Specjalni agenci: oddzielaj skany partii, odczytuj pismo odręczne, wykrywaj manipulacje, zakrywaj dane

Najpierw wynik: cztery przypadki specjalne, cztery rozwiązania

Witamy w Akademii PaperOffice AI. Dziś omówimy cztery narzędzia specjalistyczne w PaperOffice, które przejmują na siebie żmudne zadania. Najpierw wynik: z siedmiostronicowego skanu zbiorczego wyodrębniono pięć czystych dokumentów z opisowymi nazwami. Odczytano dowód odbioru z odręcznymi notatkami. Fakturę, na której ktoś zasłonił dane bankowe, natychmiast oznaczono jako problematyczną. A list płac wysłano do doradcy podatkowego w formie pseudonimizowanej. Przyjrzymy się, gdzie znajdują się ci agenci w PaperOffice, a następnie przeanalizujemy każdy z nich osobno: Split, rozpoznawanie pisma odręcznego, Trust oraz Redact.

Rozdział 1: Gdzie znajdują się agenci specjalni

Agenci specjalni znajdują się po lewej stronie pod Document AI: Split Agent, Trust Agent oraz Redact Agent. Tutaj tworzy się agentów z ustalonymi ustawieniami, gdy konieczne jest wielokrotne wykonywanie tej samej czynności. Proces inicjuje się z listy dokumentów: zaznaczenie dokumentów, Akcje, Agenci i przepływy pracy. Tutaj dostępne są Split, Trust i Redact. Zatem najpierw zawsze wybiera się dokument, a następnie agenta.

Rozdział 2: Split Agent: Oddzielanie skanów zbiorczych

Pierwszy problem: w kancelarii cała paczka dokumentów jest skanowana jednocześnie. Powstaje w ten sposób siedmiostronicowy plik PDF zawierający zamówienie, dowód dostawy, fakturę oraz inne dokumenty, w tym kartę rozdzielającą. W tym celu tworzymy Split Agent. Nadajemy mu nazwę Split mailroom i wybieramy poziom Premium. W wyniku tego poszczególne części otrzymają nie tylko numery, ale także typ dokumentu, datę oraz nadawcę w swoich nazwach. W zakładce metody Split definiuje się, jak agent rozpoznaje początek nowego dokumentu: automatycznie, na podstawie strony tytułowej, kodu rozdzielającego, zmiany typu dokumentu, po określonej liczbie stron, dla każdej osoby lub pliku, lub według własnej reguły. Ustawiamy opcję Automatycznie. Następnie PaperOffice wykrywa granice na podstawie treści, nadawcy, daty i typu dokumentu; karty rozdzielające są możliwe, ale nieobowiązkowe. Jako cel wybieramy istniejący Workspace Mailroom 2026. Teraz skan zbiorczy: zaznaczenie elementów na liście, kliknięcie akcji Split i uruchomienie poprzez Split Agent. Kliknięcie Start powoduje, że agent zajmie się resztą w tle. Po około minucie monitor wyświetla utworzone dokumenty: z siedmiu stron wygenerowano pięć dokumentów, każdy z typem dokumentu, datą i nadawcą w nazwie pliku. Karta rozdzielająca została usunięta, a oryginalny skan zachowany. Szybkie spojrzenie na listę nadal się opłaca: jeśli podział jest poprawny, można kontynuować pracę zgodnie z ustalonymi procedurami dotyczącymi pól danych, przepływów pracy i innych elementów. Spojrzenie na jeden z nowych dokumentów, zamówienie dla Veldtmann: PaperOffice wyodrębnił go jak każdy inny dokument, wraz z tytułem oraz podsumowaniem zawierającym kwotę.

Rozdział 3: Rozpoznawanie pisma ręcznego

Kolejna kwestia: pismo ręczne. Klient potwierdza dostawę na dokumencie odbioru, wpisując ręcznie: odebrano 98 paczek, karton 7 uszkodzony, 2 paczki odrzucone. Zwracany jest skan. W tym celu nie jest wymagany własny agent: Począwszy od poziomu AI-DMS Ultra, PaperOffice automatycznie rozpoznaje pismo ręczne podczas przetwarzania. Dlatego wczytujemy skan do Workspace z użyciem Ultra. Nawet podsumowanie wspomina o tym: 98 z 100 paczek dotarło, karton 7 uszkodzony. W osobnej sekcji „Ręczne notatki” znajdą Państwo wszystko, co zostało wpisane ręcznie, aż po notatkę dotyczącą reklamacji. Pieczątka również jest rozpoznawana przez PaperOffice. Dzięki temu od razu widać, że trwa reklamacja. Należy krótko zweryfikować wszelkie informacje wpisane ręcznie na samym dokumencie, zwłaszcza liczby.

