Aloitus PaperOffice AI: Workspace, asiakirjat, agentti ja haku

Tervetuloa PaperOffice AI Academyyn. Tässä käsitellään ensimmäiset vaiheet: luodaan Workspace, dokumentit viedään järjestelmään ja tarkastellaan, mitä tekoäly tekee niille. Sen jälkeen dokumentit löydetään uudelleen, agentille esitetään kysymyksiin, Workspace jaetaan jopa puhelimitse ja PaperOffice yhdistetään Claude:een. Tähän tarvitaan vain selain. Selkeytettynä etukäteen: PaperOffice AI on asiakirjahallintajärjestelmä, joka ymmärtää asiakirjat. Se toimii selaimessa, mobiilisovelluksena ja rajapinnan kautta. Asiakirjat tallennetaan Workspaces:ään, esimerkiksi yksi per yritys, projekti tai asiakas. Tekoäly lukee jokaisen asiakirjan: se tunnistaa tyypin, määrittää kuvaavan nimen, avainsanat ja yhteenvedon. Lisäksi on agentti, jolta voi kysyä kysymyksiä asiakirjoista, haku, joka löytää sisällön, ulkoinen jakamismahdollisuus ja yhteys Claude:een.

Aloitus: Opastus

Kirjautumisen jälkeen näkymä on yleiskatsaus: tehtävät, ilmoitukset, muutama pikatyökalu ja reitti Claude:een ja ChatGPT:een. Vasemmalla näkyvät sovelluksen kaikki alueet. Aluksi tarvitaan pääasiassa Document AI: Tässä sijaitsevat Workspaces ja dokumentit. Ylhäällä on agentti- ja hakutoiminnot. Molemmat ovat käytettävissä mille tahansa sivulle. Profiilin kautta pääsee Apuun ja Oppimiseen: opastuskierrokseen, Ongelmanratkaisijaan ja tukeen. Myös oppiyksiköt näkyvät ylhäällä.

Vaihe 1: Luo Workspace

Aloitetaan. Workspaces-yleiskatsannossa klikataan Luo uusi Workspace. Workspace on kuin omio kansio, esimerkiksi yritystä, projektia tai asiakasta varten. Sille annetaan nimi Northstar Industrial ja valitaan tyyppi: Yritys. Käsittelykielenä asetetaan englanti. Tekoäly käyttää tätä kieltä myöhemmin tiivistelmien, nimien ja kenttien osalta. Tallennuspaikan kohdalla valinta on PaperOffice EU Datacenterin ja oman tallennusratkaisun, BYOS (Bring Your Own Storage), välillä. Tiedot sijaitsevat tällöin omalla palvelimella tai NAS-laitteella, joka on asetettu etukäteen Connectors:n kautta. Tärkeää: tallennuspaikkaa ei voi muuttaa luomisen jälkeen. Workspace-tyyppi-välilehdessä on kyse suojauksesta ja todistusaineistosta. Vaihtoehtoja on kolme. Standardi on perustaso: tallenna ja etsi. Business on tarkoitettu päivittäiseen työhön: jaa, suojaa, palauta. Tämä on suositus, ja vain Business Workspaces:tä voidaan jakaa ulkoisesti. Compliance on korkein taso todistusaineistoa ja audit-valmiutta varten, esimerkiksi tiukkojen säilytysvaatimusten yhteydessä. Compliance maksaa ylimääräistä, ei tue omaa tallennusta eikä sitä voi jakaa ulkoisesti. Päivitys on mahdollista milloin tahansa; alennus ei ole mahdollista. AI-DMS -välilehdessä määritetään, kuinka perusteellisesti tekoäly ymmärtää asiakirjat. Vain tallennus ilman tekoälyä soveltuu puhtaaseen arkistointiin. Tiedostoja voi vielä käsitellä myöhemmin. Basic tekee arkistosta haettavan: tekstintunnistus, luokittelu ja avainsanat. Premium on paras oletusasetus liiketoiminta-asiakirjoille, sisältäen semanttisen haun, liiketoimintakentät ja suhteet. Ultra erittää maksimin: taulukot, lomakkeet ja kuvat luetaan, asiakirjat linkitetään toisiinsa ja jokaiselle asiakirjalle tehdään turvallisuustarkistus. Demoa varten käytetään Ultra:tä. Asiakirjatyyppi-kohtana valitaan Automaattinen tunnistus. Tekoäly määrittää kullekin asiakirjalle oikean tyypin, kuten laskun, toimituslappu tai sopimuksen. Pääsyn suojauksessa Workspace:tä voidaan turvata edelleen salasanalla, SMS-koodilla tai neljän silmän periaatteella. Demoa varten tämä ohitetaan. Jakamisen kohdassa Workspace voidaan myöhemmin jakaa ulkoisesti: sähköpostitse selaimessa tapahtuvaa pääsyä varten tai puhelimen kautta. Tämä näytetään tarkemmin hetken kuluttua. Tallennus, yhteenvetotarkistus ja Workspace:n luonti suoritetaan.

