Hitta och ordna: Hitta varje dokument på några sekunder

Ställ frågor i stället för att söka

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. Den här filmen handlar om att hitta och ordna: hur du kan hitta varje dokument på några sekunder utan att behöva underhålla mappstrukturer. Först resultatet. Vi ställer helt enkelt frågan: Vilka fakturor skickade Veldtmann? PaperOffice förstår frågan, hittar de relevanta dokumenten och markerar exakt var svaret finns i dokumentet. Allt är ändå välordnat: i virtuella mappar som AI:n föreslår själv och med kopplingar mellan dokument och leverantörer. Så här går vi tillväga: först sökningen, sedan sökningen efter innebörd, nummer och belopp, filter och grupper, virtuella mappar, dokumenttyper, anslutningar och till sist tidslinjen och versionerna.

Sök

Du söker i sökrutan överst. Till vänster växlar du mellan Fråga agent och Sök. Vi stannar vid Sök och söker här i den här Workspace efter Veldtmann. PaperOffice söker samtidigt på fyra ställen: i filnamnet och datafälten, i den igenkända texten, i de igenkända företagen, personerna och beloppen samt efter innebörd. Resultatet blir en enda lista. Allra överst ser du den bästa träffen. Relevansindikatorn visar varifrån ett resultat kommer och hur väl det passar din sökning. Öppnar du ett resultat, hoppar förhandsgranskningen till träffens plats och markerar den i dokumentet. Med pilarna går du till nästa träff och navigerar genom alla förekomster. Med ett enda klick söker du inte bara i Workspace utan i alla Workspaces. Och dina senaste sökningar finns alltid till hands.

Sök efter innebörd

Du behöver inte veta vilket ord som står i dokumentet. Ställ bara en fråga, till exempel: Vilka avtal förnyas automatiskt och vad är uppsägningstiden? Du hittar de relevanta avtalen, även om de använder helt andra formuleringar. Relevansindikatorn visar att det är träffar baserade på innebörd. Tumregeln: ett eller två nyckelord söks bokstavligt och blixtsnabbt av PaperOffice. Hela meningar och frågor förstås utifrån sin innebörd. Sökning efter innebörd finns i Workspaces med nivån AI-DMS Premium eller högre. Du väljer nivån individuellt för varje Workspace.

Nummer och belopp

Du kan söka direkt efter nummer: ett fakturanummer, ett inköpsordernummer eller ett följesedelsnummer, precis så som de står i dokumentet. PaperOffice känner igen ett belopp med tusentalsavskiljare och valuta som just ett belopp. Så kan du direkt hitta alla dokument som hör till processen för 18 500 euro: beställning, faktura och betalning. Och om du anger en IBAN utan mellanslag visas varje dokument som innehåller det bankkontonumret. Det är särskilt praktiskt om en leverantör plötsligt skickar nya kontouppgifter.

Filtrera och gruppera

Filter begränsar listan. Vi visar bara fakturor som har lagts till under de senaste 30 dagarna. Ännu snabbare: klicka på ett värde i listan, till exempel en dokumenttyp eller ett nyckelord, för att filtrera listan därefter. Gruppering ordnar om listan, till exempel efter avsändare. Så ser du i en blick vilka dokument som kommer från vilken leverantör. Du kan spara en kombination som du ofta behöver som vy. Och med ett klick återställer du alla filter.

Virtuella mappar

Om du hellre tänker i mappar kan du slå på mappvyn. Ingen skapar mappar manuellt: vid bearbetningen föreslår AI:n lämpliga lagringsvägar för varje dokument och integrerar dem i din befintliga struktur. I dokumentet ser du förslagen under Lagringsvägar. Du kan lägga till fler vägar, till exempel en mapp för årsbokslutet. Det fina är att mapparna är virtuella. Ett dokument kan ligga i flera mappar samtidigt utan att kopieras.

Dokumenttyper

AI:n identifierar automatiskt dokumenttypen: faktura, följesedel, avtal och många fler. Du ser listan under Dokumenttyper. Saknar du en typ skapar du en, till exempel Underhållsrapport. Med en kort instruktion till AI:n beskriver du hur den ska känna igen denna typ. Om typen för klassificering är aktiv tilldelar AI:n från och med då automatiskt nya dokument till den. Vilken agent som läser data ur den visar vi i filmen om IDP Agents.

Anslutningar

Varje dokument vet vem det handlar med. Under Anslutningar hittar du affärspartnern som AI:n identifierat från brevhuvudet. Du kan länka dokument genom att dra dem till varandra, till exempel dra följesedeln till fakturan och välja ”Tillhör” som typ av anslutning. Från och med då kan du direkt växla mellan det ena dokumentet och det andra. Och under Organisationer ser du varje leverantör med alla dess dokument i samtliga Workspaces.

Tidslinje och versioner

Tidslinjen ordnar dokument efter datum, till exempel efter förfallodatum. Så ser du vad som kommer den här månaden. Ändras ett avtal laddar du upp tillägget som en ny version. Dokumentet förblir detsamma, med alla anslutningar intakta, och den tidigare versionen bevaras. Jämför versioner visar hur lika två versioner är, vilka sidor som har ändrats och sammanfattar ändringarna i några meningar. Och om den gamla versionen i själva verket var den rätta kan du återställa den som en ny version. Ingenting går förlorat.

Sammanfattning

Det var att hitta och ordna: en sökning efter allt, frågor i stället för nyckelord, filter och grupper, virtuella mappar, egna dokumenttyper, anslutningar, tidslinje och versioner. I nästa avsnitt tittar vi på IDP Agents och hur du kan dela dokument säkert via webbläsaren och per telefon. Tills nästa gång i PaperOffice AI Academy.