaatikosta ja skannaukset skannerilta saapuvat automaattisesti. Oman tallennuksen avulla tiedot säilyvät omalla laitteistolla, ja API-avainten sekä MCP:n kautta ohjelmat ja tekoälyavustajat toimivat suoraan PaperOffice:n kanssa. Nähdään seuraavassa PaperOffice AI Academy -kurssissa.