Luo Workspaces: Standardi, Business, Compliance

Aloitetaan. Workspaces-yleiskatsauksessa klikataan Luo uusi Workspace. Workspace on kuin omistettu arkistokaappi, esimerkiksi yritystä, projektia tai asiakasta varten. Sille annetaan nimi Northstar Industrial ja valitaan tyyppi: Yritys. Käsittelykieli asetetaan englanniksi. Tekoäly käyttää tätä kieltä myöhemmin tiivistysten, nimien ja kenttien osalta. Tallennuspaikaksi valitaan joko PaperOffice EU-tietokeskus tai oma tallennusratkaisu, BYOS (Bring Your Own Storage). Tiedot sijaitsevat tällöin omalla palvelimella tai NAS-laitteella, joka on asetettu etukäteen kohdassa Connectors. Tärkeää: tallennuspaikkaa ei voi muuttaa luomisen jälkeen. Workspace-tyytti-välilehdessä käsitellään suojaa ja todistusaineistoa. Vaihtoehtoja on kolme. Standardi on perustaso: tallenna ja etsi. Business on tarkoitettu päivittäiseen työhön: jaa, suojaa, palauta. Tämä on suositus, ja vain Business Workspaces:a voidaan jakaa ulkoisesti. Compliance on korkein taso todistusaineiston ja auditointivalmiuden varmistamiseksi, esimerkiksi tiukkojen säilytysvaatimusten yhteydessä. Compliance vaatii lisämaksun, ei tue omaa tallennusta eikä sitä voi jakaa ulkoisesti. Päivitys on mahdollista milloin tahansa; alennus ei ole mahdollista. AI-DMS-välilehdessä määritetään, kuinka perusteellisesti tekoäly ymmärtää asiakirjat. Vain tallennus ilman tekoälyä soveltuu puhtaaseen arkistointiin. Tiedostot voidaan käsitellä myöhemmin. Basic tekee arkistosta haettavan: tekstin tunnistus, luokittelu ja avainsanat. Premium on paras oletusasetus liiketoiminta-asiakirjoille, sisältäen semanttisen haun, liiketoimintakentät ja yhteydet. Ultra erottaa maksimin: taulukot, lomakkeet ja kuvat luetaan, asiakirjat linkitetään toisiinsa ja jokaiselle asiakirjalle suoritetaan turvallisuustarkistus. Demoa varten käytetään Ultra:tä. Asiakirjatyyppi-valinnassa valitaan Automaattinen tunnistus. Tekoäly määrittää kullekin asiakirjalle oikean tyypin, kuten laskun, toimituslappu tai sopimus. Pääsunsuojauksessa Workspace:a voidaan turvata edelleen salasanalla, SMS-koodilla tai neljän silmän periaatteella. Demossa tämä ohitetaan. Jakamisessa Workspace:a voidaan myöhemmin jakaa ulkoisesti: sähköpostitse selaimessa tapahtuvaa käyttöä varten tai puhelimitse. Tämä näytetään tarkemmin hetken kuluttua. Tallennus, yhteenvetotarkistus ja Workspace:n luonti suoritetaan.