Vaihe 2: Dokumenttien vienti

Uusi Workspace on vielä tyhjä. Avataan se ja napsautetaan Lisää asiakirja -painiketta. Valitaan tästä tiedostot: demo-yhtiömme Northstarin asiakirjat, mukaan lukien laskut, toimituslappu, sopimukset ja pankkitalletukset, sekä skannaukset ja matkapuhelinvalokuvat. Tiedostot ladataan, ja tekoäly alkaa lukea niitä välittömästi. Monen asiakirjan kohdalla tämä vie aikaa, joten nopeutetaan prosessia eteenpäin. Lataaminen on vain yksi vaihtoehto. Asiakirjat voidaan myös tuoda mobiililaitteilta, suoraan skannereista kuvakaappauksien tai verkkosivustojen kautta, ja koko kansiot voidaan käsitellä kerralla massatuonnilla.

Vaihe 3: Tulos, agentti ja haku

Tällaisena tulos näyttää. Tiedostoihin on annettu kuvaavat nimet sekä otsikot ja lyhyet yhteenvedot. Lisäksi asiakirjatyyppi ja avainsanat näkyvät. Kaikki tämä on luotu tekoälyn avulla. Seuraavaksi kysytään agentilta. Esimerkiksi: Mitä tapahtui projektissa X200 Norvexan osalta? Agentti etsii Workspace:stä, lukee relevantit asiakirjat ja vastaa kokonaisina lauseina: toimitus, häiriö ja vastaanotto syyskuussa. Se myös lainaa lähteensä, jotka voidaan avata suoraan. Haku löytää ei vain tiedostonimet, vaan myös sisällön. Etsitään: irtisanomisaika. Sieltä se löytyy: muutos Norvexan kanssa tehtyyn pääsopimukseen. Määräaika ei ole tiedostonimessä, mutta sisällössä, ja haku löytää sen silti.

Vaihe 4: Asiakirja yksityiskohdissa

Avataan asiakirja: Veldtmannin myyntilasku yhdeksänsadasta viidestäkymmenestä eurolla. Vasemmalla näkyy alkuperäinen; oikealla kaikki, mitä PaperOffice AI on siitä tehnyt. Kansi-sivulla näkyy otsikko ja yhteenveto, huomautus asiakirjan muuttumattomuuden varmistamisesta sekä Workspace, jossa se sijaitsee. Ominaisuuksista löytyvät tila, nimi, asiakirjatyyppi ja avainsanat. Tietokentissä on kaikki tekoälyn erottamat tiedot, tässä rivikohtaiset tiedot määrällä ja hinnalla. Yhdellä napsautuksella ne kopioidaan Exceliin. Toiminnoista voidaan luoda huomautuksia ja tehtäviä asiakirjalle. Tarkastuksessa näkyy turvallisuustarkistus Ultra:stä, jossa on kaksitoista tarkistusta, mukaan lukien laskentatulokset ja verot. Kaikki on tässä kunnossa. Muutosloki kirjaa jokaisen muutoksen heti, kun asiakirja tehdään muuttumattomaksi. Yhteydet näyttävät, mihin asiakirja on linkitetty, esimerkiksi liiketoimintakumppaniin Veldtmanniin.

