Mikä on PaperOffice AI? Kokonaiskuva

Miksi perinteinen DMS ei enää riitä

Dokumentinhallintajärjestelmä tallentaa dokumentit. Se voi hakea niistä tietoa. Sitten se odottaa. Se odottaa, että henkilö lukee dokumentin, päättää seuraavista toimista ja syöttää tiedot seuraavaan järjestelmään. Jos halutaan tekoälyä, siihen liitetään sivuun chatbot tai siirrytään yritystason versioon. Maksu suoritetaan käyttäjäpaikan mukaan jokaiselta kollegalta, joka edelleen joutuu tekemään työn. Arkisto sijaitsee jonkun toisen pilvipalvelussa. Käyttäjäpaikan mukaan. Enterprise vain. Heidän pilvensä. Kuvittele nyt järjestelmä, joka ymmärtää dokumentin, päättää seuraavista toimista ja toteuttaa ne, riippumatta siitä, pyytääkö henkilö sitä vai agentti. Ei käyttäjäpaikkalisenssejä. Ei yritystason lisämaksua tekoälylle. Omalla tallennustilalla, jos halutaan. Tämä on PaperOffice AI: yksi moottori, kaikki ovet, oma tallennustila. PaperOffice AI on dokumentti

Mikä on PaperOffice AI?

Toimintalaitos. Dokumentin ymmärtäminen ei riitä. Seuraavat toimet ovat ratkaisevia. Siksi moottori suorittaa jokaisen dokumentin kanssa kolme asiaa: se lukee dokumentin, päättää, mitä dokumentti tarvitsee, ja toimii. Se arkistoi, erottaa tiedot, ohjaa eteenpäin, pyytää hyväksynnän ja luovuttaa tiedot ERP-järjestelmälle. Henkilöt ja tekoälyagentit työskentelevät samojen dokumenttien, samojen sääntöjen ja samojen käyttöoikeuksien parissa. Neljä ovea, yksi alusta.

Yksi totuudenlähde dokumenteille

On olemassa uusi tyyppi kaaosta, ja se näyttää modernilta. Tekoälyavustajat mahdollistavat dokumenttien lisäämisen projekteihin. Sopimus menee yhteen projektiin, liite toiseen ja kollega lataa viime kuun version kolmanteen. Kolme kopiota, omistaja puuttuu, eikä kukaan tiedä, mikä versio on ajantasainen. PaperOffice AI on dokumenttien yksittäinen totuudenlähde. Jokaiselle uudelle versiolle annetaan oma numeronsa, ja vanha versio säilyy. Jokainen avustaja, agentti ja sovellus lukee saman ajantasaisen version API:n tai MCP:n kautta. Mitään ei kopioida ympäriinsä. Yksi paikka, yksi totuus, mikä tahansa asiakas.

Miten asiakirja saapuu järjestelmään?

Aloita sieltä, missä asiakirjat saapuvat. Kopiotin käytävällä skannaa kansioon tai suoraan PaperOffice -skannerisaatimeen. Liitin valvoo kansiota muutaman minuutin välein tiedostokuvion perusteella ja toimittaa jokaisen uuden tiedoston Workspace:lle. Sama pätee sähköpostiin, NAS-jakoon ja pilvitallennustilaan. Kukaan ei avaa sovellusta. Kukaan ei nimeä tiedostoa uudelleen. Vaihe yksi on valmis: toimituslasku on Workspace:ssä esikatselun kera, ja kuka tahansa voi merkitä sen käsin. Tekoälyä ei vielä käytetä. Se tulee seuraavaksi.

Kuinka syvälle moottori lukee?

Vaihe kaksi: ota käyttöön AI-DMS. Workspace:n perusteella valitaan, kuinka syvälle moottori lukee. Basic lukee tekstin AI-OCR:n avulla ja tunnistaa asiakirjan tyypin. Tyyppi tuo mukanaan säännöt: kuinka kauan sitä säilytetään, millä oikeudellisella perusteella ja mikä IDP Agent siihen kuuluu. Premium ymmärtää kentät ja yhdistää asiakirjan sen liiketoimintakumppaniin. Ultra tarkastaa sen, tarkistaa sen petosten varalta ja linkittää sen kaikkiin aiempiin tiedostoihin. Jokainen uusi asiakirja käy automaattisesti läpi. Ja mikä tahansa asiakirja voi myöhemmin syventää prosessia.

