CASE STUDY

Ingeniør- og tekniske tjenester

Herrmann GmbH Engineering

Tyskland

Herrmann GmbH, et ledende ingeniørkontor spesialisert på planlegging av industrianlegg, transformerte sine dokumenttunge arbeidsflyter med AI-drevet automatisering.

85%

Raskere behandling

10 000+

Dokumenter/prosjekt

30%

Tidsbesparelse

ISO 9001

Sertifisert

Betrodd av ledende selskaper over hele verden

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situasjonen

Som et mellomstort ingeniørfirma med over 25 års erfaring, håndterer Herrmann GmbH komplekse industrielle prosjekter som involverer tusenvis av tekniske dokumenter per prosjekt - fra CAD-tegninger til spesifikasjoner, sertifiseringer og korrespondanse.

Ingeniørteamet brukte anslagsvis 30 % av tiden sin på å søke etter dokumenter, versjonskontrollere og manuelt organisere prosjektfiler. Med prosjekter som spenner over flere år, var det kritisk, men stadig vanskeligere å opprettholde dokumentintegriteten.

Da en stor bilklient krevde ISO 9001-kompatibel dokumenthåndtering for et nytt produksjonsanleggsprosjekt, visste Herrmann GmbH at de trengte en moderne løsning.

Hvert ingeniørprosjekt genererer 5 000-10 000 dokumenter. Å finne riktig versjon av en tegning kunne ta 20 minutter

Utfordring & Løsning

Utfordringer

5 000-10 000 dokumenter per prosjekt i flere formater (CAD, PDF, Office)
Versjonskontrollmareritt med flere revisjonssykluser
20+ minutters gjennomsnittlig søketid for spesifikke tegninger
ISO 9001-kompatibilitetskrav for bilkunder
Samarbeidsproblemer mellom kontor- og byggeplagsteam

Løsninger med PaperOffice

AI-drevet dokumentklassifisering for tekniske tegninger og spesifikasjoner
Automatisk versjonskontroll med revisjonshistorikk og sammenligning
CAD-filforhåndsvisning og metadatautvinning uten originalprogramvare
Mobil tilgang for ingeniører på byggeplasser
Automatiserte ISO 9001 revisjonsspor og dokumentasjon

Implementeringsprosessen

Uke 1

Arbeidsflytanalyse

Detaljert kartlegging av eksisterende dokumentflyter, CAD-arbeidsflyter og kompatibilitetskrav.

Uke 2-3

Systemkonfigurasjon

Tilpassede mappestrukturer, metadataskjemaer for tekniske dokumenter og oppsett av CAD-integrasjon.

Uke 4

Datamigrering

Migrering av over 50 000 eksisterende dokumenter med AI-assistert klassifisering og merking.

Uke 5-6

Opplæring og Go-Live

Teamopplæring, parallell driftsperiode og full produksjonsutrulling.

Målbare resultater

85%

raskere behandling

10K+

dokumenter per prosjekt

ISO

9001 sertifisert

24/7

mobil tilgang

Før vs. Etter

Metrikk

Før

Etter

Dokumentsøketid

20 minutter

< 30 sekunder

Versjonskonflikter/måned

15-20

Prosjektoppsettstid

2 dager

2 timer

Revisjonsforberedelse

2 uker

1 dag

Fjernaksess

Kun VPN

Sikker mobilapp

PaperOffice transformerte måten vi jobber på. Våre ingeniører bruker nå tiden sin på å ingeniere, ikke på å lete etter dokumenter. Bare ISO

Hvorfor PaperOffice?

CAD-integrasjon

Native forhåndsvisning og søk for AutoCAD, SolidWorks og andre CAD-formater uten ekstra programvare.

ISO-kompatibilitet

Innebygde revisjonsspor, versjonskontroll og dokumentasjon for ISO 9001/14001-sertifisering.

Versjonskontroll

Automatisk versjonskontroll med visuell sammenligning, godkjenningsarbeidsflyter og endringssporing.

Moderniser ditt ingeniørkontor

Oppdag hvordan PaperOffice hjelper ingeniørfirmaer med å administrere teknisk dokumentasjon effektivt.

Kontakt oss Alle case studies

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key