IDP Agents: juuri tarvitsemanne tiedot asiakirjoista

Ensin tulos: kymmenen kenttää skannatusta laskusta

Hei ja tervetuloa PaperOffice AI Academyyn. Tämä video käsittelee IDP Agenteja. Niiden avulla PaperOffice poimii asiakirjoistanne juuri tarvitsemanne tiedot, ja tiedot menevät joka asiakirjalle samoihin kenttiin. Laskunumero, ostotilausnumero, summat, IBAN: jos kirjoitatte tällaiset tiedot asiakirja kerrallaan, menee aikaa ja tulee virheitä. Ensin tulos. Tämä lasku Veldtmannilta saapui skannattuna. IDP Agent poimi siitä kymmenen kenttää: laskunumeron, laskun päivämäärän, toimittajan, ostotilausnumeron, nettomäärän, veromäärän, kokonaissumman, valuutan, IBANin ja eräpäivän. Kun viette hiiren kentän päälle, vasemmalla oleva näkymä hyppää kohtaan asiakirjassa, josta arvo on peräisin. Tässä on IBAN maksutiedoista. Näin jokaisen arvon voi tarkistaa yhdellä silmäyksellä. Ja koska jokaisella laskulla on samat kentät, vienti muuttaa ne Excel-taulukoksi, jossa jokainen lasku on omalla rivillään. Näin voitte tehdä sen itse: luodaan agentti näytedokumentista ja mallipohjasta, määritellään kentät ja testataan ne, liitetään agentti asiakirjatyyppiin, käsitellään olemassa olevat asiakirjat jälkikäteen, tarkistetaan tulokset ja viedään ne.

Luku 1: IDP Agents -yleiskatsaus

PaperOffice lukee jo nyt jokaisen asiakirjan tiedot automaattisesti latauksen yhteydessä, Workspace:n AI-DMS-tasosta riippuen. IDP Agent on oma tallennettu tiedonpoiminta toistuville asiakirjoille: päätätte itse, mitä kenttiä tarvitsette, mikä niiden nimi on ja missä muodossa arvot tulevat ulos. IDP Agentit löytyvät kohdasta Document AI. Luettelo on tällä hetkellä tyhjä. IDP Agent luodaan aina näytedokumentista. Vaiheita on kolme: valitaan asiakirja Workspace:ssa, luodaan uusi IDP Agent ja valitaan mallipohja luettelosta. Sen jälkeen kenttiä ja kehotteita säädetään agentin editorissa.

Luku 2: Luo agentti näytedokumentista ja mallipohjasta

Workspace IDP-Demossa on viisi toimittajan laskua. Esimerkkiasiakirjaksi otamme Veldtmannin laskun: valitaan se, sitten Toiminnot, Agentit ja työnkulut, IDP ja Luo uusi agentti. Mallipohjaluettelo avautuu nyt luokittain: Rahoitus ja kirjanpito, Logistiikka, Lainsäädäntö, tunnisteet ja muut, myös sähköisille laskuille kuten XRechnung, ZUGFeRD ja Factur-X. Valinnalla Näytä vain suositellut näette vain tähän asiakirjaan sopivat mallipohjat. Saapuviin toimittajalaskuihin käytämme mallipohjaa Invoice Quick Capture Plus. Mallipohjassa on mukana tärkeimmät kentät: laskunumero, laskun päivämäärä, summat, toimittaja ja valuutta. Mukana on myös suositeltu malli. Luo agentti. PaperOffice lukee näytedokumentin nyt kokonaan: tekstintunnistus, kentät, täydennys. Tähän menee hetki, kelaan eteenpäin. Tämä on agentin editori. Vasemmalla on näytedokumentti, ja oikealla ensimmäisenä on analyysi: millainen asiakirja on kyseessä ja mitä mallipohja siitä löysi.

Luku 3: Kenttien määrittely

Valinnalla Jatka ja tarkista havaitut kentät siirrymme kenttiin. PaperOffice käynnistää heti ensimmäisen testiajon näytedokumentilla. Jokainen kenttä näyttää löydetyn arvon ja sen vieressä pienen otteen asiakirjasta, jotta näette heti, mistä arvo on peräisin. Avatkaa kenttä nähdäksenne sen kehotteen, eli lyhyen ohjeen tekoälylle siitä, mistä mitäkin etsitään. Tätä tekstiä voi muokata suoraan tässä. Editorin yläosassa näkyy malli. Mallipohja suosittelee mallia Basic Pro Max, tekstintunnistus ilman kuva-analyysiä. Koska saamme myös matkapuhelimella otettuja kuvia ja tahraisia skannauksia, valitsemme Premium Pro Max -mallin: se tarkastelee lisäksi sivun kuvaa ja lukee siten myös vaikeat skannaukset. Maksua varten tarvitsemme vielä kenttiä. Uusi kenttä: tunniste IBAN ja tekninen avain. Kentän tyypiksi on olemassa oma IBAN-tyyppi. Kehotteeseen kirjoitetaan, mistä IBAN löytyy. Samassa ikkunassa määritetään, mistä sivuilta haetaan ja miten arvo validoidaan, mallineella tai sallittujen arvojen luettelolla. IBAN on pakollinen kenttä. Jos se puuttuu asiakirjasta, PaperOffice merkitsee kentän puuttuvaksi, ja asiakirjan löytää suodattimella Manuaalinen tarkistus vaaditaan. Tiimillenne luodaan tarkistustehtävä, kun tähän tarkoitukseen asetetaan HITL-agentti. Seuraavaksi tulee eräpäivä, tyyppiä Päivämäärä. Tässä tapauksessa riittää, että valitaan Vinkki tarkistukseen — pehmeä HITL, jos se joskus puuttuu. Testatkaa agentti aina muutoksen jälkeen uudelleen, vasta sitten sen voi tallentaa. Nyt myös uudet kentät näkyvät.

