La bandeja de entrada que piensa junto con usted: PaperOffice AI en n8n, paso a paso

Hola y bienvenido a PaperOffice AI Academy. En este episodio, construimos una bandeja de entrada inteligente en n8n que piensa junto con usted. Se recibe un escaneo por lotes y, al final, cada documento es reconocido, archivado, verificado y emparejado con su pedido. Cuando algo no encaja, un humano decide.

Resultado primero: Una ejecución real, los humanos deciden

Antes de construir nada, veamos primero el resultado. Una ejecución real. Después, lo construiremos paso a paso. Nuestro ejemplo es un escaneo por lotes de seis páginas: una orden de compra, un albarán y cuatro facturas. En una de ellas, aparece repentinamente un nuevo número de cuenta bancaria. Estoy enviando el escaneo por lotes al webhook. Seis páginas en un solo PDF, tal como salen del escáner. En la lista de ejecución, se inicia la ejecución. Split separa los documentos, IDP lee los campos y cada factura marcada pasa por la verificación de Ultra. Esto toma unos minutos, así que avanzo rápidamente. La ejecución ha reconocido seis documentos, los ha archivado y ha emparejado las órdenes. Para cada documento con un motivo, ahora hay una tarea pendiente. Y el flujo de trabajo está en pausa y a la espera de usted. En PaperOffice, las tareas se enumeran bajo Human in the Loop, cada una con su motivo. PaperOffice ya conoce esta factura. Se trata de la segunda copia de la factura Iberica, con un sello de recibido. El flujo de trabajo informa la duplicidad, y la vista de revisión identifica el original. La rechazo, indicando una razón. Para esta factura, el análisis indica un alto riesgo de fraude: el proveedor proporciona una nueva cuenta bancaria. A partir de una puntuación de siete, el documento se pone en cuarentena automáticamente. Rechazo este caso también. La factura por cuarenta y siete mil quinientos euros no es llamativa. Antes de aprobarla, confirmo los campos extraídos. Luego: Approve. Yo decido las tres tareas restantes de la misma manera. Cada decisión activa la ejecución a través del segundo webhook. Tras la última decisión, la ejecución se completa: aproximadamente treinta minutos, y durante gran parte de ese tiempo estuvo a la espera de nosotros. El resultado en PaperOffice: los documentos aprobados se encuentran en Northstar Documents, y las facturas son inalterables hasta finales de 2036. Bajo Activities, se encuentra la nota del flujo de trabajo. El duplicado se encuentra en el Workspace Quarantine, con un Legal Hold y una nota también. Ya no se puede eliminar. Y esta es exactamente la bandeja de entrada que estamos construyendo ahora, paso a paso, con nodos HTTP simples en n8n. Diez etapas.

Etapa 1 de 10: Entrada

La primera etapa es la entrada. He preparado los nodos para cada etapa. Los pego y los coloco en su lugar. El Webhook recibe el archivo a través de POST. Está protegido por Header-Auth: Solo se concede acceso a quienes envían la clave correcta en el encabezado. Las respuestas no son automáticas, sino que se gestionan mediante nodos de respuesta dedicados. Si el archivo falta, el proceso continúa directamente con la respuesta y el remitente recibe inmediatamente un mensaje de error claro.

Etapa 2 de 10: Split Agent

La segunda etapa es el Split Agent. Lo conecto a la entrada, específicamente a la rama donde se encuentra el archivo. Una única llamada a la API PaperOffice, una POST a la interfaz de trabajos. Las credenciales se almacenan como Header-Auth en n8n, no dentro del nodo en sí. El cuerpo contiene la plantilla pdf_ai_split, el modelo ultra, la ruta de procesamiento, una regla para los nombres de archivo, el idioma y, por supuesto, el archivo. La tarea se está ejecutando en segundo plano. Por lo tanto, el flujo de trabajo consulta el trabajo cada seis segundos hasta que se complete. Una vez que el lote ha sido dividido, el flujo de trabajo responde con 202 Accepted y continúa con el resto sin hacer esperar al remitente.

