Workflow Agents. Beskriv arbetsflöden med egna ord och kör dem automatiskt

Resultatet först: Den stora fakturan väntar på godkännande

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. Denna video handlar om Workflow Agents. Med den beskriver du en process med dina egna ord, och PaperOffice utför den automatiskt för varje matchande dokument. Ingen bör betala en faktura på tolv tusen euro innan den har godkänts. Men att skicka in varje faktura manuellt tar tid. Först resultatet. Just nu kom två fakturor från Veldtmann in. Vår Workflow Agent har redan markerat den mindre på två tusen trehundrafemtio euro som granskad, utan ytterligare förfrågningar. För det stora beloppet över tolv tusen euro stoppade den. Nu väntar en godkännandeuppgift med leverantör, fakturanummer och belopp. När du har godkänt den fortsätter agenten och markerar också denna faktura som granskad. Så här bygger du det själv: skapa en Workflow Agent, välj starthändelsen, beskriv processen i Prompt Studio, testa den säkert, aktivera automatisering och granska körningarna.

Kapitel 1: Översikt över Workflow Agents

En Workflow Agent är en AI-agent som bearbetar dina dokument enligt en instruktion. Du skriver instruktionen inte som ett program, utan på vanligt språk. Dina Workflow Agents hittar du under Workflow AI. Listan visar för varje agent när den startar, om automatisering är påslagen och vilken dokumentintelligens den kräver.

Kapitel 2: Skapa agenten och startevenemanget

För testet behöver vi POFID för en liten faktura, vilket är dokumentidentifieraren. Detta görs med ett klick i listan: välj fakturan, gå till Åtgärder och välj POFID. Nu den nya Workflow Agent. Den får namnet Fakturagodkännande och en beskrivning på vanliga meningar: fakturor över fem tusen euro ska vänta på godkännande, mindre markeras som granskade. Under Dokumentintelligens definierar du hur noggrant ett dokument måste läsas ut i förväg. Premium är förvald och läser redan ut belopp, leverantör och fakturanummer automatiskt. Du bestämmer exakt vilka fält som ska läsas ut med hjälp av IDP Agents; det finns ett separat avsnitt för det. Sedan starthändelsen. Det finns sex stycken. Endast manuellt innebär: Agenten startar endast när du utlöser den. Efter AI-DMS har slutförts startar den med varje nytt dokument så snart det har lästs ut. Dessutom kan den starta när ett metafält ändras, när någon slutför en uppgift, när ett godkännande är klart eller så snart ett dokument är helt signerat. Efter att AI-DMS har slutförts startar agenten så snart en ny faktura har extraherats fullständigt. Under Filter specificerar vi vilka dokument detta gäller för: endast i Workspace Workflow-Demo och endast för dokumenttypen Faktura. Vi behöver inte oroa oss för upprepade utlösningar här. Detta alternativ förhindrar att samma agent startar flera gånger snabbt efter varandra för samma dokument. Klicka på Spara, och Prompt Studio öppnas.

Kapitel 3: Prompt Studio

Detta är Prompt Studio. Till vänster ser du vår beskrivning. Genom att klicka på Skapa agentinstruktion genererar PaperOffice en precis instruktion till agenten. I mitten ser du vad som har förståtts: uppgiften i en mening, de identifierade reglerna och de involverade fälten. Nedanför det ser du varför instruktionen är strukturerad på detta sätt och hur agenten vet när den är klar. Ta dig tid att läsa igenom det noggrant. Om något skiljer sig från vad du avsåg, redigera beskrivningen och generera om instruktionen. Verktygsflödet visar vilka verktyg agenten använder: den läser dokumentet och ändrar vid behov ett fält. Den får inga andra verktyg än de som anges i dess instruktioner. Till höger finns den färdiga instruktionen på engelska så att agenten förstår den tydligt. Ser allt bra ut? Spara och testa.

