Conecte todo: documentos desde la bandeja de entrada, el escáner y el almacenamiento, además de la API y los asistentes de IA

Resultado primero: Los documentos llegan por sí solos

Hola y bienvenido a la Academia PaperOffice AI. En este vídeo, conectamos PaperOffice con el mundo exterior: su bandeja de entrada de correo electrónico, su escáner, sus ubicaciones de almacenamiento y asistentes de IA como Claude y ChatGPT. Las facturas llegan por correo electrónico, los escaneos están en la copiadora y los contratos están en la nube. Descargar y subir todo individualmente le cuesta tiempo cada día. Primero, el resultado. Nadie subió estas facturas. PaperOffice las recuperó de la bandeja de entrada de correo electrónico por sí mismo, y el último documento llegó directamente desde el escáner. Así es como se configura: Primero, conecte la fuente; luego, un conector determina a dónde van los documentos. Después, cubriremos su propio almacenamiento, las claves API y los asistentes de IA.

Capítulo 1: El principio: Storage Mount y conector

Cada conexión comienza bajo Document AI, Storage Mounts. Un Storage Mount es el acceso a una fuente, como una bandeja de entrada, una carpeta en un servidor o almacenamiento en la nube. Al crearlo, primero seleccione el propósito. Como fuente de importación, PaperOffice recupera archivos. Como su propio almacenamiento, PaperOffice guarda sus documentos allí. Esta elección no se puede cambiar más tarde.

Capítulo 2: La bandeja de entrada de correo electrónico

Comencemos con el buzón de correo al que sus proveedores envían sus facturas. Seleccionamos Correo electrónico como el tipo de conexión. Luego, las credenciales de inicio de sesión para el buzón: servidor, nombre de usuario y contraseña. La conexión cifrada ya está habilitada y la bandeja de entrada se está leyendo. Con Probar conexión, PaperOffice verifica inmediatamente si todo es correcto, y solo en modo de solo lectura. Nada cambia en el buzón durante este proceso. El conector convierte esto en un flujo de trabajo. Monitorea la fuente y guarda cada nuevo documento en su Workspace especificado. Ahora, para el conector. Recibe un nombre, la fuente es nuestro buzón y como destino seleccionamos la Bandeja de entrada de Workspace. En Acción, usted especifica con qué frecuencia se revisa el buzón, como máximo cada cinco minutos. PaperOffice recupera solo los correos electrónicos no leídos y los marca como leídos después. Los correos electrónicos en sí permanecen en el buzón. Con Iniciar escaneo, recuperamos las facturas inmediatamente en lugar de esperar a la próxima revisión. Y aquí están: tres facturas, directamente desde su bandeja de entrada. El procesamiento del AI-DMS las leerá de inmediato.

Capítulo 3: El escáner

Para su escáner, existe una opción dedicada llamada Punto final del escáner. PaperOffice proporciona acceso seguro para este propósito. Haga clic en Activar endpoint y PaperOffice mostrará las credenciales. Introdúzcalas en su escáner. Lo mejor es utilizar SFTP. Los escáneres más antiguos que solo admiten FTP reciben un acceso FTP dedicado para este propósito. Aquí también, un conector introduce los escaneos en la bandeja de entrada de Workspace. Es importante tener habilitada la consulta programada. Cuando está activada, PaperOffice comprueba la carpeta del escáner en el intervalo establecido y recupera automáticamente los nuevos escaneos. Para demostrarlo, recuperaremos el escaneo inmediatamente haciendo clic en Iniciar escaneo. Y ahí está, sin necesidad de pasar por un ordenador.

Capítulo 4: Carpetas y almacenamiento en la nube

Conecte carpetas en servidores y en la nube de la misma manera: mediante SFTP, por ejemplo, para una NAS o un servidor Linux, junto con Amazon S3 y almacenamiento compatible, y WebDAV, por ejemplo Nextcloud. Conectamos una carpeta en nuestro propio servidor mediante SFTP: dirección, nombre de usuario, contraseña y la carpeta desde la cual PaperOffice lee. La prueba de conexión también solo lee aquí. No cambia nada en el servidor. Un conector recupera los archivos hacia la bandeja de entrada de Workspace. Los archivos en sí permanecen en el servidor. Aquí están la factura, el albarán y la factura de transporte, y AI-DMS los lee inmediatamente.

Capítulo 5: Su propio almacenamiento (BYOS)

Si desea que sus documentos se almacenen en su propio hardware, utilice su propio almacenamiento, también conocido como BYOS. Para ello, conectamos una segunda carpeta en nuestro servidor como su propio almacenamiento. Luego PaperOffice cifra cada archivo con su propia contraseña. Descargue inmediatamente el archivo y guárdelo de forma segura. Usted elige la ubicación de almacenamiento al crear un Workspace, y esta elección es definitiva.

Capítulo 6: Claves API

Para sus propios programas y automatizaciones, existen claves API. Puede encontrarlas a la derecha en la sección de API y Desarrollador. Al crear una, debe seleccionar el tipo: una clave API para servidores y servicios o un token personal que permite a los asistentes de IA trabajar para usted a través de MCP. Puede copiar la clave en cualquier momento desde la lista de claves API. Trátela como si fuera una contraseña. Cómo conectar n8n, por ejemplo, se muestra en un vídeo separado.

Capítulo 7: Claude y ChatGPT

La forma más rápida de conectar asistentes de IA es mediante Configurar PaperOffice, ubicado a la derecha en Ayuda y Aprendizaje. Para Claude, copie la dirección del servidor y cree un token personal. Luego, agregue PaperOffice a Claude como un conector. En ChatGPT, usted habilita el modo de desarrollador, lo cual generalmente requiere un plan pagado de ChatGPT. Luego, ingrese la dirección del servidor y confirme el inicio de sesión. Para Cursor y otros programas MCP, el diálogo muestra los pasos apropiados de inmediato. En resumen: un Storage Mount conecta la fuente, y un conector trae los documentos al Workspace correcto. Las facturas de su buzón y los escaneos de su escáner llegan automáticamente. Con su propio almacenamiento, sus archivos permanecen en su hardware, y a través de las claves API y MCP, sus programas y asistentes de IA trabajan directamente con PaperOffice. Hasta la próxima en la Academia PaperOffice AI.