AI-OCR ei ole tavallinen OCR

Aidot asiakirjat eivät ole siistejä PDF-tiedostoja. Rahtilasku, jossa on kahvitahra. Toimituslasku, joka on tulostettu pistematriisitulostimella. Huoltoraportti, joka on kuvattu työpöydällä. AI-OCR lukee kaikki kolme: tekstin, taulukot ja rajauslaatikon jokaiselle riville, kullekin omalla luottamusarvolla mukana. Myös käsiala sisältyy lukemiseen. Ero klassiseen OCR:iin on siinä, että se ei arvaile merkkejä, vaan ymmärtää sivun asettelun. AI-OCR toimii jokaisen AI-DMS -kierroksen sisällä. Sitä voi kutsua myös erikseen API:n kautta tai MCP-työkaluna. AI-DMS ymmärtää

IDP Agents. kentät tietoina

asiakirja yleisesti. IDP Agent toimii kuin tarkka-ampuja. Asiakirjalaji laukaisee prosessin, ja se hakee täsmälleen määritellyt tiedot: laskun numero, toimittaja, summa, tilausviite, pankkitili. Yksi kenttä, yksi kehotus sekä määritetyt tarkistukset, esimerkiksi: vastaavatko rivierät kokonaissummaan? Jokainen kenttä palautuu tietona mukanaan sijainti alkuperäisestä asiakirjasta. Seuraava asiakirja voi olla erilainen, kuten espanjalainen lasku tai eri asettelu, mutta agentti löytää silti kentät, koska se lukee merkityksen eikä koordinaatteja. Jos vaadittu kenttä puuttuu, asiakirjiin siirtyy tarkastusjonoon henkilö. Agenttia voi ajaa manuaalisesti, eräajona, työkalussa tai automaattisesti jokaiselle kyseisen lajin asiakirjalle.

Täsmäävätkö luvut? Kolmivaiheinen yhteensopivuus

Nyt moottori yhdistää keskenään kuuluvat asiat. Tilattu: sata virtalähdettä. Vahvistettu: sata. Toimitettu: yhdeksänkymmentäkahdeksan. Laskutettu: sata. Perinteinen järjestelmä arkistoi neljä asiakirjaa ja siirtyisi eteenpäin. PaperOffice seuraa tilausnumeroa kaikkien neljän asiakirjan läpi, havaitsee kahden yksikön eron, löytää laskun, joka korjaa yhdeksänsataaviisikymmentä euroa, ja linkittää maksun pankkitilille: neljäkymmentäkuusi tuhatta viisisataaviisikymmentä. Ratkaistu. Ei sivuttomia laskentataulukkoja.

Kun henkilö tekee päätöksen

Jotkut päätökset jäävät ihmisten tehtäväksi. Tällainen on yksi esimerkki. Lasku saapuu, jossa on uusi pankkitili. Samana päivänä sähköposti pyytää päivittämään toimittajan tiedot välittömästi ja kehottaa soittamatta päävaihdeeseen. Moottori on jo asettanut uuden tilin toimittajasopimuksen tilin viereen, luokitellut sähköpostin klassiseksi huijausmalliksi ja pysäyttänyt työkulun ennen maksua. Nyt päätös vaatii ihmisen. Talouspäällikkö saa ilmoituksen push-viestinä, vaikka hän olisikin rannalla. Hän näkee alkuperäisen asiakirjan, molemmat tilit ja varoituksen, ja tekee päätöksen yhdellä napinpainalluksella. Maksua ei suoriteta. Varmistus ensin. Jokainen päätös kirjataan.

Työkuljetukset arkikielellä

Ja kenen rakentaa työkuljetuksen? Sinun tulee rakentaa se arkikielellä. Kaaviota ei tarvita. Asiakirjatyyppi on laukaisin: jokainen lasku käynnistää tämän työkuljetuksen. Sääntö kuvataan: jos lasku vastaa tilausta, hyväksy se ja toimita sen kirjanpitoa varten ERP-järjestelmään. Jos ei, lähetä se taloushallinnolle syyn kanssa. Moottori muuttaa tuon lauseen työkuljetusagentiksi. Osuminen, hyväksyntä, toimitus. Jokainen vaihe jättää jäljen tarkastuskertomukseen: mitä tapahtui, millä säännöllä tai kenen toimesta. ERP-järjestelmä vastaanottaa kirjanpidon webhookin kautta juuri silloin kun se tapahtuu. Tähän mennessä kukaan ei ole avannut PaperOffice -sovellusta. Se on tarkoitus.

