Udostępniaj dokumenty, a nie dane osobowe: Zaciemnij za pomocą pseudonimów (podgląd)

Dzień dobry i witamy ponownie w Akademii PaperOffice AI. Dziś przyjrzymy się kwestii, z którą boryka się każda firma prędzej czy później: konieczności udostępnienia dokumentu bez ujawniania zawartych w nim danych osobowych. Oto nasza sytuacja. Księgowość firmy Northstar jest kontrolowana przez zewnętrzną firmę audytorską. Audytorzy potrzebują umowy o pracę Mayi, aby sprawdzić, czy jej wynagrodzenie jest naliczane prawidłowo. Nie potrzebują jednak samej Mayi: jej imienia i nazwiska, adresu zamieszkania ani danych identyfikacyjnych. Jest to dokument HR firmy Northstar o numerze Workspace, zawierający umowę o pracę, wyciąg z wypłaty oraz raport incydentu.

Otwórzmy najpierw umowę, aby zobaczyć, z czym mamy do czynienia. Oto pełne imię i nazwisko Mayi. Jej prywatny adres w Londynie. A także jej roczne wynagrodzenie. Wszystkie te dane są danymi osobowymi i występują na wszystkich trzech stronach. Ich ręczne usunięcie jest wolne i łatwo pominąć jakieś miejsce. Dlatego pozwólmy, aby PaperOffice wykonał tę pracę za nas.

Wróć do listy, zaznacz umowę, otwórz sekcję Agenci i przepływy pracy oraz wybierz Redact. Wybierz opcję Edytuj z podglądem, aby móc zweryfikować wszystkie dane przed ich zapisaniem. Najpierw scenariusz: do czego służy dokument? Dostępne są opcje dla żądań zgodnie z RODO, udostępniania danych partnerom biznesowym oraz najlepsza dla tego przypadku: Akta osobowe, Dział Kadr.

W procesie dostrajania modelu mogę wskazać elementy, które powinny pozostać widoczne. Audytorzy powinni nadal widzieć, do jakiej firmy należy dokument, ale nie wiedzieć, o jaką osobę chodzi. Zatem: Northstar Industrial Systems oraz skrót Northstar. W trakcie wykonywania: wynik zostaje zapisany bezpośrednio w tym dokumencie Workspace. Użyty model to Ultra, a zamiast stosowania czarnych skrzyń, wybieram opcję Pseudonimizacja. Pseudonimizacja oznacza, że imiona, nazwiska, adresy, daty oraz identyfikatory są zastępowane spójnymi, fikcyjnymi wartościami. Dokument pozostaje czytelny, a audytorzy mogą pracować z nim tak, jakby był oryginałem. I… start. Proces ten trwa kilka sekund, więc przejdźmy do przodu. Oto podsumowanie. PaperOffice wykrył dane osobowe na wszystkich trzech stronach i oznaczył obszary, które zostaną zastąpione. Można kliknąć dany obszar, aby go uwidocznić, lub narysować ramkę, aby dodać nowy. Wszystko wygląda poprawnie, więc przystępuję do zastosowania zmian.

Gotowe. A oto interesująca część: po lewej stronie oryginał, po prawej to, co znajduje się w dokumencie teraz. Maya Ellison stała się fikcyjną osobą z fikcyjnym adresem i nowym numerem umowy. Tabela ta jest widoczna tylko tutaj. Nigdy nie jest częścią pliku PDF. Służy Państwu, aby wiedzieć, na co się patrzy przy późniejszych rozmowach o dokumencie. Jedna ważna uwaga: każde uruchomienie tworzy nowe pseudonimy. Dlatego jeśli udostępnią Państwo dwa dokumenty w różnych odstępach czasu, nikt nie będzie mógł ich ze sobą powiązać. Stąd mogę pobrać kopię lub wysłać ją e-mailem bezpośrednio do audytorów.

Pseudonimizowana kopia znajduje się teraz obok oryginału. Oryginał pozostaje niezmieniony. Otwórzmy kopię. Maya stała się teraz Sophie Foster, mieszkającą w Glasgow. Tam, gdzie nie istnieje bezpieczna wartość zastępcza, np. kraj zamieszkania, PaperOffice po prostu go zaciemnia. Wynagrodzenie pozostaje jednak widoczne dla celów audytu.

To wszystko: dane osobowe na zewnątrz, czytelny dokument w środku, w około minutę. Dziękujemy za oglądanie i do zobaczenia na następnej lekcji.