Skapa Workspaces: Standard, Business, Compliance

Låt oss komma igång. I översikten över Workspaces klickar jag på Skapa ny Workspace. En Workspace fungerar som ett dedikerat arkiv, till exempel för ett företag, ett projekt eller en kund. Jag döper den till Northstar Industrial och väljer typen: Företag. Bearbetningsspråket ställs in på engelska. AI:n kommer att använda detta språk senare för sammanfattningar, namn och fält. För lagringsplatsen kan du välja mellan PaperOffice EU Datacenter eller din egen lagring, BYOS (Bring Your Own Storage). Dina filer lagras då på din egen server eller NAS, som du har konfigurerat i förväg under Connectors. Viktigt: lagringsplatsen kan inte ändras efter att skapandet har genomförts. I fliken för Workspace-typ handlar det om skydd och bevisföring. Det finns tre nivåer. Standard är inträdsnivån: lagra och hitta. Business är avsedd för dagligt arbete: dela, skydda, återställa. Detta är vårt rekommenderade alternativ, och endast Workspaces av typen Business kan delas externt. Compliance är den högsta nivån, för bevisföring och revisionsberedskap, till exempel vid strikta krav på dokumenthantering. Compliance kostar extra, stöder inte egen lagring och kan inte delas externt. Uppgradering är möjlig när som helst; nedgradering är inte möjlig. I fliken AI-DMS definierar du hur noggrant AI:n förstår dina dokument. Endast lagring, utan AI, lämpar sig för rent arkivering. Du kan fortfarande bearbeta filerna senare. Basic gör ditt arkiv sökbart: textigenkänning, klassificering och nyckelord. Premium är det bästa standardalternativet för affärsdokument, med semantisk sökning, affärsfält och relationer. Ultra extraherar det maximala: tabeller, formulär och bilder läses in, dokument länkas samman och varje dokument genomgår en säkerhetskontroll. För vår demo använder jag Ultra. Under Dokumenttyp väljer jag Automatisk igenkänning. AI:n tilldelar då varje dokument rätt typ, såsom faktura, leveransunderlag eller avtal. Under Åtkomstsäkring kan du ytterligare skydda en Workspace med ett lösenord, en SMS-kod eller fyraögonprincipen. För vår demo hoppar vi över detta. Och under Delning kan du senare dela Workspace externt: via e-post för åtkomst i webbläsaren, eller via telefon. Jag visar dig detta i detalj om ett ögonblick. Jag sparar, kontrollerar sammanfattningen och skapar Workspace.