Baldwin County Sheriff's Office
Baldwin County Sheriff's Office, ansvarlig for et av de raskest voksende fylkene i Alabama, sto overfor den enorme oppgaven med å digitalisere tiår med politidokumenter, samtidig som CJIS-etterlevelse ble opprettholdt.
Betrodd av ledende selskaper over hele verden
Eneste offisielle DMS
Situasjonen
Baldwin County, Alabama, er et av de raskest voksende fylkene i USA. Med en befolkning som nesten har doblet seg de siste to tiårene, fant Sheriff's Office seg druknet i papirdokumenter samlet over mer enn 50 års drift.
Over 500 000 fysiske filer var spredt over flere lagringsfasiliteter. Betjenter brukte i gjennomsnitt 45 minutter på å lete etter et enkelt dokument under aktive etterforskninger. Denne forsinkelsen var ikke bare ineffektiv – den var potensielt farlig.
For å legge til kompleksitet, må alle politidokumenter overholde FBI's Criminal Justice Information Services (CJIS) Security Policy, en av de strengeste databeskyttelsesstandardene i USA.
"Vi hadde betjenter som kjørte over hele fylket for å få tilgang til arkiverte dokumenter under aktive etterforskninger. I politiarbeid kan disse tapte minuttene være forskjellen mellom å fange en mistenkt eller ikke."
Utfordring & Løsning
Utfordringer
- Over 500 000 fysiske dokumenter i ulike arkiver over hele fylket
- Gjennomsnittlig 45 minutters søketid under aktive etterforskninger
- Ingen mobil tilgang for betjenter i felten
- Streng FBI CJIS Security Policy-etterlevelse krevd
- Raskt voksende befolkning økte kontinuerlig arbeidsmengden
Løsninger med PaperOffice
- Full digitalisering av alle historiske dokumenter med AI-OCR (99,8 % nøyaktighet)
- CJIS-kompatibel skyløsning med AES-256-kryptering og revisjonsspor
- Sikker mobilapp for over 200 betjenter med biometrisk autentisering
- Automatisk kobling av personer, kjøretøy, adresser og saker
- Sanntidssøk på tvers av alle dokumenter og eksterne databaser
Implementeringsprosessen
Målbare resultater
Før vs. Etter
I politiarbeid teller hvert sekund. Med PaperOffice finner betjentene våre kritisk informasjon på sekunder i stedet for timer. Det sparer bokstavelig talt liv. Systemet betalte seg selv innen det første året bare gjennom reduserte lagringskostnader.
Hvorfor PaperOffice?
Moderniser din avdeling
Finn ut hvordan PaperOffice hjelper politimyndigheter med å digitalisere sikkert og forbli CJIS-kompatible.