Kysy asiakirjoistasi tekoälyavustajalta

Tai kysyt vain. ChatGPT:ssä, Cursor:ssä tai missä tahansa tekoälyavustajassa, jota jo käytetään. Mitkä Norvexan laskut ovat vielä avoinna? Onko tilaaja tilannut toimituksen kokonaan? Avustaja ei saa yhtä PDF-tiedostoa. Se saa Workspace:n työkaluina, omilla käyttöoikeuksilla: haku, lukeminen, viitteiden seuraaminen, vertailu. Ja se vastaa käyttämissään asiakirjoissa rivittäin. Kaksi laskua, yksi maksettu, yksi avoin. Kaksi toimitusta, täydelliset. Tämä ei ole keskustelua PDF-tiedostojen kanssa. Tämä on yrityksen muisti, saatavilla mille tahansa luotetulle mallille.

Kieli ei ole merkityksellinen

Kieli ei ole merkityksellinen. Saksalainen lasku, espanjalinen toimituslappu, englanninkielinen sopimus: moottori laittaa ne kaikki yhdeksi haettavaksi tietokannaksi. Kysyt omalla kielellä ja saat vastauksen omalla kielellä, lähteineen niiden kielellä. Ei käännösprojektia. Ei erillistä arkistoa maakohtaisesti.

Agentin rutiini joka aamu

Koska työkalut ovat samat, agentti voi tehdä tämän ilman sinua. Anna avustajallesi rutiini tai aikatauluta työvirta PaperOffice:ssa: joka aamu kello kahdeksan, lajittele laskujen saapinssi, yhdistä jokainen lasku sen tilaukseen, pysäytä epäilyttävä toiminta ja jätä yhteenveto. Se toimii. MCP:n kautta agentti työskentelee samoilla oikeuksilla, samoilla säännöillä ja samalla tarkastuspolulla kuin ihminen. Murtumapisteessä oleva malli asuu asiakasohjelmassa. Asiakirjat ja työkalut pysyvät täällä.

Kolme tapaa, yksi ydin

Kuinka sitä käytetään? Kolme tapaa, yksi ydin. Käytä sitä sellaisenaan: verkkosovellus ja mobiilisovellus, valmiina ensimmäisenä päivänä. Laajenna sitä: lisäosat API:n ja MCP:n kautta, omat ohjauspaneelisi, omat automaatiot. Tai rakenna oma tuote samalle ytimelle, headless-tilassa, omalla käyttöliittymälläsi. Kaikki kolme toimivat samoilla asiakirjoilla, samoilla oikeuksilla ja samoilla työkaluilla. Ja me rakennamme ensin itsellemme: mitä käytämme joka päivä, saat myös sinä, API:nä ja MCP-työkaluina. Se kasvaa niin pitkälle kuin haluat mennä.

Oma lisäosasi kolmessa vaiheessa

Kuinka helppoa se on? Kolme vaihetta. Yksi: anna koodausavustajalle, esimerkiksi Cursor:lle, osoite paperoffice dot ai slash llms dot txt. Se lukee alustan dokumentaation, päätepisteet ja työkalut. Kaksi: sano, mitä halutaan. Ohjaamo pidetyille laskuille PaperOffice AI:n päällä. Kolme: se rakentaa sen. Lisäosasi ajaa Workspace:n kanssa, omilla käyttöoikeuksillasi, saman illan aikana. Ei SDK:tä opeteltavaksi. Alusta selittää itsensä editorille.