Jakaminen puhelimen kautta: Luo puhelinagentti

Nyt suosikkiosani: jakaminen puhelimitse. Ajattele, että kirjanpitäjänne tarvitsee nopeasti tietoa arkistoistanne. Hän soittaa ja kysyy. Ei sovellusta eikä kirjautumista. Luo puhelinagentti kohtaan Conversation AI. Nimensä se Northstar Phone Sharing ja valitse rooli: Suojattu agentti. Tällöin soittajien on vahvistettava itsensä puhelinnumerolla ja PIN-koodilla. Telefonian osiossa aktivoi sisäänsoittovaihtoehto. PaperOffice tarjoaa sisäänsoitonumeron maakohtaisesti; valitsen Saksan. Agentin kohdassa määritetään kieli, ääni ja tervehdys sekä kuvataan, miten agentin tulee toimia. Tiedon osiossa päätetään, mihin Workspace:een se saa käyttää pääsyä. Sallin vain Northstar Workspace:n ja tallennan.

Jakaminen puhelimitse: Jaa-asetusten määrittäminen

Nyt itse jakaminen. Workspace:ssä muokkaa-välilehdellä Jakaminen-välilehti, Uusi ulkoinen jako. Kanavaksi valitaan Puhelin. Agentti on jo valittu. Syötetään yhteystiedon puhelinnumeron ja PIN-koodin; molemmat ovat sumennettu videossa. Toimituksen kohdassa lisätään sähköpostiosoite, jos soittaja haluaa asiakirjat lähetetyksi hänelle. Äänen kohdassa määritetään kieli ja ääni. Agentin kohdassa voidaan antaa puhelinagentille lisäohjeita tälle jaolle. Jako on voimassa kolmekymmentä päivää. Tallenna ja aktivoi jako. Ja näiltä se kuulostaa. Soittaja soittaa pääsynumeron, syöttää PIN-koodin ja esittää kysymyksensä. Kuunnellaan.

(Puhelu itsessään on tekstityksissä.)

Vastaukset tulivat suoraan Workspace:n asiakirjoista, summien, päivämäärien ja eräpäivien kanssa, ja agentti korjasi kuulemansa nimen itse. Se tietää vain tämän Workspace:n sisällön.

Claude: Määritä PaperOffice

Lopuksi katse tulevaisuuteen: PaperOffice AI voidaan yhdistää Claude:een. Profiilissa löytyy Aseta PaperOffice. Tässä vaiheessa yhdistetään mobiilisovellus ja Claude. Claude:ssa lisätään PaperOffice kohdassa Asetukset > Connectors ja yhdistetään tili kerran. Sen jälkeen Claude toimii asiakirjojen kanssa, käyttäen aina vain omia oikeuksiaan. Esimerkiksi kysytään Claude:lta, mitkä Veldtmannin laskut ovat Workspace:ssä. Claude etsii PaperOffice:n kautta ja vastaa laskunumeroilla, päivämäärillä ja summilla. Yhteenvetona: luodaan Workspace, ladataan asiakirjat, ja tekoäly hoitaa loput. Se ymmärtää jokaisen asiakirjan, agentti vastaa kysymyksiin, haku löytää sisällön eikä vain tiedostonimiä, ja jakaminen toimii selaimessa tai puhelimitse. Tulevat videot käsittelevät tietoturvatestauksia karanteenilla, jakamista selaimella ja puhelimella sekä tiedostojen etsimistä ja järjestämistä. Kiitos katsomisesta, ja nähdään seuraavassa PaperOffice AI Academyssä.