Kom igång med PaperOffice AI: Workspace, dokument, agent och sökning

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. Idag kommer vi att gå igenom de första stegen: Vi skapar en Workspace, laddar upp dokument och undersöker vad AI:n gör med dem. Därefter lokaler vi dokument igen, ställer frågor till agenten, delar Workspace även via telefon och kopplar samman PaperOffice med Claude. Det enda du behöver för detta är en webbläsare. För att klargöra i förväg: PaperOffice AI är ett dokumenthanteringssystem som förstår dina dokument. Det körs i webbläsaren, som en app på din mobiltelefon och via ett gränssnitt. Dina dokument lagras i Workspaces, till exempel ett per företag, projekt eller kund. Och AI:n läser varje dokument: den identifierar typen, tilldelar ett beskrivande namn, nyckelord och en sammanfattning. Dessutom finns det en agent som du kan ställa frågor om dina dokument till, en sökfunktion som hittar innehåll, möjligheter till extern delning och anslutningen till Claude.

Kom igång: Guiden

Efter inloggningen hamnar du på din översiktssida: uppgifter, aviseringar, några snabba verktyg och vägen till Claude och ChatGPT. Till vänster ser du alla områden i appen. I början kommer du främst att behöva Document AI: Här finns dina Workspaces och dokument. Överst hittar du agent- och sökfunktionen. Båda är tillgängliga från valfri sida. Och genom din profil kan du komma åt Hjälp och Lärande: för den introducerande guiden, Problemlösaren och support. Dina lärenheter visas också högst upp.

Steg 1: Skapa en Workspace

Låt oss komma igång. I översikten över Workspaces klickar jag på Skapa ny Workspace. En Workspace fungerar som ett dedikerat arkiv, till exempel för ett företag, ett projekt eller en kund. Jag döper den till Northstar Industrial och väljer typen: Företag. Bearbetningsspråket är inställt på engelska. AI:n kommer att använda detta språk senare för sammanfattningar, namn och fält. För lagringsplatsen kan du välja mellan PaperOffice EU Datacenter eller din egen lagring, BYOS (Bring Your Own Storage). Dina filer lagras då på din egen server eller NAS, som du har satt upp i förväg under Connectors. Viktigt: lagringsplatsen kan inte ändras efter skapandet. I fliken för Workspace-typ handlar det om skydd och bevisföring. Det finns tre nivåer. Standard är inträdsnivån: lagra och hitta. Business är avsedd för dagligt arbete: dela, skydda, återställa. Detta är vårt rekommenderade alternativ, och endast Workspaces av typen Business kan delas externt. Compliance är den högsta nivån, för bevisföring och revisionsberedskap, till exempel vid strikta krav på dokumenthanteringstid. Compliance kostar extra, stöder inte egen lagring och kan inte delas externt. Uppgradering är möjlig när som helst; nedgradering är det inte. I fliken AI-DMS definierar du hur noggrant AI:n förstår dina dokument. Endast lagring, utan AI, lämpar sig för rent arkivering. Du kan fortfarande bearbeta filerna senare. Basic gör ditt arkiv sökbar: textigenkänning, klassificering och nyckelord. Premium är det bästa standardalternativet för affärsdokument, med semantisk sökning, affärsfält och relationer. Ultra extraherar maximum: tabeller, formulär och bilder läses in, dokument länkas ihop och varje dokument genomgår en säkerhetskontroll. För vår demo använder jag Ultra. Under Dokumenttyp väljer jag Automatisk igenkänning. AI:n tilldelar då varje dokument rätt typ, såsom faktura, leveransunderlag eller avtal. Under Åtkomstskydd kan du ytterligare säkra en Workspace med ett lösenord, en SMS-kod eller fyraögonprincipen. För vår demo hoppar vi över detta. Och under Delning kan du senare dela Workspace externt: via e-post för åtkomst i webbläsaren, eller via telefon. Jag visar dig detta i detalj om ett ögonblick. Jag sparar, kontrollerar sammanfattningen och skapar Workspace.

Steg 2: Ladda upp dokument

Den nya Workspace är fortfarande tom. Jag öppnar den och klickar på Lägg till dokument. Jag väljer filerna här: dokumenten från vårt demo-företag Northstar, inklusive fakturor, leveransunderlag, avtal och bankutdrag, samt skanningar och mobiltelefonbilder. Filerna laddas upp och AI:n börjar läsa omedelbart. Vid många dokument tar detta en stund, så jag hoppa över tiden. Uppladdning är bara ett alternativ. Dokument kan också importeras från mobila enheter, direkt från skannrar, via skärmdumpar eller webbplatser, och hela mappar kan bearbetas samtidigt med hjälp av bulkimporten.

