Funktionsöversikt: Dokumenttyper

Betydelse

Tänk dig en faktura som anländer i PaperOffice utan någon etikett. Det är bara en fil — svår att hitta, svår att dirigera och lätt att tappa bort i vardagsarbetet.

Med dokumenttypen Faktura vet PaperOffice vad det är. Team kan söka efter den med trygghet, agenter kan extrahera rätt fält, och arbetsflöden kan dirigera den till rätt process utan att behöva gissa utifrån filnamnet.

Samma princip gäller för avtal, leveransunderlag, offerter och kvitton. Varje dokumenttyp har en tydlig betydelse i vardagen — inte bara ett filnamn som ligger lagrat utan sammanhang för människor eller automatisering.

Den etiketten är utgångspunkten för allt som följer i Document AI.

Varför

Här är varför det spelar roll i vardagsarbetet.

En fakturatyp hjälper till att känna igen leverantör, belopp och förfallodatum, så att checkar och betalningsförberedelser kan starta automatiskt istället för att börja från en tom fil.

En kontraktstyp kan utlösa andra regler än en leveranslapp. Godkännanden, kvarhållning och uppföljningssteg förblir i linje med det verkliga dokumentet och inte med en generisk uppladdning.

Och kvarhållning kan förberedas per kategori — till exempel längre förvaring av fakturor än av utkast — så att policy följer med typen från det ögonblick dokumentet klassificeras och lagras.

Idp-agent

I dokumenttypredigeraren kan en standard IDP Agent bindas direkt till typen.

När AI-DMS automatiskt har identifierat typen — till exempel faktura — köas denna agent utöver Workspace-pipelinen, med deduplicering så att samma agent inte körs två gånger för ett och samma dokument.

Klassificering och extrahering fungerar som en enda flödesprocess: AI-DMS identifierar dokumenttypen, och den kopplade IDP Agent startas utan manuell överlämning från användaren eller ett separat utlösande steg.

IDP-funktioner

En IDP Agent gör mycket mer än att bara fästa en etikett på en fil.

Den kan extrahera målinriktad data från sidan — leverantörsnamn, belopp, datum, radposter, skatte-ID:n och andra fält som är specifikt konfigurerade för den dokumenttypen.

Den kan utföra visuella kontroller: bekräfta att viktiga områden finns tillgängliga, markera fält på sidan och stödja granskning när något verkar ofullständigt, saknas eller är osäkert.

Den kan validera värden mot affärsregler, förbereda granskning med människan i loopen när tillförlitligheten är låg, och överföra strukturerade resultat till nästa arbetsflödessteg utan att data behöver skrivas in på nytt.

Så agenten omvandlar igenkänning till användbar data — redo för vidarebefordran, kontroller, godkännanden och automatisering inom hela organisationen.

Kopplade till en dokumenttyp startar dessa funktioner automatiskt efter AI-DMS-igenkänning.

Systemets egen

Börja med systemtyper — färdigformade etiketter för vanliga arbetsuppgifter som fakturor och avtal som team redan känner igen på olika håll.

Skapa en egen typ endast när affärsprocessen är verkligen annorlunda — till exempel ett kliniskt formulär, en tullförpackning eller ett internt godkännandepaket som kräver sin egen betydelse och regler.

Filtrera efter region så att katalogen matchar jurisdiktionen utan att blanda ihop juridiska krav från andra regioner i samma lista.

Skapa

För att skapa en ny dokumenttyp, öppna Dokumenttyper och välj Ny dokumenttyp.

Ange ett tydligt visningsnamn, en kort beskrivning för användare i listor och verktygstips samt ett AI-hjälpmedel som förklarar hur klassificeraren ska känna igen denna typ — vanligtvis på engelska, med typiska egenskaper och hur man skiljer liknande dokument åt.

Ange den jurisdiktion där typen gäller. Bind valfritt en standard IDP Agent så att extrahering och visuella kontroller startar efter AI-DMS-igenkänning. Konservera när dokument av denna typ måste bära en WORM-bevarandereglering eller bevaranderegler för efterlevnad.

Spara typen. Den visas i katalogen och kan användas omedelbart i klassificering och automatisering — utan att behöva bygga om hela processen från grunden.

Använd endast denna väg när den affärsmässiga betydelsen är verkligen ny — inte för varje mindre namnförändring.

Behållande

En dokumenttyp kan överföra en behållanderegel till verkliga dokument så snart de har klassificerats.

När en faktura laddas upp eller känns igen kan den regeln tillämpas — inklusive WORM-skydd (Write Once, Read Many) under den erforderliga perioden så att filerna förblir oförändrade tills behållandeperioden löpt ut.

Bekräfta alltid de juridiska grunderna med experter innan genomförande. PaperOffice hjälper till att förbereda behållande på typnivå, men ersätter inte professionell juridisk eller efterlevnadsrådgivning för din organisation.

Avsnitt

Bläddra i katalogen, prova att söka efter ‘Faktura’ och börja med systemtyper som redan matchar ditt dagliga arbete.

Binda en standard IDP Agent så att extraktion, visuella kontroller och validering följer automatiskt AI-DMS-igenkänningen.

Skapa en egen typ endast för en verklig affärsmässig skillnad, konfigurera behållning noggrant och låt sedan klassificering och automatisering fungera med tydlig mening.

Så här gör dokumenttyperna att dagliga filer förblir begripliga i PaperOffice AI — från den första uppladdningen till långsiktig behållning.