IDP Agents: extraiga exactamente los datos que necesita de sus documentos

Primero el resultado: diez campos de una factura escaneada

Hola y bienvenido a la Academia PaperOffice AI. Este video trata de los IDP Agents. Con ellos, PaperOffice extrae exactamente los datos que necesita de sus documentos, de forma coherente en los mismos campos para cada documento. Número de factura, número de orden de compra, importes, IBAN: si introduce estos datos documento por documento, pierde tiempo y comete errores. Primero, el resultado. Esta factura de Veldtmann llegó como escaneo. Nuestro IDP Agent extrajo diez campos de ella: número de factura, fecha de factura, proveedor, número de orden de compra, importe neto, importe de impuestos, importe total, moneda, IBAN y fecha de vencimiento. Pase el ratón sobre un campo, y la vista de la izquierda salta a la ubicación del documento de la que procede el valor. Aquí tiene el IBAN de la información de pago. Así puede comprobar cada valor de un vistazo. Y como cada factura tiene los mismos campos, una exportación los convierte en una tabla de Excel, con cada factura en una fila. Así puede hacerlo usted mismo: cree un agente a partir de un documento de muestra y una plantilla, defina los campos y pruébelos, asigne el agente a un tipo de documento, procese después los documentos existentes, revise los resultados y expórtelos.

Capítulo 1: Descripción general de IDP Agents

PaperOffice ya lee automáticamente los datos de cada documento al subirlo, según el nivel de AI-DMS del Workspace. Un IDP Agent es su propia extracción guardada para documentos recurrentes: usted decide qué campos necesita, cómo se llaman y en qué formato salen los valores. Sus IDP Agents se encuentran en Document AI. La lista está vacía por ahora. Un IDP Agent siempre se crea a partir de un documento de muestra. Son tres pasos: seleccionar el documento en el Workspace, crear un nuevo IDP Agent y elegir una plantilla del catálogo. Después, ajuste los campos y los prompts en el editor de agentes.

Capítulo 2: Crear un agente a partir de un documento de muestra y una plantilla

En nuestro Workspace IDP-Demo hay cinco facturas de proveedor. Como documento de ejemplo tomamos la factura de Veldtmann: la seleccionamos y, a continuación, Acciones, Agentes y flujos de trabajo, IDP y Crear nuevo agente. Ahora se abre el catálogo de plantillas, ordenado por categorías: Finanzas y contabilidad, Logística, Legal, IDs y más, también para facturas electrónicas como XRechnung, ZUGFeRD y Factur-X. Con Mostrar solo recomendados ve únicamente las plantillas que coinciden con este documento. Para las facturas de proveedor entrantes usamos Invoice Quick Capture Plus. La plantilla incluye los campos más importantes: número de factura, fecha de factura, importes, proveedor y moneda. También incluye el modelo recomendado. Crear Agente. PaperOffice lee ahora el documento de muestra por completo: reconocimiento de texto, campos, completado. Esto tarda un momento; acelero esta parte. Este es el editor de agentes. A la izquierda está el documento de muestra, y a la derecha aparece primero el análisis: qué tipo de documento es y qué ha encontrado la plantilla en él.

Capítulo 3: Definir los campos

Con Continuar y revisar campos detectados pasamos a los campos. PaperOffice inicia de inmediato una primera prueba con el documento de muestra. Cada campo muestra el valor encontrado y, junto a él, un pequeño fragmento del documento para que vea de inmediato de dónde procede. Despliegue un campo para ver su prompt, que es una breve instrucción para la IA sobre dónde encontrar cada dato. Aquí mismo puede editar este texto directamente. En la parte superior del editor ve el modelo. La plantilla recomienda Basic Pro Max, reconocimiento de texto sin análisis de imagen. Como también recibimos fotos de teléfonos móviles y escaneos con manchas, elegimos Premium Pro Max: además examina la imagen de la página y así también lee escaneos difíciles. Para el pago todavía necesitamos campos. Nuevo campo: etiqueta IBAN, además de una clave técnica, y en Tipo de campo hay un tipo de campo IBAN específico. En el prompt se indica dónde encontrar el IBAN. En el mismo cuadro de diálogo se especifican las páginas en las que buscar y cómo se valida el valor, mediante un patrón o una lista de valores permitidos. El IBAN es un campo obligatorio. Si falta en un documento, PaperOffice marca el campo como ausente, y puede localizar el documento con el filtro Se requiere revisión manual. Se crea una tarea de revisión para su equipo cuando configura para ello un agente HITL. A continuación viene la fecha de vencimiento, de tipo Fecha. Aquí basta con Nota de verificación — HITL suave por si alguna vez falta. Después de cada cambio, pruebe el agente de nuevo; solo entonces puede guardarlo. Y ahora también se muestran los campos nuevos.

