Crear Workspaces: Estándar, Business, Cumplimiento

Comencemos. En la vista general de Workspaces, hago clic en Crear nuevo Workspace. Un Workspace es como un archivador dedicado, por ejemplo, para una empresa, un proyecto o un cliente. Lo nombro Northstar Industrial y elijo el tipo: Empresa. El idioma de procesamiento se establece en inglés. La IA utilizará este idioma más adelante para resúmenes, nombres y campos. Para la ubicación de almacenamiento, puede elegir entre el Centro de Datos EU PaperOffice y su propio almacenamiento, BYOS (Bring Your Own Storage). Sus archivos residirán entonces en su propio servidor o NAS, que configura previamente bajo Connectors. Importante: la ubicación de almacenamiento no se puede cambiar después de la creación. En la pestaña de tipo Workspace, se trata de protección y evidencia. Hay tres niveles. Estándar es el nivel de entrada: almacenar y encontrar. Business es para el trabajo diario: compartir, proteger y restaurar. Esta es nuestra recomendación, y solo los Workspaces Business se pueden compartir externamente. Cumplimiento es el nivel más alto, para evidencia y preparación para auditorías, por ejemplo, con requisitos estrictos de retención. Cumplimiento tiene un costo adicional, no admite su propio almacenamiento y no se puede compartir externamente. La actualización es posible en cualquier momento; la degradación no lo es. En la pestaña AI-DMS, define qué tan profundamente la IA comprende sus documentos. Solo almacenamiento, sin IA, es adecuado para archivo puro. Aún puede procesar los archivos más tarde. Basic hace que su archivo sea buscable: reconocimiento de texto, clasificación y palabras clave. Premium es la configuración predeterminada más adecuada para documentos comerciales, con búsqueda semántica, campos comerciales y relaciones. Ultra extrae el máximo: se leen tablas, formularios e imágenes, los documentos se vinculan entre sí y cada documento recibe una verificación de seguridad. Para nuestra demostración, utilizo Ultra. Bajo Tipo de documento, selecciono Reconocimiento automático. La IA asigna entonces cada documento al tipo correcto, como factura, albarán o contrato. Bajo Protección de acceso, puede asegurar un Workspace adicionalmente con una contraseña, un código SMS o el principio de doble autorización. Para nuestra demostración, omitiremos esto. Y bajo Compartición, puede compartir el Workspace externamente más tarde: por correo electrónico para acceso en el navegador, o por teléfono. Le mostraré eso en detalle en un momento. Guardo, verifico el resumen y creo el Workspace.