Bestem type og regel
Klassifiseringen gjenkjenner type, retning, språk og avsender og foreslår mappe, oppbevaringsfrist og workflow. Egne dokumenttyper med egne frister oppretter du selv, uten trening eller mal.
Risiko for compliance-brudd
Brudd oppstår sjelden med vilje. De oppstår når et dokument ligger feil og ingen ser fristen.
Type, frist og beskyttelse settes ved mottak. Avvik havner hos en person, ikke i ingenting.
Betrodd av ledende selskaper over hele verden
Slik fungerer det
Compliance er ikke et prosjekt mot slutten av året. Hvert dokument får sin type, sin frist og sin beskyttelse i det øyeblikket det ankommer.
Klassifiseringen gjenkjenner type, retning, språk og avsender og foreslår mappe, oppbevaringsfrist og workflow. Egne dokumenttyper med egne frister oppretter du selv, uten trening eller mal.
Arbeidsområdet setter kryptering, rettigheter, WORM-beskyttelse og frist. Personopplysninger gjenkjennes av Redact Agent og svartes ut før et dokument forlater huset.
Utløpende frister, åpne godkjennelser og avvik fra Audit-senteret tildeles som oppgave. Godkjennelser kjører som to-personers-regel eller som signatur, begge dokumentert i sporet.
Hva løsningen dekker
Oppbevaring, personvern, godkjenning og bevis er sammenkoblet. Disse punktene dekker PaperOffice.
Hver dokumenttype bærer sin frist, også selvopprettede som bedriftsavtale eller revisjonsrapport.
Type, retning, språk og avsender gjenkjennes uten trening og uten mal per avsender.
Navn, adresser, IBAN-er, fødselsdatoer og egne begreper finnes og fjernes etter ønske.
To-personers godkjenning i arbeidsområde, signaturer via PaperOffice Sign med eIDAS-nivåer og sertifikat.
Utløpende frister vises med varsel som oppgave, i stedet for å løpe ut stille.
Versjoner, WORM-beskyttelse og en protokoll som ikke kan endres etterpå.
Funnet fra lav til kritisk, varsel og eskalering fra det nivået du fastsetter.
Behandling og arkivering i EU-datacentre, etter ønske egen lagring via Storage Mount.
Hva PaperOffice løser med
Ingen av disse funksjonene er en compliance-spesialvei: De griper inn der dokumentene dine uansett passerer.
Sikkerhet og compliance
Compliance-data er selv beskyttelsesverdige: personalmapper, kontrakter, slettingsøknader. Behandling og arkivering forblir sporbare.
Spørsmål om compliance-brudd
PaperOffice leverer byggesteinene: frister per dokumenttype, WORM-beskyttelse, en uforanderlig protokoll, gjenkjennelse av personopplysninger og dokumentert sletting. Hvilke krav som gjelder konkret for ditt selskap, vurderer din revisor eller databeskyttelsesansvarlig. Systemet leverer bevisene for dette.
Du fastsetter fristen én gang per dokumenttype. Deretter tildeler klassifiseringen den automatisk ved hvert nytt dokument. Egne typer med egne frister legger du til når som helst.
Via søk samler du alle dokumenter til en person og ser hva som fortsatt er underlagt oppbevaringsplikt. Resten slettes, og selve slettingen står i sporet.
Ja. Redact Agent gjenkjenner navn, adresser, IBAN-er, fødselsdatoer og egne begreper, viser hvert treff i forhåndsvisning og fjerner områdene fra PDF-en, i stedet for bare å dekke dem over.
Forretnings- og compliance-arbeidsområder kjenner to-personers godkjenning. Hvem som har godkjent, står med tidspunkt og kommentar i sporet. For signaturer bruker du PaperOffice Sign med sertifikat.
Reglene griper inn i bakgrunnen ved inngang. Det blir synlig bare der det trengs en beslutning: en forfallsfrist, en åpen godkjenning eller et funn til etterprøving.
NAS, servere og sky-lagring kobler du inn via Storage Mount. Filene forblir der de er, mens klassifisering, frister og protokoll likevel kjører parallelt.
Målbare suksesser fra våre kunder
"Enterprise dokumenthåndtering for alle våre gruvedrift. Verdensklasse."
"FDA-regulerte farmasøytiske etiketter krever sømløs dokumentasjon. PaperOffice har redusert godkjenningsprosessen vår fra dager til timer."
