Ominaisuuskierros: asiakirjatyyppit

Merkitys

Kuvittele lasku, joka saapuu PaperOffice:een ilman tunnisteita. Se on vain tiedosto — vaikea löytää, vaikea ohjata ja helppo eksyä arkityössä.

Lasku-asiakirjatyyppien avulla PaperOffice:ssä tiedetään, mistä on kyse. Tiimit voivat hakea sitä luottavaisin mielin, agentit voivat erittää oikeat kentät ja työkulut voidaan ohjata oikeaan prosessiin arvaamatta pelkän tiedostonimen perusteella.

Sama periaate toimii sopimuksissa, toimituslappuissa, tarjouksissa ja kuitteissa. Jokainen asiakirjatyyppi tuo selkeän merkityksen arkeen — ei pelkkä tiedostonimi varastossa ilman kontekstia ihmisille tai automaatiolle.

Tuo tunniste on lähtökohta kaikelle, mitä Document AI:ssa tapahtuu sen jälkeen.

Miksi

Tässä on syy, miksi tämä on tärkeää arkityössä.

Laskutyyppi auttaa tunnistamaan toimittajan, summan ja eräpäivän — näin tarkistusten ja maksun valmistelun voi aloittaa automaattisesti tyhjän tiedoston sijaan.

Sopimustyyppi voi laukaista eri sääntöjä kuin toimituslasku. Hyväksymiset, säilytys ja seurantavaiheet pysyvät yhtenäisinä todellisen asiakirjan kanssa eikä yleisen latauksen kanssa.

Säilytys voidaan valmistella luokittain — esimerkiksi pidempi säilytysaika laskuille kuin luonnoksille — jotta politiikka seuraa tyyppiä alusta asti, kun asiakirja luokitellaan ja tallennetaan.

Idp-agentti

Asiakirjatyyppieditorissa oletusarvoinen IDP Agent voidaan sitoa suoraan tyyppiin.

Kun AI-DMS on tunnistanut automaattisesti tyypin — esimerkiksi laskun — tämä agentti lisätään Workspace-pipelineen, ja deduplikaatio varmistaa, että sama agentti ei suorita samaa asiakirjaa kahdesti.

Luokittelu ja tiedonkeruu toimivat yhdessä virtana: AI-DMS määrittää tyypin, ja sidottu IDP Agent käynnistyy ilman manuaalista siirtymää käyttäjältä tai erillistä käynnistysvaihetta.

Idp-ominaisuudet

IDP Agent tekee paljon enemmän kuin liittää tiedoston merkinnän.

Tavoitettuja tietoja voidaan erittää sivulta — toimittajien nimet, summat, päivämäärät, rivikohtaiset tiedot, veronumerot ja muut kyseiselle asiakirjatyyppiä varten määritetyt kentät.

Visuaalisia tarkistuksia voidaan suorittaa: varmistetaan, että keskeiset alueet ovat läsnä, kentät korostetaan sivulla ja katselmointia tuetaan, kun jokin näyttää puutteelliselta, puuttuvalta tai epävarmalta.

Arvot voidaan validoida liiketoimintasääntöjen mukaisesti, ihmisen osallistuva katselmointi valmistellaan luottamuksen ollessa matala ja rakenteelliset tulokset siirretään seuraavaan työvuovaiheeseen ilman tietojen uudelleen syöttämistä.

Siten agentti muuntaa tunnistetun tiedon käytettäväksi dataksi — valmiina ohjaukseen, tarkistuksiin, hyväksymisiin ja automatisointiin organisaatiossa.

Nämä ominaisuudet alkavat toimia automaattisesti AI-DMS -tunnistuksen jälkeen, kun ne on sidottu asiakirjatyyppiin.

Järjestelmän oma

Aloita järjestelmän tyypeillä — valmiit tunnisteet yleiseen työhön, kuten laskuihin ja sopimuksiin, joita tiimit tunnistavat alueittain.

Luo oma tyyppi vain, kun liiketoimintaprosessi on todella erilainen — esimerkiksi klinikan lomake, tullipakkaus tai sisäinen hyväksymispaketti, joka tarvitsee oman merkityksensä ja sääntönsä.

Suodata alueittain, jotta luettelo vastaa lainsäädäntöä sekoittamatta muiden alueiden vaatimuksia samaan listaan.

Luo

Uuden asiakirjatyyppin luomiseksi avaa Asiakirjatyyppi-valikko ja valitse Uusi asiakirjatyyppi.

Syötä selkeä näyttönimi, lyhyt kuvaus listoille ja työkaluvihjeille sekä AI-vihje, joka kertoo luokittelijalle, miten tämä tyyppi tulee tunnistaa — yleensä englanniksi, tyypillisillä piirteillä ja erotuksilla vastaavista asiakirjoista.

Määritä toimivalta, jolla tyyppiä sovelletaan. Valinnaisesti liitä oletusarvoinen IDP Agent, jotta tiedonkeruu ja visuaaliset tarkistukset alkavat AI-DMS-tunnistuksen jälkeen. Määritä säilytysaika, kun tämän tyyppisten asiakirjojen tulee noudattaa WORM-säilytyssääntöjä compliance-tarkoituksiin.

Tallenna tyyppi. Se näkyy luettelossa ja sitä voidaan käyttää luokittelussa ja automaatiossa välittömästi — ilman koko prosessin uudelleenrakentamista.

Tätä polkua tulee käyttää vain, kun liiketoiminnallinen merkitys on todella uusi — ei jokaisen pienen nimityshalun vuoksi.

Säilytys

Dokumentityyppi voi siirtää säilytyssäännön todellisiin dokumentteihin heti, kun ne on luokiteltu.

Kun lasku ladataan tai tunnistetaan, sääntö voidaan ottaa käyttöön — mukaan lukien WORM-suojaus vaaditun ajanjakson ajaksi, jotta tiedostot pysyvät muuttumattomina säilytysajan päättyessä.

Oikeudelliset perusteet on aina vahvistettava asiantuntijoiden kanssa ennen täytäntöönpanoa. PaperOffice auttaa valmistelemaan säilytyksen dokumentityypin osalta — se ei korvaa organisaation ammattimaista oikeudellista tai compliance-neuvontaa.

Osio

Selaa katalogia, hae esimerkiksi laskua ja aloita järjestelmistä, jotka vastaavat jo arjen työtä.

Oletusarvoinen IDP Agent sitotaan, jotta purku, visuaaliset tarkastukset ja validointi seuraavat AI-DMS-tunnistusta automaattisesti.

Luo oma tyyppi vain todellisen liiketoiminnallisen eron varaan, määritä säilytysaika huolellisesti ja anna luokittelun sekä automatisoinnin toimia selkeällä merkityksellä.

Näin asiakirjatyyppien avulla arkistoidut tiedot pysyvät ymmärrettävinä PaperOffice AI — ensimmäisestä latauksesta pitkäaikaiseen säilytykseen.