CASE STUDY

Energi & Bensinstasjoner

Q1 Energie AG

Osnabrück, Tyskland

Q1 Energie AG driver over 250 bensinstasjoner i Tyskland. Med PaperOffice AI ble behandlingen av leverandørfakturaer, samsvarsdokumenter og stasjonsregnskap akselerert med 78 %.

78 %

Raskere dokumentbehandling

357+

Tilkoblede stasjoner

15 000+

Dokumenter/måned automatisert

99,7 %

Gjenkjenningsnøyaktighet

Betrodd av ledende selskaper over hele verden

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situasjonen

Q1 Energie AG administrerer et nettverk av over 250 bensinstasjoner med daglige dokumentstrømmer fra leverandørfakturaer, vedlikeholdsprotokoller, kalibreringssertifikater og samsvarsdokumenter.

Hver stasjon genererer i gjennomsnitt 40-60 dokumenter per uke. Manuell registrering og tilordning bandt betydelige personalressurser i hovedkontoret.

Regulatoriske krav i energibransjen krever full sporbarhet av alle dokumenter med oppbevaringstider på opptil 10 år.

Med over 250 stasjoner og 60 dokumenter per uke per stasjon snakker vi om over 15 000 dokumenter månedlig. Å behandle dette manuelt var ikke lenger bærekraftig.

Utfordring & Løsning

Utfordringer

Over 15 000 dokumenter månedlig fra over 250 bensinstasjoner
Diverse dokumenttyper: fakturaer, kalibreringsprotokoller, vedlikeholdsrapporter
Regulatoriske oppbevaringskrav på opptil 10 år
Manuell tilordning av dokumenter til individuelle stasjoner og kostnadssteder
Forsinkelser i månedsavslutningen på grunn av manglende dokumenter

Løsninger med PaperOffice

KI-basert automatisk klassifisering og datautvinning
Automatisk tilordning til stasjoner via OCR-gjenkjente stasjonsnumre
Revisjonssikker langtidsarkivering med GoBD-samsvar
Sanntidsdashbord for dokumentstatus for alle stasjoner
Integrasjon med SAP-regnskap og internt ERP

Implementeringsprosessen

Uke 1-2

Analyse

Innsamling av alle dokumenttyper og dokumentstrømmer fra bensinstasjonsnettverket.

Uke 3-4

KI-trening

Trening av klassifiseringsmodeller for bensinstasjonsspesifikke dokumenter.

Uke 5-6

Integrasjon

Tilkobling til SAP og interne systemer, pilotdrift med 20 stasjoner.

Uke 7-8

Utrulling

Gradvis utrulling til alle over 250 stasjoner med opplæring.

Målbare resultater

78 %

raskere dokumentbehandling

357+

Tilkoblede stasjoner

15 000+

Dokumenter/måned

99,7 %

Gjenkjenningsnøyaktighet

Før vs. Etter

Metrikk

Før

Etter

Dokumentbehandling

3-5 dager

< 1 dag

Månedsavslutning

12 virkedager

4 virkedager

Manglende dokumenter

8-12 % månedlig

< 0,5 %

Manuell tilordning

3 FTE heltid

Fullautomatisk

Revisjonskontroll

2-3 uker

2 dager

PaperOffice har forvandlet vår dokumentbehandling fra en permanent flaskehals til en smidig automatiseringsprosess. 250 stasjoner, ett system.

Hvorfor PaperOffice?

Ekspertise innen energibransjen

Spesielt optimalisert for kravene til bensinstasjonsnettverk og energileverandører.

GoBD-kompatibel

Revisjonssikker arkivering med fullstendig revisjonsspor-dokumentasjon.

Sanntidstransparens

Dashbord med dokumentstatus for alle stasjoner i sanntid.

Optimaliser ditt bensinstasjonsnettverk

Oppdag hvordan PaperOffice revolusjonerer dokumentprosessene i energibransjen.

Kontakt oss Alle case studies

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key