CASESTUDIE

Kreativbyrå | Markedsføring

Via Creative Leipzig

Leipzig, Tyskland

Via Creative, et dynamisk kreativt byrå i Leipzig, strømlinjeformet prosjektstyringen og kundedokumentasjonen med AI-drevet automatisering.

60%

Tidsbesparelse

50+

Aktive prosjekter

Teammedlemmer

Null

Tapte filer

Betrodd av ledende selskaper over hele verden

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situasjonen

Via Creative håndterer over 50 aktive prosjekter samtidig innen merkevarebygging, digital markedsføring og videoproduksjon. Hvert prosjekt genererer kontrakter, briefinger, revisjoner, godkjenninger og endelige leveranser.

Kreative team brukte verdifull tid på å søke etter filer, administrere revisjoner og håndtere administrative oppgaver i stedet for å skape. Versjonskontroll for designfiler var kaotisk.

Vekst fra 5 til 25 ansatte på tre år gjorde deres uformelle fildelingsmetode uholdbar.

Kreative burde skape, ikke grave i mapper. Vi mistet timer hver uke bare på å prøve å finne den siste versjonen av filer.

Utfordring & Løsning

Utfordringer

Over 50 samtidige prosjekter med komplekse filstrukturer
Versjonskontroll-mareritt for designfiler
Kontrakter og godkjenninger spredt over e-poster
Teammedlemmer som jobber fra flere steder
Søk etter filer som tar over 15 minutter per forespørsel

Løsninger med PaperOffice

Sentralisert prosjektarbeidsområde med AI-drevet søk
Automatisk versjonskontroll for alle kreative filer
Digital kontraktsstyring med e-signaturer
Kundeporter for godkjenninger og tilbakemeldinger
Smart tagging og filkategorisering

Implementeringsprosessen

Uke 1

Byrårevisjon

Analyse av prosjekttyper, fil-arbeidsflyter og team-samarbeidsmønstre.

Uke 2

Strukturelt design

Oppretting av prosjektmaler og mappestrukturer for ulike tjenestetyper.

Uke 3

Migrering

Migrering av aktive prosjekter og kritiske historiske filer.

Uke 4

Teamadopsjon

Opplæringsøkter og gradvis utrulling på tvers av kreative team.

Målbare resultater

60%

tidsbesparelse

50+

prosjekter administrert

teammedlemmer

10s

filsøk

Før vs. Etter

Metrikk

Før

Etter

Tid for filsøk

15+ minutter

< 10 sekunder

Versjonskonflikter

5-10/uke

Kontraktbehandling

3-5 dager

Samme dag

Kundetilbakemelding

E-postkjeder

Integrert portal

Oppsett av nytt prosjekt

2 timer

5 minutter

PaperOffice ga oss tilbake vår kreative tid. Ingen mer versjonsforvirring, ingen mer jakt på filer. Teamet vårt kan fokusere på det de gjør best

Hvorfor PaperOffice?

Kreativ arbeidsflyt

Designet for kreative filtyper med visuelle forhåndsvisninger og versjonskontroll.

Kundesamarbeid

Kundeporter for sikker deling, godkjenninger og innsamling av tilbakemeldinger.

Smart tagging

AI-drevet tagging som forstår kreative filer og prosjektkontekst.

Slipp løs byråets potensial

Oppdag hvordan PaperOffice hjelper kreative byråer med å administrere prosjekter uanstrengt.

Kontakt oss Alle case studies

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key