"Teknisk dokumentasjon og ordrebehandling kjører nå helautomatisk."
"Digitaliseringen har revolusjonert vår forvaltning. Innbyggerhenvendelser behandles nå på minutter i stedet for dager."
"Pasientjournaler, funn og henvisninger registreres og klassifiseres automatisk. Praksisteamet vårt har endelig tid til pasientene."
"8 000 ansatte, tusenvis av gjestedokumenter hver dag. PaperOffice har fulldigitalisert våre back-office-prosesser."
"Lånesøknader og samsvarsdokumenter behandles nå på minutter i stedet for timer. Den regulatoriske kontrollen kjører helautomatisk."
"Byggeprosjektdokumentasjon og compliance er nå digitale og sporbare."
"Innsjekkingsskjemaer, fakturaer og gjestekommunikasjon er fulldigitale. Concierge-teamet vårt fokuserer nå på utmerket service."
"Bensinstasjonsavregninger, leverandørdokumenter og samsvarspapirer fra over 250 stasjoner behandles og arkiveres automatisk."
"GMP-samsvarende dokumentasjon for farmasøytiske funksjonsetiketter kjører nå helautomatisk. Revisjonsspor er sømløse og umiddelbart tilgjengelige."
"Byggetegninger, tillatelser og kundemapper for trehusene våre administreres nå sentralt. I 6. generasjon er vi endelig papirløse."
"Leverandøravtaler, sertifikater und tolldokumenter for hundrevis av brennerier over hele verden registreres automasisk og tilordnes riktig produkt."
"Temperaturbekreftelser, CMR-fraktbrev og matsertifikater skannes automasisk og tilordnes ordren. Feilaktige tilordninger er historie."
"Spesialtransporttillatelser, ruteplaner og prosjektdokumentasjon er nå umiddelbart tilgjengelige digitalt. Ingen mer leting i mapper."
"Tolldokumenter, lagerkvitteringer og spedisjonsoppdrag for vårt østeuropeiske nettverk klassifiseres automasisk. Fire generasjoner med logistikk er endelig digitale."
"Trykkspesifikasjoner, kundegodkjenninger og materialsertifikater er nå sentralt tilgjengelige. Feilprosenten i produksjonen har sunket mot null."
"Bærekraftsertifikater, leverandøravtaler og kundespesifikasjoner behandles automasisk. Sveitsisk presisjon, nå also digitalt."
"Byggetillatelser, underleverandøravtaler og overtakelsesprotokoller for næringseiendommene våre er nå fullstendig digitalt dokumentert."
"Kjøpsavtaler, prospekter og kundemapper fra over 30 år med markedslederskap er nå digitalt søkbare. Hver megler finner alt på sekunder."
"Sjøfrakt-dokumenter, tolldeklarasjoner og konnosementer fanges opp automasisk. Østersjø-logistikken har aldri vært mer effektiv."
"Tusenvis av tilpassede emballasjeordrer per uke med designgodkjenninger, trykkdata og leveringsdokumenter. PaperOffice holder alt samlet."
"Patologi-labdokumentasjon og utstyrssertifiseringer kjører nå helautomatisk. Full sporbarhet for hvert preparat."
"Lånedokumenter, sikkerhetspapirer og kundekorrespondanse behandles på minutter i stedet for timer. Den regulatoriske kontrollen er komplett."
"Tekniske spesifikasjoner, kvalitetssertifikater og resirkuleringsprotokoller for vår stålproduksjon er sentralt og umiddelbart tilgjengelig."
"Spesifikasjoner for farmasøytiske og kosmetiske etiketter med regulatoriske krav sjekkes og godkjennes automatisk. Ingen flere manuelle sjekklister."
"KYC-dokumenter, investeringsrapporter og regulatoriske rapporter klassifiseres på sekunder. Som en MAS-regulert robo-rådgiver er sømløs compliance avgjørende."
"Sikkerhetsdatablader, transporttillatelser og ADR-dokumenter for kjemilogistikk tildeles automatisk. Nulltoleranse for feil."
"Autentisitetssertifikater, leverandørbevis og kundegarantier for våre perlekolleksjoner arkiveres automasisk og er umiddelbart tilgjengelige."
"Lånesøknader for SMB, sikkerhetsdokumenter og regulatoriske rapporter klassifiseres automasisk. Våre rådgivere har mer tid til kunderådgivning."