Luku 4: Luotettavuuden testaus ja tallennus

Tuottaako agentti myös luotettavasti saman tuloksen? Tätä varten on monikertainen testi. Annamme sen käydä viisi kertaa. Ajo katsotaan onnistuneeksi vain, jos jokaisessa kentässä on arvo. Viiden onnistuneen ajon jälkeen lukee: Tuotanto: turvallinen. Kohdassa Ulostulo ja tarkistus voidaan määrittää, miten arvot kirjoitetaan ja milloin henkilön on tarkistettava ne. Välilehdellä Purettu data testiajon tulokset näkyvät puuna, JSON-muodossa tai taulukkona, ja ne voi ladata. Viedä jaettavaksi mallipaketiksi -toiminnolla siirrätte agentin eteenpäin tiedostona. Toinen tiimi tuo sen sitten mallipohjaluetteloon. Tallennetaan nyt. Agentin nimi on “Supplier invoices”, ja se on heti aktiivinen.

Luku 5: Liitä agentti asiakirjatyyppiin

Jotta agentti toimii jatkossa automaattisesti, yhdistämme sen asiakirjatyyppiin. Kohdassa Asiakirjatyypit avaamme tyypin Lasku. Välilehdellä Oletusarvoinen IDP Agent valitsemme Supplier invoices ja tallennamme. Tästä eteenpäin pätee seuraava: kun AI-DMS-käsittely tunnistaa uuden asiakirjan laskuksi, PaperOffice jonottaa agentin automaattisesti jokaisessa Workspace:ssa, jossa on AI-DMS.

Luku 6: Uusi lasku luetaan automaattisesti

Kokeillaan. Saapuu uusi lasku, tällä kertaa Iberica-yritykseltä Bilbaosta, espanjaksi. Muuten: latausikkunassa voi valita agentin suoraan juuri näille asiakirjoille. Tässä annamme PaperOfficen päättää itse. Ensin AI-DMS-käsittely tunnistaa laskutyypin, ja sitten agenttimme käynnistyy. Kelaan eteenpäin. Tässä tulos: samat kymmenen kenttää kuin Veldtmannin laskusta, vaikka lasku on espanjaksi. Pedido cliente muuttuu ostotilausnumeroksi, Vencimiento eräpäiväksi, ja espanjalainen IBAN on IBAN-kentässä.

Luku 7: Olemassa olevat asiakirjat kerralla

Entä ne viisi laskua, jotka olivat jo Workspace:ssa? Liitos ei koske niitä takautuvasti. Käsittelemme ne kerralla: valitaan kaikki, sitten Toiminnot, Agentit ja työnkulut, IDP, Sovella olemassa olevaa agenttia. Valitaan agentti ja käynnistetään IDP Agent. PaperOffice jonottaa kaikki asiakirjat ja käsittelee ne taustalla. Tilan näkee kohdasta Käsittely. Kelaan eteenpäin.

Luku 8: Tulosten tarkistus

Itse asiakirjassa arvot ovat kohdassa Tiedot, ja jokaisen kentän vieressä on pieni ote asiakirjasta. Tässä on lasku, jonka joku on kuvannut matkapuhelimellaan. Kaikki kentät ovat tässäkin mukana, ja kenttien päälle viemällä näkymä hyppää lähteen kohtaan. Jos arvo on väärä, sen voi muuttaa suoraan kentässä, ja PaperOffice tallentaa heti. Yksittäiselle asiakirjalle yläreunassa on painike Sovella agenttia. Ja rahtilasku, jossa on kahvitahra: laskunumero, ostotilausviite, summat ja brittiläinen IBAN ovat oikein.

Luku 9: Vienti Exceliin

Lopuksi kirjanpidon lista: valitaan kaikki laskut, sitten Toiminnot, Jaa ja vie, Vie dataa. Sarakkeiksi valitaan agentin kentät Excel-muodossa. Jokainen lasku on tiedostossa omalla rivillään samoilla sarakkeilla. Ja nyt yksi asia erottuu: kolme Veldtmannin laskua viittaa samaan saksalaiseen IBANiin, kun taas neljännessä on tili Liettuassa. Miten PaperOffice tarkistaa ja pysäyttää tämän automaattisesti, näytetään jaksossa Tarkastus ja eristys. Yhteenvetona: IDP Agent on oma tiedonpoiminnan asetus toistuville asiakirjoille. Aloitatte näytedokumentista ja mallipohjasta, lisäätte tarvitsemanne kentät ja testaatte, kunnes agentti toimii luotettavasti. Asiakirjatyyppiin liitettynä se toimii automaattisesti jokaiselle uudelle asiakirjalle, ja olemassa olevat asiakirjat käsitellään kerralla. Tarkistatte jokaisen arvon sen lähteestä, ja viennillä kaikki päätyy Exceliin. n8n-videomme näyttää, miten IDP Agentin voi kutsua omasta ohjelmistosta tai n8n:stä. Seuraava video käsittelee Workflow Agents -agentteja. Nähdään seuraavassa PaperOffice AI Academyssa.