Udostępnianie dokumentów: przez link w przeglądarce i przez telefon

Najpierw wynik: Udostępnione przez przeglądarkę i telefon

Dzień dobry i witamy w Akademii PaperOffice AI. Ten film dotyczy udostępniania: jak bezpiecznie udostępniać dokumenty przez link w przeglądarce lub przez telefon. Najpierw wynik. Nasz księgowy widzi Workspace Accountant 2026 na własnym koncie PaperOffice, z dokładnie tymi dokumentami, które udostępniliśmy. A gdy jest w podróży, może zadzwonić, zalogować się kodem PIN i uzyskać informacje bezpośrednio z dokumentacji. Poprowadzimy Państwa krok po kroku przez: przygotowanie Workspace, udostępnianie przez e-mail i sposób, w jaki odbiorca je akceptuje, agenta telefonicznego, udostępnianie telefoniczne, wykonywanie połączenia, zarządzanie udostępnieniami i ich cofanie oraz na koniec kilka praktycznych wskazówek.

Rozdział 1: Przygotowanie Workspace

Cały Workspace jest zawsze udostępniany w całości. Dlatego tworzymy osobny dla naszego księgowego i umieszczamy w nim tylko te dokumenty, które powinien widzieć. Udostępnienia są dostępne wyłącznie dla Workspace typu Business. Dla naszego przykładu wystarczy sześć dokumentów: faktury, nota kredytowa i dowód dostawy. Wszystko, co później trafi do tego Workspace, będzie automatycznie widoczne dla odbiorcy.

Rozdział 2: Udostępnianie przez e-mail

Udostępnianie konfiguruje się bezpośrednio w Workspace: Edytuj, następnie zakładka Udostępnianie, a potem Nowe udostępnienie zewnętrzne. Jako kanał wybieramy e-mail. Następnie podajemy adres e-mail księgowego. Za pomocą tego pola wyboru zaproszenie może zaakceptować wyłącznie konto PaperOffice z dokładnie tym adresem; samo przekazanie linku nie wystarcza. Przy dostępie do dokumentów określa się, co odbiorca może robić: tylko Podgląd + Pobierz albo dodatkowo Podgląd + Pobierz + Prześlij. Ponieważ nasz księgowy musi mieć możliwość odsyłania nam dokumentów, zezwalamy na przesyłanie. Decydują Państwo także o tym, jak długo udostępnienie pozostaje ważne: bez daty wygaśnięcia, na 7, 30 lub 90 dni albo na rok. Na roczne zamknięcie wystarczy nam 30 dni. Zapisujemy — i gotowe. Udostępnienie jest teraz na liście jako oczekujące, dopóki księgowy nie zaakceptuje zaproszenia.

Rozdział 3: Odbiorca akceptuje

Księgowy otrzymuje wiadomość e-mail: zaproszenie do Workspace Accountant 2026 z przyciskiem Zaakceptuj zaproszenie. Jeśli jest zalogowany na własnym koncie PaperOffice, wystarczy jedno kliknięcie, aby przyznać dostęp. Potrzebuje więc własnego konta, ale nie kodu PIN do udostępniania. Od tej chwili udostępniony Workspace pojawi się na jego koncie, wyraźnie oznaczony. Może przeglądać dokumenty wraz ze wszystkimi wyodrębnionymi danymi i pobierać je w zakresie uprawnień nadanych przez Państwa. Ponieważ zezwoliliśmy na przesyłanie, nasz księgowy może także odesłać nam coś, na przykład fakturę, która została wysłana bezpośrednio do niego. Przeciąga ją do udostępnionego Workspace i gotowe. A co z nami? Faktura znajduje się teraz w naszym Workspace Accountant 2026 i jest przetwarzana tak samo jak każdy inny dokument. Nikt nie musi wysyłać niczego tam i z powrotem e-mailem.

Rozdział 4: Utworzenie agenta telefonicznego

Do udostępniania przez telefon potrzebny jest agent telefoniczny. W sekcji Conversation AI tworzymy nowego agenta rozmowy i nadajemy mu nazwę Northstar Phone Share. Warto zwrócić uwagę na rolę: Agent chroniony. Dzwoniący muszą się wtedy zalogować, zanim agent będzie mógł udostępnić im cokolwiek z Państwa dokumentów. W sekcji Telefonia aktywują Państwo agenta i wybierają kraj. PaperOffice zapewnia w tym celu numer telefonu. Aby to zrobić, wybierają Państwo język i głos agenta. W polu „Jak powinien zachowywać się agent?” opisują Państwo własnymi słowami jego zadanie, ton i jasne granice. Nasz agent powinien odpowiadać na pytania dotyczące dokumentów w sposób przyjazny i zwięzły, zawsze podając kwoty wraz z walutą. W sekcji Baza wiedzy określają Państwo, z których Workspace agent może czerpać odpowiedzi — tutaj tylko z Accountant 2026.

