Bezpieczne przechowywanie z zachowaniem integralności danych i zabezpieczenie prawne

Dla dokumentów, które należy zachować, służy bezpieczne przechowywanie z zachowaniem integralności danych. Nad dokumentem widnieje informacja: nie jest zabezpieczony rewizyjnie. Aktywację przeprowadza się w zakładce Rewizje: należy wybrać kraj i typ dokumentu, co określa okres retencji (w tym przypadku sześć lat dla brytyjskiego dowodu VAT). Proces rozpoczyna się natychmiast, a PaperOffice wyświetla obliczoną datę zakończenia. Od tego momentu dokument jest przechowywany w sposób niezmienny i nie można go usunąć ani przenieść do momentu zakończenia okresu retencji. PaperOffice loguje wszystkie zmiany w dokumencie, co jest zabezpieczone przed manipulacją, w zakładce Rewizje. Rozwiązanie to jest nieodwracalne z założenia. W dowolnym momencie można utworzyć certyfikat zgodności: plik PDF zawierający dowód integralności, kod QR oraz publiczny link weryfikacyjny. W trakcie trwania sporu prawnego lub kontroli podatkowej administrator może dodatkowo ustawić zabezpieczenie prawne za pośrednictwem API, np. z własnego przepływu pracy. Dokument natychmiast wyświetli tę informację i pozostanie w retencji po upływie terminu do momentu zdjęcia zabezpieczenia. Podsumowując: dla ważnych dokumentów należy wybrać AI-DMS Ultra, a system audytu sprawdza każdy dokument pod kątem dwunastu kontroli. Krytyczne wnioski powodują natychmiastowe przeniesienie dokumentu do kwarantanny, z możliwością zwolnienia wyłącznie przez administratora po weryfikacji. PaperOffice odczytuje również słabe skany, umożliwiając weryfikację każdej wartości u źródła, automatycznie raportuje duplikaty i zapewnia bezpieczne przechowywanie ważnych dokumentów. Do zobaczenia w kolejnym odcinku Akademii PaperOffice AI.