Etapa 3 de 10: Documento por documento

La tercera etapa avanza documento por documento. El bucle siempre toma exactamente un documento del resultado de Split Agent. Luego, el flujo de trabajo descarga el archivo del documento a través de su enlace de descarga.

Etapa 4 de 10: IDP Agent

La etapa cuatro es el IDP Agent. Una vez más, una única llamada, utilizando esta vez la plantilla document_idp. Para facturas, pedidos de compra y albaranes de entrega, se devuelven los siguientes campos: proveedor, número, fecha, importes y líneas de detalle, junto con sus ubicaciones correspondientes en el documento original.

Etapa 5 de 10: Archivado + Knowledge Graph

Etapa cinco: Archivo y Knowledge Graph. document-put coloca el documento en el Workspace n8n Procurement. procurement_bind luego vincula la factura y el albarán de entrega a su pedido, utilizando el número de orden de compra que IDP Agent encontró.

Etapa 6 de 10: AI-DMS Ultra

La etapa seis es AI-DMS Ultra. No todos los documentos requieren un análisis completo; por lo tanto, se proporcionan reglas aquí. Un importe superior a 1.000 euros, una discrepancia en el tipo de documento, un importe obligatorio faltante o una desviación en la conciliación tripartita. Si se aplica una regla, el flujo de trabajo ordena Ultra para este documento específico.

Etapa 7 de 10: Tarea de auditoría y revisión

Etapa siete: tarea de auditoría y revisión. El flujo de trabajo lee el riesgo de fraude y su razonamiento del documento. A través de la interfaz de tareas, se crea una tarea para un humano: especificando quién la revisará, el plazo límite, el nivel de urgencia y el documento asociado. Este es el punto en el que un analizador alcanza su límite. LlamaParse y Mistral OCR proporcionan texto y estructura. No incluyen un proceso de verificación con tarea, asignación, plazo y prueba. Usted tendría que construirlo usted mismo.

Etapa 8 de 10: Conciliación tripartita

La octava etapa es la conciliación tripartita. El bucle tiene dos salidas. La primera se activa cuando todos los documentos están completados. La conecto a la conciliación tripartita. procurement_review verifica cada transacción: ¿Coinciden la orden de compra, el albarán y la factura en cuanto al importe total y a las líneas de detalle? Si hay alguna desviación, esto también generará una tarea.

Etapa 9 de 10: Esperando al humano

Etapa nueve: Esperando al humano. El flujo de trabajo se registra con su dirección de activación en PaperOffice y luego entra en modo de suspensión sin límite de tiempo. Cuando se toma una decisión en PaperOffice, PaperOffice informa la decisión a un segundo webhook. Busca qué ejecución está esperando esta tarea y la activa.

Etapa 10 de 10: Aplicar la decisión

La etapa diez aplica la decisión. Una vez aprobada, el flujo de trabajo levanta un bloqueo de auditoría, utilizando la tarea aprobada como prueba. Luego, el documento se mueve al Workspace Northstar Documents, y las facturas se vuelven inalterables, con un período de retención que comienza a finales del año. En caso de rechazo, el documento permanece bloqueado y se le asigna un Legal Hold. En ambos casos, el flujo de trabajo escribe una nota en el archivo y luego espera la siguiente decisión. Diez etapas, un flujo de trabajo y todo funciona en una única plataforma: un contrato, datos en la UE y sin subprocesadores. Datos de entrada, datos de salida. Y una vez que los documentos están en PaperOffice, es posible hacer aún más sin un nuevo componente: el agente telefónico, las preguntas de Claude o ChatGPT a través de MCP, la búsqueda y los flujos de trabajo en la aplicación. En los próximos episodios, analizaremos más de cerca agentes individuales, como Split, IDP y Redact. Hasta entonces: disfrute construyendo sus propios flujos de trabajo.