Kapitel 4: Testa med säkerhet: torrkörningen

Vi testar med en torrkörning: agenten arbetar på ett verkligt dokument men ändrar inget. Vi klistrar in POFID för den lilla fakturan och startar. Torrkörningen lyckades. Agenten har hittat beloppet, ettusen niohundraåttio euro, under tröskeln, och skulle markera fakturan som granskad. Nedanför ser du varje steg: Först läste den dokumentet, sedan förberedde den ändringen. Den utfördes inte; det var bara en simulering. Först efter ett lyckat test kan du aktivera automatiseringen. På detta sätt körs ingen agent på dina dokument som du inte har provat ut först.

Kapitel 5: Aktivera automatiseringsläge

Så vi slår på Automatiseringsläge. Från och med nu reagerar agenten automatiskt på starthändelsen. Det finns även inställningen Exekveringsgodkännande. Om den är påslagen frågar agenten en person innan varje ändring, för varje dokument. Vi vill endast bli frågade för stora fakturor, så vi har placerat vårt godkännande i beskrivningen.

Kapitel 6: Två fakturor har anlänt

Nu är det dags för den riktiga utmaningen. Två nya fakturor från Veldtmann kommer in: en på tvåtusen trehundrafemtio euro och en tolv tusen åttahundratjugofem euro. Först läser AI-DMS-processen in dokumenten, varefter vår agent startar automatiskt för varje faktura individuellt. Jag hoppar framåt i tiden. I kolumnen Dokumentstatus ser du resultatet: den lilla fakturan har redan granskats. För den stora visas inget ännu eftersom agenten har pausat här. I kolumnen Automatisering syns det också: timglaset bredvid Workflow indikerar att systemet väntar på godkännande. Under Human In The Loop Tasks väntar nu fakturagodkännandet med leverantör, fakturanummer och belopp. I uppgiften ser du fakturan till vänster och detaljerna till höger. Den är för närvarande tilldelad oss. Om någon annan ska fatta beslutet, såsom ledningen, kan du enkelt vidarebefordra uppgiften. Vi godkänner den med en kort kommentar. Agenten fortsätter sedan sitt arbete. Låt oss titta tillbaka på dokumentlistan: nu har även den stora fakturan granskats.

Kapitel 7: Läs körningar

Du kan se vad agenten har gjort i sina körningar. Det snabbaste sättet är via menyn i dess rad. Här ser du körningarna för denna agent, alla slutförda, var och en med ett dokument, starthändelse och varaktighet. I detalj anger en mening vad agenten gjorde: godkännande mottaget, status ändrad till granskad. Därefter följer hela processen: först instruktionen som steg noll, sedan varje steg av agenten med dess resultat, och slutligen de fält som har ändrats. På detta sätt kan du spåra tillbaka varje beslut i efterhand.

Kapitel 8: Tips från praktiken

Här är några fler tips. Skriv beskrivningen som om du förklarar processen för en ny kollega: med en tydlig tröskel, de involverade fälten och vad agenten får ändra. Definiera din agents räckvidd genom att använda filter för att specificera vilka dokument den gäller för. Testa varje reviderad beskrivning först med en torrkörning. För känsliga arbetsflöden aktiverar du dessutom exekveringsgodkännande och granskar körningarna regelbundet under de första dagarna. Sammanfattningsvis: du beskriver en Workflow Agent med dina egna ord. Du väljer starthändelsen och använder filter för att definiera vilka dokument det gäller för. Detta skapar instruktionen i Prompt Studio, du testar säkert med en torrkörning och aktiverar först därefter automatiseringen. Där en person bör fatta beslut pausar agenten och väntar på godkännande. I nästa video kopplar vi PaperOffice till omvärlden: e-postinkorg, lagring och skanner, ditt eget NAS, API-nycklar och AI-assistenter som Claude och ChatGPT. Vi ses i nästa avsnitt på PaperOffice AI Academy.