Mobiilisovellus

Puhelimessa PaperOffice AI on asennettava web-sovellus. Ei sovelluskauppaa. Parita se työpöydän QR-koodin kanssa, ja sen jälkeen sisäänkirjautuminen tapahtuu sormenjäljellä. Suuntaa kamera asiakirjaan: reunantunnistus, perspektiivin korjaus, useita sivuja kerralla. Ei verkkoa? Skannaus odottaa ja latautuu myöhemmin. Allekirjoita liikkeellä olevana SMS-koodilla. Kysy agentilta äänellä. Hyväksy peukalolla. Kaikki skannattu landaa Workspace:ään kuten mikä tahansa muu asiakirja, samalla AI-DMS -syvyydellä.

Pääsy ulkopuolelta

Ja yrityksen ulkopuoliset ihmiset? He pääsevät sisään myös ilman kopioita. Jaa Workspace selaimessa: asiakas saa linkin, rekisteröityy ilmaiseksi ja jaettu Workspace ilmestyy suoraan hänen oman viereensä. Hän näkee sen, mitä sallitaan: luku tai myös lataus. Ja kaikille, jotka mieluummin puhuvat kuin klikkaavat, on Conversation Agent: verkkosivuston chatissa ja puhelimessa.

Kuka vastaa, kun asiakkaat soittavat?

Kuka vastaa, kun asiakkaanne soittavat? Otetaan esimerkinomaisesti teollisten ohjainten valmistaja. Samat kysymykset saapuvat päivittäin puhelimitse ja verkkosivuston chatissa. Nyt Conversation Agent vastaa niihin yrityksen tietokannasta: sen artikkeleista ja koko verkkosivustosta. Mikä on ohjaimen takuuaika? Kolmekymmentäkuusi kuukautta toimituksesta, ja chatissa lähteen linkki mukana. Yritykseen liittyvät faktat perustuvat agentin omiin ohjeisiin ja sen tietokantaan. Puhelimessa lähdettä mainitsematonta summaa ei koskaan kerrota. Jos agentti ei pysty auttamaan, se lähettää soittajalle linkin. Soittaja kuvaa pyyntönsä, ja tukipyyntö saapuu tiimille. Ja jos soittaja suosii espanjaa, hän vain ilmoittaa siitä. Tietokantanne vastaa puhelimeen.

Voinko soittaa arkistooni?

Voiko arkistoon soittaa? Kyllä, PIN-koodilla. Jaa Workspace-numero puhelinnumerolla: asiakkaan, tilinpitäjän tai oman numeron, matkapäivien ajaksi. Soittaja soittaa rekisteröidystä numerosta ja syöttää PIN-koodin sekä hash-avaimen. Kolme väärää yritystä lukitsee puhelimen käytön hetkeksi. Agentti nimeää Workspace:n ja kysyy, mitä haetaan. Mitkä laskumme ovat vielä avoimia? Se etsii asiakirjat ja vastaa: yksi on maksettu, yksi on avoin. Pyydettäessä se lähettää avoimen laskun sähköpostitse linkkinä salasanalla suojattuun PDF-tiedostoon, vain tälle Workspace:lle tallennettuun osoitteeseen. Jokaiselle Workspace:lle voi asettaa äänen, kielen ja lisäohjeet. Tähti-painike ohjaa vastaanottoon. Sopii hyvin toimistoille, kiinteistönhoitajille ja lakitoimistoille.

Mitkä työkalut sisältyvät järjestelmään?

Kaikki tämä on yksi moottori, jolla on monia työkaluja. Document AI: OCR, IDP Agents, Split Agent, joka erottaa skannatun paketin osiin, Redact Agent, joka peittää henkilötiedot ennen palkkalaskelman lähtöä, ja Trust Agent, joka tarkistaa jokaisen tiedoston piilotetusta tekstistä ja väärennöksistä. Workflow AI: luonnollisella kielellä, mallipohjilla ja ihmisen valvonnalla. Conversation AI: chat-agentti, joka siteeraa lähdettään, sekä puhelinagentti. Media AI: teksti puheeksi yli kolmella kielellä, jopa omalla äänellä, ja äänitallenteen tekstitös. Knowledge Base AI: artikkeleille ja verkkosivustolle. Relations AI: jokainen osapuoli jokaisesta asiakirjasta sekä verkosto siitä, ketkä liittyvät mihinkin. Analytics AI: talous, laskettu IDP:n lukemista kentistä. PaperOffice Sign ja hylly datapalveluita. Yli neljätoista toimintoa, yksi tili. Saatavilla API:n kautta ja monet niistä MCP-työkaluina.

