IDP Agents: extrahera exakt de data du behöver från dina dokument

Resultatet först: Tio fält från en inskannad faktura

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. Den här videon handlar om IDP Agents. Med dem extraherar PaperOffice exakt de data du behöver från dina dokument, konsekvent i samma fält för varje dokument. Fakturanummer, inköpsordernummer, belopp, IBAN: om du skriver in sådana uppgifter dokument för dokument slösar du tid och gör fel. Först resultatet. Den här fakturan från Veldtmann kom in som en skanning. Vår IDP Agent extraherade tio fält ur den: fakturanummer, fakturadatum, leverantör, inköpsordernummer, nettobelopp, skattebelopp, totalbelopp, valuta, IBAN och förfallodatum. Håll muspekaren över ett fält, så hoppar vyn till vänster till platsen i dokumentet där värdet kommer ifrån. Här är IBAN från betalningsinformationen. På så sätt kan du kontrollera varje värde med en blick. Och eftersom varje faktura får samma fält förvandlar en export dem till en Excel-tabell, med en faktura per rad. Så här gör du själv: skapa en agent av ett exempeldokument och en mall, definiera fälten och testa dem, tilldela agenten till en dokumenttyp, bearbeta befintliga dokument efteråt, granska resultaten och exportera dem.

Kapitel 1: Översikt över IDP Agents

PaperOffice läser redan ut data ur varje dokument automatiskt när du laddar upp det, beroende på AI-DMS-nivån i Workspace. En IDP Agent är din egen sparade extrahering för återkommande dokument: du bestämmer vilka fält du behöver, vad de heter och i vilket format värdena ska visas. Dina IDP Agents hittar du under Document AI. Listan är just nu tom. En IDP Agent skapas alltid av ett exempeldokument. Det finns tre steg: välj dokumentet i Workspace, skapa en ny IDP Agent och välj en mall i katalogen. Därefter justerar du fälten och prompterna i agentredigeraren.

Kapitel 2: Skapa agent av exempeldokument och mall

I vår Workspace IDP-Demo finns fem leverantörsfakturor. Som exempeldokument använder vi fakturan från Veldtmann: markera den, sedan Åtgärder, Agenter och arbetsflöden, IDP och Skapa ny agent. Mallkatalogen öppnas nu, sorterad efter kategorier: Finans och redovisning, Logistik, Juridik, ID-handlingar med mera, även för e-fakturor som XRechnung, ZUGFeRD och Factur-X. Med Visa endast rekommenderade ser du bara de mallar som passar till det här dokumentet. För inkommande leverantörsfakturor använder vi Invoice Quick Capture Plus. Mallen innehåller de viktigaste fälten: fakturanummer, fakturadatum, belopp, leverantör och valuta. Den har också den rekommenderade modellen. Skapa agent. PaperOffice läser nu exempeldokumentet helt: textigenkänning, fält, komplettering. Det tar en stund, så jag spolar framåt. Det här är agentredigeraren. Till vänster finns exempeldokumentet, och till höger visas först analysen: vilken typ av dokument det är och vad mallen hittade i det.

Kapitel 3: Definiera fälten

Med Fortsätt och granska detekterade fält går vi vidare till fälten. PaperOffice startar direkt en första testkörning med exempeldokumentet. Varje fält visar det värde som hittats, och bredvid det ett litet utdrag ur dokumentet, så att du med en gång ser var det kommer ifrån. Expandera ett fält för att se dess prompt, som är en kort instruktion till AI:n om var den ska hitta vad. Du kan redigera den texten direkt här. Överst i redigeraren ser du modellen. Mallen rekommenderar Basic Pro Max, textigenkänning utan bildanalys. Eftersom vi även får mobilfoton och skanningar med fläckar väljer vi Premium Pro Max: den granskar dessutom sidans bild och läser därmed även svåra skanningar. För betalningen behöver vi fler fält. Nytt fält: etiketten IBAN, plus en teknisk nyckel, och för fälttyp finns en särskild fälttyp för IBAN. I prompten står det var IBAN finns. I samma dialog anger du vilka sidor som ska sökas igenom och hur värdet valideras, med ett mönster eller en lista över tillåtna värden. IBAN är ett obligatoriskt fält. Saknas det i ett dokument markerar PaperOffice fältet som saknas, och du hittar dokumentet med filtret Manuell granskning krävs. En granskningsuppgift för ditt team skapas när du konfigurerar en HITL-agent för detta. Därefter kommer förfallodatum, av typen Datum. Här räcker Granskningsmeddelande — mjuk HITL om det någon gång saknas. Efter varje ändring testar du agenten igen; först därefter kan du spara den. Och nu visas även de nya fälten.