Capítulo 4: Probar la fiabilidad y guardar

¿Produce el agente también siempre el mismo resultado de forma fiable? Para eso está la prueba múltiple. La dejamos ejecutarse cinco veces. Una ejecución se considera exitosa solo si todos los campos tienen un valor. Tras cinco ejecuciones exitosas, aparece: Producción: seguro. En Salida y revisión puede configurar cómo se escriben los valores y cuándo debe comprobarlos una persona. En la pestaña Datos extraídos puede ver los resultados de la prueba como árbol, JSON o tabla, y descargarlos. Y con Exportar como plantilla compartible, pasa el agente a otros como archivo. Otro equipo lo importa después en el catálogo de plantillas. Ahora guardamos. El agente se llama “Supplier invoices” y queda activo de inmediato.

Capítulo 5: Asignar el agente a un tipo de documento

Para que el agente se ejecute automáticamente en el futuro, lo conectamos a un tipo de documento. En Tipos de documento abrimos el tipo Factura. En la pestaña IDP Agent predeterminado elegimos “Supplier invoices” y guardamos. A partir de ahora, se aplica lo siguiente: si el procesamiento AI-DMS reconoce un nuevo documento como factura, PaperOffice pone automáticamente el agente en cola, en todos los Workspaces con AI-DMS.

Capítulo 6: Una nueva factura se lee automáticamente

Probémoslo. Llega una nueva factura, esta vez de Iberica en Bilbao, en español. Por cierto: en el cuadro de subida también puede seleccionar directamente un agente para exactamente estos documentos. Aquí dejamos que PaperOffice decida por sí mismo. Primero, el procesamiento AI-DMS reconoce el tipo de factura, y luego se ejecuta nuestro agente. Acelero la grabación. Este es el resultado: los mismos diez campos que en la factura de Veldtmann, aunque la factura esté en español. Pedido cliente se convierte en el número de orden de compra, Vencimiento se convierte en la fecha de vencimiento, y el IBAN español está en el campo IBAN.

Capítulo 7: Documentos existentes de una vez

¿Y qué pasa con las cinco facturas que ya estaban en el Workspace? Esa asignación no se aplica a ellas de forma retroactiva. Las procesamos de una vez: seleccionamos todas, luego Acciones, Agentes y flujos de trabajo, IDP y Aplicar agente existente. Seleccionamos un agente y pulsamos Iniciar agente IDP. PaperOffice pone en cola todos los documentos y los procesa en segundo plano. El estado se ve en Procesando. Acelero la grabación.

Capítulo 8: Revisar los resultados

En el propio documento, los valores se encuentran en Campos de datos, y cada campo va acompañado de un pequeño fragmento del documento. Aquí está la factura que alguien fotografió con su teléfono móvil. Todos los campos también están presentes aquí, y al pasar el ratón sobre ellos, la vista salta a la ubicación de origen. Si un valor es incorrecto, puede cambiarlo directamente en el campo, y PaperOffice lo guarda de inmediato. Para un solo documento, aquí arriba hay un botón Aplicar agente. Y en la factura de transporte con la mancha de café, el número de factura, la referencia del pedido, los importes y el IBAN británico son correctos.

Capítulo 9: Exportar a Excel

Por último, la lista para contabilidad: seleccionamos todas las facturas y luego Acciones, Compartir y exportar, Exportar datos. Como columnas elegimos los campos de nuestro agente, en formato Excel. Cada factura aparece en una fila separada del archivo, con las mismas columnas. Y ahora algo llama la atención: tres facturas de Veldtmann hacen referencia al mismo IBAN alemán, mientras que la cuarta indica una cuenta en Lituania. Cómo PaperOffice comprueba y detiene esto automáticamente se muestra en el episodio Auditoría y Cuarentena. En resumen: un IDP Agent es su propia configuración de extracción para documentos recurrentes. Empiece con un documento de muestra y una plantilla, añada los campos que necesite y pruebe hasta que el agente entregue resultados de forma fiable. Vinculado a un tipo de documento, se ejecuta automáticamente con cada nuevo documento, mientras que los documentos existentes se procesan de una vez. Revise cada valor en su ubicación de origen y, con una exportación, todo termina en Excel. Nuestro video de n8n muestra cómo llamar a un IDP Agent desde su propio software o desde n8n. El siguiente video trata de los Workflow Agents. Hasta la próxima en la Academia PaperOffice AI.