Voiko moottori myös kirjoittaa asiakirjoja?

Moottori lukee asiakirjoja. Voiko se kirjoittaa niitäkin? Tutustu Creator Agent:een. Kirjelomakkeestasi tulee malli suoraan olemassa olevasta asiakirjasta. Sitten kysyt arkikielellä: tarjous Norvexalle, sata ohjainta, asennus paikan päällä. Agentti ottaa tiedot tietokannastasi, asiakastiedoistasi ja yritysprofiilistasi. Jokaisella numerolla on lähde. Jos hinta puuttuu tai useat asiakkaat vastaavat, se kysyy arvaamisen sijaan. Tarkistat esikatselun ja vahvistat. Vasta sen jälkeen PDF luodaan, numeroidaan ja tallennetaan Workspace:een, kuten mikä tahansa muu asiakirja. Ja sama agentti toimii API:n kautta sekä MCP-työkaluna.

Allekirjoita ja varmenna

Allekirjoitus tapahtuu siellä, missä asiakirja jo on. Lähetä lisäys arkistosta. Allekirjoittaja saa linkin, vahvistaa sen SMS-koodilla ja allekirjoittaa selaimessa tai puhelimella. Allekirjoitettu PDF-tiedosto sen allekirjoitustodistuksen kanssa sijoittuu alkuperäisen viereen. Kenellä tahansa on mahdollisuus tarkistaa allekirjoitus myöhemmin itsenäisesti julkiselta varmennussivulta.

Tulevatko tiedostojen siirtyä?

Tulevatko tiedostojen siirtyä? Ei, ellei sitä haluta. Tallennusliitos yhdistää NAS-palvelimen, palvelimen tai pilvitallennuksen, ja yhteys valitaan erikseen. Hakemisto: tiedostot pysyvät omalla tallennuslaitteella eivätkä muutu. PaperOffice tekee niistä haettavia, suorittaa niihin saman tekoälyn ja seuraa kaikkia muutoksia. Tallennuksena SFTP-yhteyden kautta: jokainen uusi asiakirja kirjoitetaan suoraan omalle laitteelle salattuna omalla salasanalla. Toinen liitos voi peilata ensimmäistä, ja jos ensimmäinen epäonnistuu, PaperOffice lukee peilistä. Tai tuonti: tiedostot siirretään oman tietokeskuksen EU-alueelle. Molemmissa tapauksissa PaperOffice säilyttää hakemiston, metatiedot ja tekoälytulokset. Tuo oma tallennus ja säilytä kaikki tekoälyominaisuudet. Ei toimittajalukitusta.

Missä asiakirjat sijaitsevat — ja kenellä on pääsy?

Missä asiakirjat sijaitsevat, ja kenellä on pääsy? Lukeminen, erottelu, haku ja upotukset: muistissa, omilla GPU-laitteilla, omassa tietokeskuksessa Espanjassa. Data sisään, data ulos: malli ei säilytä mitään. Tallennus valitaan: oma tai mikä tahansa NAS- tai palvelin, joka tukee SFTP:tä. Tekoälyavustimelle annetaan työkaluja, ei arkistoa, käyttöoikeuksien puitteissa.

Kenelle tämä on tarkoitettu?

Tiimille, joka haluaa laskut, sopimukset ja postin hoidettavan ilman kehittäjäprojektia. Integroijalle, joka rakentaa PaperOffice omaan ohjelmistoonsa. Kehittäjälle, joka haluaa Document AI API:nä ja MCP-työkaluina. Kumppanille, joka jälleenmyy sitä omalla laskullaan. Sama tili, sama sisäänkirjautuminen, sama moottori. Ei istumapaikkalisenssejä: käyttäjät sisältyvät jokaiseen suunnitelmaan, ja käyttö laskutetaan krediteillä. Ja sen takana toimii vuonna kaksituhatta kaksi perustettu yritys.

Lyhyesti

Dokumentinhallintajärjestelmä tallentaa ja odottaa. PaperOffice AI lukee, päättää ja toimii. Kysyjälle ja agentille, joka kysyy hänen puolestaan. Yksi moottori. Jokainen ovi. Säilytystilanne. Rakennettu ihmisille. Valmis agenteille.