Rozdział 5: Konfiguracja udostępnienia telefonicznego

Teraz przechodzimy do samego udostępnienia, ponownie w Workspace: Nowe udostępnienie zewnętrzne, tym razem przez kanał telefoniczny. Agent jest już wpisany. Wpisują Państwo numer telefonu komórkowego księgowego oraz PIN składający się z 4–6 cyfr. Do dokumentów ma dostęp wyłącznie osoba, która dzwoni z tego numeru i zna PIN. Oba te dane są w filmie zamazane ze względów prywatności. Jeśli dzwoniący potrzebuje dokumentu, PaperOffice wysyła go na ten stały adres e-mail: jako link do chronionego hasłem pliku PDF, przy czym hasło znajduje się w tej samej wiadomości. Dzwoniący nie może przez telefon podać żadnego innego adresu. Jeśli ktoś dzwoni z nieznanego lub anonimowego numeru, trafi do recepcji bez dostępu do dokumentów. A po 3 nieprawidłowych kodach PIN udostępnianie zostaje zablokowane na 15 minut.

Rozdział 6: Połączenie

Tak to brzmi przez telefon. Księgowy dzwoni pod ten numer, wpisuje swój PIN i po prostu pyta.

Symulowana rozmowa:

Agent telefoniczny: Witamy w PaperOffice AI. Aby się zalogować, proszę wprowadzić PIN i nacisnąć klawisz krzyżyka. Aby połączyć się z recepcją, proszę nacisnąć klawisz gwiazdki.

Księgowy: (wpisanie PIN)

Agent telefoniczny: PIN potwierdzony. Proszę chwilę poczekać.

Agent telefoniczny: Mają Państwo dostęp do Workspace „Accountant 2026”. Czego mam poszukać w archiwum?

Księgowy: Które faktury Veldtmann miały termin płatności we wrześniu?

Agent telefoniczny: Dwie: jedna na kwotę 2 850 € z terminem płatności 6 września oraz druga na kwotę 47 500 € z terminem płatności 18 września.

Księgowy: Ile jeszcze pozostaje do zapłaty z faktury na 47 500 euro?

Agent telefoniczny: Jest nota kredytowa z 21 sierpnia na kwotę 950 € dotycząca tej faktury. Do zapłaty pozostaje jeszcze 46 550 €.

Agent telefoniczny: Czy mam wysłać dokument na Państwa adres e-mail?

Księgowy: Tak, proszę.

Agent telefoniczny: Dokument został wysłany na Państwa skonfigurowany adres e-mail.

Księgowy: Dziękuję, to wszystko.

Agent przeszukuje udostępniony Workspace i odpowiada na podstawie dokumentów: podaje terminy płatności z obu faktur oraz pozostającą do zapłaty kwotę z noty kredytowej. W trakcie tego połączenia nie ma dostępu do innych Workspace. Na prośbę dzwoniącego agent wysyła dokument jako chroniony plik PDF na zapisany adres e-mail.

Rozdział 7: Zarządzanie udostępnieniami i ich cofanie

W przeglądzie Workspace można śledzić wszystko: w sekcji Opcje widać, ile Workspace Państwo sami udostępniają i ile udostępniają Państwu inni. Udostępnienia danego Workspace są wyświetlane w zakładce Udostępnianie: kto ma dostęp, przez jaki kanał i do kiedy. Przy pomocy Akcji można zmieniać uprawnienia dostępu, na przykład ustalić, czy odbiorca może przesyłać pliki. A gdy współpraca się kończy, udostępnienie należy cofnąć. Działa to natychmiast: Workspace znika z widoku odbiorcy, a kolejne połączenie trafia do recepcji. Tak wygląda to później u księgowego: Workspace zniknął z jego konta, a dokumenty nie są już dostępne.

Rozdział 8: Wskazówki z praktyki

Na koniec cztery praktyczne wskazówki. Po pierwsze: jeden Workspace na odbiorcę i cel. Dzięki temu każdy widzi tylko to, co powinien, a udostępnienie można cofnąć bez zakłócania pracy innym. Po drugie: dla każdego udostępnienia należy ustawić datę wygaśnięcia. Bez niej udostępnienie będzie trwać bezterminowo, nawet gdy nie jest już potrzebne. Po trzecie: PIN do udostępnienia telefonicznego należy przekazać innym kanałem niż numer telefonu, najlepiej osobiście. A po czwarte: regularnie należy sprawdzać listę aktywnych udostępnień i cofać te, które nie są już potrzebne. Podsumowując: należy utworzyć osobny Workspace dla każdego odbiorcy. Udostępnia się go przez e-mail użytkownikowi z kontem PaperOffice, wraz z uprawnieniami i okresem ważności. Odbiorca loguje się przez telefon, podając swój numer telefonu i PIN, a następnie po prostu zadaje swoje pytanie. A każde udostępnienie można w dowolnym momencie zmienić lub cofnąć. Do zobaczenia następnym razem w Akademii PaperOffice AI.