"Kundemapper fra over 135 år med bankhistorie blir suksessivt digitalisert. 5 000 ansatte har nå umiddelbar tilgang til alle dokumenter."
"Søknader om mikrolån og compliance-dokumenter for millioner av kunder behandles nå på minutter i stedet for dager. En «gamechanger» for finansiell inkludering."
"Hundretusenvis av følgesedler og returkvitteringer per dag behandles automasisk. Vietnams ledende logistikkaktør innen e-handel er nå papirløs."
"CNC-produksjonsprotokoller, materialsertifikater og kundespesifikasjoner for olje-, gass- og luftfartsprosjekter er nå fullstendig digitalt dokumentert."
"Vision 2030 krever full digitalisering. PaperOffice behandler offentlige dokumenter for Saudi-Arabias digitale ryggrad."
"Materialsertifikater, herdeprotokoller og kundespesifikasjoner tilordnes automasisk riktig ordre. Australias eneste Q&T-produsent er nå papirløs."
"Sveiseprotokoller, statiske beregninger og prosjektplaner administreres digitalt. Våre verkstedteam har tilgang i sanntid."
"Luftfartssertifikater, CNC-programmer og kundetoleranser klassifiseres automasisk. AS9100-samsvar har aldri vært enklere."
"Forhandleravtaler, KYC-dokumenter og transaksjonskvitteringer for hundretusener av SMB-er behandles på sekunder. Mexicos betalingsrevolusjon er nå papirløs."
"Høstedokumentasjon, ekspertsertifikater og kvalitetsprotokoller for våre høyfjells-Malbec-viner arkiveres automasisk. 120 års vinhistorie er nå digital."
"Millioner av brukerverifiseringer og regulatoriske dokumenter behandles helautomatisk. Skalering uten papir."
"Dokumenter for forhandler-onboarding og samsvarsbevis for Afrikas ledende betalingsleverandør behandles på minutter i stedet for dager."
"Økosertifikater, leverandørrevisjoner og produktetiketter for tusenvis av naturprodukter blir automasisk kontrollert og arkivert."
"Regulatoriske dokumenter fra 33 afrikanske land, partneravtaler og revisjonsspor administreres helautomatisk. Enterprise-DMS for et fintech-selskap verdt 3 milliarder dollar."
"Resepter og medisinering kjører nå helautomatisk. Mer tid til våre pasienter."
"Århundre gamle dokumenter er nå digitalt søkbare. En milepæl for våre historiske arkiver."
"Våre pleiere har endelig mer tid til beboerne i stedet for papirarbeid."
"500 000+ saker digitalisert. Våre medarbeidere finner nå all informasjon umiddelbart."
"Pasientjournalhåndtering er nå en lek. Alt fanges og arkiveres automatisk."
"Arve- og eiendomsdokumentasjon er nå effektiv og feilfri."
"Digital eiendomsforvaltning for alle våre boligkomplekser. Leietakere og eiere er begeistret."
"Med PaperOffice har vi akselerert fakturabehandlingen vår med 99 %. AI-en gjenkjenner automasisk alle relevante data og tilordner dem riktig."
"PaperOffice har blitt en uunnværlig del av arbeidshverdagen vår. Ordre, tilbud og fakturaer går nå automasisk."
"Dokumentasjonen av våre pleietjenester er nå digital og automatisert. Mer tid til våre pasienter."
"Tekniske tegninger, stykklister og kvalitetsprotokoller er umiddelbart søkbare. Et søk som før tok 30 minutter, tar nå 30 sekunder."
"Klientbilag, skatteoppgjør og årsregnskap blir automasisk sortert og tilordnet riktig klient. Bilagskaos er en saga blott."
"Prosjektdokumentasjon, SLA-er og kundekommunikasjon for våre IT-rådgivningsprosjekter blir automatisk klassifisert og arkivert."
Hvor vil dere prøve PaperOffice?
Din prøveversjon er klar
Hvor vil du starte?
Den fulle arbeidsområdet er optimalisert for datamaskin. Mobilversjonen egner seg til å registrere, kontrollere og godkjenne dokumenter.
app.paperoffice.aiStart på datamaskinen
Vi sender din personlige tilgangskode til e-postadressen din.
Åpne PaperOffice Mobile
Registrer og behandle dokumenter direkte med smarttelefonen.
Åpne mobilversjon