Rozdział 4: Trust Agent: Wykrywanie manipulacji

Kolejna kwestia: Dwie faktury od firmy Kaltwerk o tym samym numerze. Na pierwszy rzut oka wyglądają identycznie, ale w jednym przypadku ktoś zakrył dane bankowe na dole białym polem i wpisał nad nim nowe informacje. Trust Agent sprawdza, czy w pliku PDF dokonano jakichkolwiek zmian. Oznaczamy kopię, wybieramy Trust i uruchamiamy sprawdzanie integralności. Jako typ dokumentu wybieramy Fakturę, aby PaperOffice zwracał również uwagę na typowe wzorce występujące w fakturach. Za pomocą Premium, PaperOffice podświetla wnioski bezpośrednio w dokumencie i tworzy dowód w postaci oznaczonego pliku PDF. Wynik: Zalecany przegląd, z trzema wnioskami. Najważniejszy z nich: W tekście pliku PDF znajduje się numer konta bankowego, który jest zasłonięty w widocznej części dokumentu przez kształt narysowany później, a tam wyświetlany jest inny numer. Dodatkowo faktura wymienia numery kont bankowych z różnych krajów. Wynik ryzyka pojawia się również jako ikona na liście. Przegląd przeprowadzony przez PaperOffice objął cztery obszary: ukrytą treść, która jest pomijana przy zwykłym przeglądaniu, strukturę techniczną pliku PDF, porównanie tego, co jest widoczne, z tym, co jest przechowywane w dokumencie, oraz dodatkowe wzorce dla faktur wykorzystujące profil faktury. Dla porównania: oryginał – nie wykryto anomalii. Trust Agent nie informuje o tym, kto dopuścił się oszustwa, ale pokazuje, gdzie należy przyjrzeć się bliżej przed dokonaniem płatności. Kolejny przykład, tym razem z profilem Aplikacja i CV: To CV zawiera instrukcję dla systemów AI napisaną bardzo jasnym i drobnym fontem, praktycznie niewidoczną dla ludzi. Trust Agent wykrywa ją i oznacza CV jako podejrzane.

Rozdział 5: Redact Agent: Zakrywanie i pseudonimizacja

Kolejna kwestia: Doradca podatkowy wymaga listu płac, ale bez nazwiska, adresu ani danych bankowych pracownika. Oznaczamy list płac i wybieramy Redact, Edytuj z podglądem. Najpierw scenariusz, czyli to, co jest zakrywane: na przykład dla ujawnienia danych zgodnie z RODO osobom, których dane dotyczą, dla udostępnienia partnerom biznesowym i dostawcom usług lub tylko dla danych finansowych lub kontaktowych. PaperOffice ustawia odpowiednie reguły. Dla listu płac wybieramy Akta osobowe. Podczas dostrajania precyzujemy, co powinno pozostać bez zmian: nazwa firmy Northstar. Jako wynik wybieramy Pseudonimizację, która jest dostępna z modelem Ultra. Zanim cokolwiek się stanie, przegląd redakcji AI podświetla każde pole, które jest zastępowane. Jeśli coś nie wygląda poprawnie, można je przełączyć jednym kliknięciem i przeciągnąć brakujące pola. Następnie kopia wyświetla fikcyjną nazwę zamiast prawdziwej oraz alternatywny adres zamiast rzeczywistego. Dzięki temu dokument pozostaje czytelny, podczas gdy prawdziwe dane są ukryte. Dane zdrowotne i podpisy pozostają zasłonięte (czarne). Poniższa tabela wskazuje, która nazwa odpowiada jakiemu wpisowi. Informacje te dostępne są wyłącznie w tym oknie dialogowym i nigdy w pliku PDF. Ponadto nowe pseudonimy są przypisywane przy każdym uruchomieniu. Należy je skopiować, jeśli należy zachować mapowanie. Oryginał pozostaje niezmieniony, a kopia z pseudonimem umieszczana jest bezpośrednio obok niego. Prosimy o chwilę na jej przegląd przed wysłaniem. Podsumowując: Split Agent dzieli skany wsadowe na poszczególne dokumenty. Pismo ręczne jest automatycznie rozpoznawane przez PaperOffice w Workspaces z użyciem AI-DMS Ultra. Trust Agent wskazuje, gdzie plik PDF został zmieniony. A Redact Agent zakrywa lub pseudonimizuje, z przeglądem przed zastosowaniem. Zawsze uruchamiane jest z listy dokumentów, poprzez Akcje i Agenci oraz przepływy pracy. Do zobaczenia w następnej części Akademii PaperOffice AI.