Recorrido por las funciones: tipos de documentos

Significado

Imagine que llegue una factura en PaperOffice sin ninguna etiqueta. Sería solo un archivo, difícil de localizar, complicado de dirigir y fácil de perder en el trabajo diario.

Con el tipo de documento Factura, PaperOffice sabe exactamente qué es. Los equipos pueden buscarlo con confianza, los agentes pueden extraer los campos correctos y los flujos de trabajo pueden dirigirlo al proceso adecuado sin tener que adivinar solo por el nombre del archivo.

La misma idea se aplica a contratos, albaranes, presupuestos y recibos. Cada tipo de documento tiene un significado claro en el día a día, no es simplemente un nombre de archivo almacenado sin contexto para las personas ni para la automatización.

Esa etiqueta es el punto de partida para todo lo que sigue en Document AI.

Por qué

Esta es la razón por la que esto importa en el trabajo diario.

Un tipo de factura ayuda al reconocimiento a completar el proveedor, el importe y la fecha de vencimiento, para que los cheques y la preparación del pago puedan comenzar automáticamente en lugar de partir desde un archivo en blanco.

Un tipo de contrato puede activar reglas diferentes a las de una nota de entrega. Las aprobaciones, la retención y los pasos de seguimiento se mantienen alineados con el documento real y no con una carga genérica.

Y la retención puede prepararse por categoría, por ejemplo, un período de conservación más largo para facturas que para borradores, para que la política viaje con el tipo desde el primer momento en que el documento se clasifica y almacena.

Agente Idp

En el editor de tipos de documento, un Default IDP Agent puede vincularse directamente al tipo.

Después de que AI-DMS reconozca automáticamente el tipo — por ejemplo, Factura — dicho agente se encola además de la canalización Workspace, con deduplicación para que el mismo agente no se ejecute dos veces para un mismo documento.

La clasificación y la extracción funcionan como un flujo único: AI-DMS determina el tipo, y el enlazado IDP Agent se inicia sin una transferencia manual por parte del usuario ni un paso de activación separado.

Capacidades de Idp

Un IDP Agent hace mucho más que simplemente adjuntar una etiqueta a un archivo.

Puede extraer datos específicos de la página: nombres de proveedores, importes, fechas, partidas, identificadores fiscales y otros campos configurados específicamente para ese tipo de documento.

Puede realizar comprobaciones visuales: confirmar que las regiones clave están presentes, resaltar los campos en la página y apoyar la revisión cuando algo parezca incompleto, faltante o incierto.

Puede validar los valores frente a las reglas de negocio, preparar una revisión con intervención humana cuando la confianza es baja y transferir los resultados estructurados al siguiente paso del flujo de trabajo sin necesidad de volver a escribir los datos.

Por lo tanto, el agente convierte el reconocimiento en datos utilizables, listos para el enrutamiento, las verificaciones, las aprobaciones y la automatización en toda la organización.

Vinculadas a un tipo de documento, estas capacidades se inician automáticamente después del reconocimiento de AI-DMS.

Propio del sistema

Comience con los tipos del sistema: etiquetas prediseñadas para tareas comunes como facturas y contratos que los equipos ya reconocen en todas las regiones.

Cree un tipo propio únicamente cuando el proceso empresarial sea verdaderamente diferente, por ejemplo, un formulario clínico, un paquete aduanero o un paquete de aprobación interna que requiera su propio significado y reglas.

Filtre por región para que el catálogo coincida con la jurisdicción sin mezclar los requisitos legales de otras regiones en la misma lista.

Crear

Para crear un nuevo tipo de documento, abra Tipos de documentos y seleccione Nuevo tipo de documento.

Ingrese un nombre para mostrar claro, una breve descripción para los usuarios en las listas y herramientas emergentes, y una pista de IA que explique cómo el clasificador debe reconocer este tipo; típicamente en inglés, con características típicas y cómo distinguir documentos similares.

Establezca la jurisdicción donde se aplica el tipo. Opcionalmente, vincule un IDP Agent predeterminado para que la extracción y las verificaciones visuales comiencen después del reconocimiento de AI-DMS. Configure la retención cuando los documentos de este tipo deban llevar una regla WORM o de retención para el cumplimiento normativo.

Guarde el tipo. Aparece en el catálogo y puede utilizarse en la clasificación y automatización inmediatamente, sin necesidad de reconstruir todo el proceso desde cero.

Utilice esta ruta únicamente cuando el significado empresarial sea realmente nuevo, no por cada preferencia menor de nomenclatura.

Conservación

Un tipo de documento puede incorporar una regla de conservación en los documentos reales tan pronto como se clasifican.

Cuando se carga o reconoce una factura, dicha regla puede aplicarse, incluida la protección WORM durante el período requerido para que los archivos permanezcan a prueba de manipulaciones hasta que expire el plazo de conservación.

Siempre confirme las bases legales con especialistas antes de aplicarlas. PaperOffice ayuda a preparar la conservación en el tipo, pero no sustituye al asesoramiento legal o de cumplimiento profesional para su organización.

Sección

Explore el catálogo, intente buscar ‘Factura’ y comience con los tipos del sistema que ya coinciden con el trabajo cotidiano.

Asigne un valor predeterminado de IDP Agent para que la extracción, las comprobaciones visuales y la validación sigan automáticamente el reconocimiento de AI-DMS.

Cree un tipo propio únicamente para una diferencia empresarial real, configure la retención con cuidado y luego permita que la clasificación y la automatización funcionen con un significado claro.

Así es como los Tipos de Documento mantienen los archivos cotidianos comprensibles en PaperOffice AI, desde la primera carga hasta la retención a largo plazo.