Sähköpostin saapuneet

Periaate: Storage Mount ja yhdistin

Jokainen yhteys luodaan kohtaan Document AI, Storage Mounts. Storage Mount on pääsy lähteeseen, kuten saapuneet-kansioon, palvelimen kansioon tai pilvitallennukseen. Luotaessa valitaan ensin käyttötarkoitus. Tuontilähteenä PaperOffice hakee tiedostoja. Omana tallennuspaikkana PaperOffice säilyttää asiakirjat siellä. Tätä valintaa ei voi myöhemmin muuttaa.

Sähköpostin saapuneet

Aloitetaan valitsemalla postilaatikko, johon toimittajanne lähettävät laskunsa. Valitsemme yhteyden tyypiksi Sähköposti. Tämän jälkeen määritetään postilaatikon kirjautumistiedot: palvelin, käyttäjätunnus ja salasana. Salattu yhteys on jo aktivoitu, ja saapuneita luetaan. Testaa-yhteys -toiminnolla PaperOffice tarkistaa välittömästi, ovatko tiedot oikein, vain lukutilassa. Tämä prosessi ei muuta mitään postilaatikossa. Yhdistin muuttaa tämän työvirraksi. Se valvoo lähdettä ja tallentaa jokaisen uuden asiakirjan määritettyyn Workspaceen. Siirrytään nyt yhdistimen asetuksiin. Sille annetaan nimi, lähteenä toimii postilaatikkomme ja kohteeksi valitaan Workspace Saapuneet -kansio. Toiminnossa määritetään, kuinka usein postilaatikkoa tarkistetaan, enintään joka viides minuutti. PaperOffice hakee vain lukemattomat sähköpostit ja merkitsee ne luettuina niiden käsittelyn jälkeen. Sähköpostit itsessään jäävät postilaatikkoon. Käynnistä skannaus -toiminnolla voimme noutaa laskut välittömästi odottamatta seuraavaa tarkistusta. Ja tässä ne ovat: kolme laskua suoraan saapuneista. AI-DMS -käsittely lukee ne heti.