Kapitel 4: Testa tillförlitligheten och spara

Ger agenten alltid samma resultat? För det finns flertestet. Vi låter det köra fem gånger. En körning räknas som lyckad först när varje fält har ett värde. Efter fem lyckade körningar står det: Produktion: säker. Under Utdata och granskning kan du ställa in hur värdena skrivs och när en person behöver kontrollera dem. På fliken Extraherade data kan du se resultaten från testkörningarna som träd, JSON eller tabell och ladda ner dem. Och med Exportera som delbar mall skickar du vidare agenten som en fil. Ett annat team importerar den sedan i mallkatalogen. Spara nu. Agenten heter ”Supplier invoices” och är direkt aktiv.

Kapitel 5: Tilldela agenten till en dokumenttyp

För att agenten ska köras automatiskt i framtiden kopplar vi den till en dokumenttyp. Under Dokumenttyper öppnar vi typen Faktura. På fliken Standard IDP Agent väljer vi Supplier invoices och sparar. Från och med nu gäller följande: om AI-DMS-bearbetningen känner igen ett nytt dokument som en faktura köar PaperOffice automatiskt agenten, i varje Workspace med AI-DMS.

Kapitel 6: En ny faktura läses automatiskt

Nu provar vi. En ny faktura kommer in, den här gången från Iberica i Bilbao, på spanska. Förresten: i uppladdningsdialogen kan du även direkt välja en agent för just de här dokumenten. Här låter vi PaperOffice avgöra själv. Först känner AI-DMS-bearbetningen igen fakturatypen, och sedan körs vår agent. Jag spolar framåt. Här är resultatet: samma tio fält som för Veldtmann, trots att fakturan är på spanska. Pedido cliente blir inköpsordernummer, Vencimiento blir förfallodatum, och den spanska IBAN:en hamnar i fältet IBAN.

Kapitel 7: Befintliga dokument i ett svep

Och hur är det med de fem fakturor som redan fanns i Workspace? Tilldelningen gäller inte dem i efterhand. Vi bearbetar dem i ett svep: markera alla, sedan Åtgärder, Agenter och arbetsflöden, IDP, Använd befintlig agent. Välj en agent och starta IDP Agent. PaperOffice köar alla dokument och bearbetar dem i bakgrunden. Du ser statusen under Bearbetning. Jag spolar framåt.

Kapitel 8: Granska resultaten

I dokumentet självt finns värdena under Datafält, och varje fält åtföljs av ett litet utdrag ur dokumentet. Här är fakturan som någon fotograferade med mobiltelefonen. Alla fält finns även här, och när du håller muspekaren över dem hoppar vyn till källplatsen. Om ett värde är felaktigt kan du ändra det direkt i fältet, och PaperOffice sparar direkt. För ett enskilt dokument finns en knapp Tillämpa agent högst upp här. Och fraktfakturan med kaffefläcken: fakturanummer, inköpsreferens, belopp och den brittiska IBAN:en är korrekta.

Kapitel 9: Exportera till Excel

Slutligen listan för redovisningen: markera alla fakturor, sedan Åtgärder, Dela och exportera, Exportera data. Som kolumner väljer vi fälten i vår agent, i Excel-format. Varje faktura står på en egen rad i filen, med samma kolumner. Och nu sticker något ut: tre fakturor från Veldtmann hänvisar till samma tyska IBAN, medan den fjärde anger ett konto i Litauen. Hur PaperOffice automatiskt kontrollerar och stoppar detta visas i avsnittet Granskning och karantän. Sammanfattningsvis: en IDP Agent är din egen extraheringsinställning för återkommande dokument. Du börjar med ett exempeldokument och en mall, lägger till de fält du behöver och testar tills agenten levererar tillförlitligt. Kopplad till en dokumenttyp körs den automatiskt för varje nytt dokument, medan befintliga dokument bearbetas i ett svep. Du granskar varje värde vid dess källplats, och med en export hamnar allt i Excel. Vår n8n-video visar hur du anropar en IDP Agent från din egen programvara eller från n8n. Nästa video handlar om Workflow Agents. Tills nästa gång i PaperOffice AI Academy.