Rådhuset i Carrión de los Condes
Den historiske byen Carrión de los Condes, et viktig stoppested på Camino de Santiago, moderniserte sin kommunale administrasjon samtidig som den bevarte århundrer med historiske opptegnelser.
Betrodd av ledende selskaper over hele verden
Situasjonen
Carrión de los Condes, med en historie som strekker seg over 1000 år, hadde kommunale arkiver som dateres tilbake århundrer. Som et populært stoppested på pilegrimsruten Camino de Santiago, håndterer rådhuset ikke bare vanlige administrative oppgaver, men også tusenvis av henvendelser knyttet til pilegrimer årlig.
Papirbaserte prosesser betydde at innbyggere ofte ventet dager på enkle sertifikater. Historiske dokumenter forfalt, og tilgang til arkiverte opptegnelser krevde fysiske besøk til lagringsanlegg.
Regionalmyndighetene påla digital transformasjon for alle kommuner, noe som skapte et press for å modernisere samtidig som man sikret at historiske opptegnelser ble bevart.
Våre arkiver inneholder dokumenter fra 1500-tallet. Å digitalisere dem handlet ikke bare om effektivitet – det handlet om å bevare vår kulturarv for fremtidige generasjoner.
Utfordring & Løsning
Utfordringer
- Århundrer med historiske opptegnelser som krever nøye digitalisering
- Innbyggere som venter dager på enkle sertifikater og dokumenter
- Ingen fjernaksess for innbyggere eller pilegrimer
- Regionalt pålegg om digital transformasjon
- Begrensede IT-ressurser i en liten kommune
Løsninger med PaperOffice
- Nøye digitalisering av historiske arkiver med bevaringsprotokoller
- Online portal for innbyggere for sertifikatsøknader og sporing
- AI-drevet søk på tvers av århundrer med håndskrevne opptegnelser
- Mobil tilgang for ansatte som jobber på tvers av kommunale bygninger
- Automatisert arbeidsflyt for vanlige administrative forespørsler
Implementeringsprosessen
Målbare resultater
Før vs. Etter
PaperOffice gjorde det mulig for oss å tre inn i det 21. århundre samtidig som vi hedret vår 1000-årige historie. Pilegrimer fra hele verden kan nå få umiddelbar tilgang til informasjon om byen vår.
Hvorfor PaperOffice?
Moderniser din kommune
Oppdag hvordan PaperOffice hjelper offentlige forvaltninger med å tjene innbyggerne bedre.