Steg 3: Resultat, agent och sökning

Så här ser resultatet ut. Filerna har tilldelats beskrivande namn, tillsammans med titlar och korta sammanfattningar. Dessutom visas dokumenttyper och nyckelord. Allt detta har genererats av AI:n. Nu frågar jag agenten. Till exempel: Vad hände i projekt X200 för Norvexa? Agenten söker i Workspace, läser de relevanta dokumenten och svarar i fullständiga meningar: leverans, störning och godkännande i september. Och den citerar sina källor, som jag kan öppna direkt. Sökningen hittar inte bara filnamn, utan även innehåll. Jag letar efter: uppsägningstid. Där är det: ändringen av master service agreement med Norvexa. Termen finns inte i filnamnet utan i innehållet, och sökningen hittar den ändå.

Steg 4: Ett dokument i detalj

Låt oss öppna ett dokument: kreditfakturan från Veldtmann för niohundrafemtio euro. Till vänster ser du originalet; till höger allt som PaperOffice AI har gjort av det. Omslagsidan visar titel och sammanfattning, en anteckning om att du kan göra dokumentet revisionsäkert, och Workspace det befinner sig i. Under Egenskaper hittar du status, namn, dokumenttyp och nyckelord. Datafälten innehåller allt som AI:n har extraherat, här radposten med kvantitet och pris. Med ett klick kopierar du det till Excel. Under Aktiviteter kan du skapa anteckningar och uppgifter för dokumentet. Revisionen visar säkerhetskontrollen från Ultra, med tolv kontroller, inklusive de på beräkningsvärden och skatter. Allt är i ordning här. Revisioner loggar varje ändring så snart du gör dokumentet revisionsäkert. Och Anslutningar visar vad dokumentet är länkat till, till exempel affärspartnern Veldtmann.

Delning via telefon: Skapa en telefonagent

Nu till min favoritdel: delning via telefon. Tänk dig att din skatterådgivare snabbt behöver information från dina register. De ringer helt enkelt och frågar. Ingen app och ingen inloggning. För att göra detta, skapa en telefonsagent under Conversation AI. Jag döper den till Northstar Phone Sharing och väljer rollen: Skyddad agent. Det innebär att uppringare måste verifiera sig med sitt mobilnummer och PIN-kod. Under Telephony aktiverar jag alternativet för inringning. PaperOffice tillhandahåller ett inringningsnummer per land; jag väljer Tyskland. Under Agent kan du ange språk, röst och hälsning samt beskriva hur agenten ska bete sig. Och under Knowledge bestämmer du vilken Workspaces den får komma åt. Jag tillåter endast vår Northstar Workspace och sparar.

Delning via telefon: Konfigurera delningen

Nu själva delningen. I Workspace, under Redigera, fliken Delning, Ny extern delning. Som kanal väljer jag Telefon. Agenten är redan vald. Jag anger min kontakts mobilnummer och en PIN-kod; båda är suddade i videon. Under Leverans lägger jag till en e-postadress för fall att uppringaren vill få dokument skickade till sig. Under Röst anger du språk och röst. Under Agent kan du ge telefonsagenten ytterligare instruktioner för denna delning. Delningen är giltig i trettio dagar. Spara och aktivera delningen. Och så här låter det. Uppringaren ringer till åtkomstnumret, anger sin PIN-kod och ställer sina frågor. Låt oss lyssna in.

(Samtalet i sig finns i undertexterna.)

Svaren kom direkt från dokumenten i Workspace, med belopp, datum och förfallodatum, och agenten rättade det missförstådda namnet automatiskt. Den vet endast vad som finns i denna Workspace.

Claude: Konfigurera PaperOffice

Till sist en titt framåt: PaperOffice AI kan kopplas till Claude. Under din profil hittar du Inställningar för PaperOffice. Här kopplar du den mobila appen och Claude. I Claude lägger du till PaperOffice under Inställningar > Connectors och kopplar ditt konto en gång. Därefter kommer Claude att arbeta med dina dokument, alltid endast med dina behörigheter. Fråga till exempel Claude vilka fakturor från Veldtmann som finns i Workspace. Claude söker igenom PaperOffice och svarar med fakturanummer, datum och belopp. Sammanfattningsvis: skapa en Workspace, ladda upp dokument och AI:n gör resten. Den förstår varje dokument, agenten svarar på dina frågor, sökningen hittar innehåll istället för bara filnamn, och delning fungerar i webbläsaren eller via telefon. De kommande videorna kommer att täcka säkerhetskontroller med karantän, delning via webbläsare och telefon samt att hitta och organisera filer. Tack för att du tittade, och ses nästa gång i PaperOffice AI Academy.