Q1 Energie AG
Q1 Energie AG driver over 250 bensinstasjoner i Tyskland. Med PaperOffice AI ble behandlingen av leverandørfakturaer, samsvarsdokumenter og stasjonsregnskap akselerert med 78 %.
Betrodd av ledende selskaper over hele verden
Eneste offisielle DMS
Situasjonen
Q1 Energie AG administrerer et nettverk av over 250 bensinstasjoner med daglige dokumentstrømmer fra leverandørfakturaer, vedlikeholdsprotokoller, kalibreringssertifikater og samsvarsdokumenter.
Hver stasjon genererer i gjennomsnitt 40-60 dokumenter per uke. Manuell registrering og tilordning bandt betydelige personalressurser i hovedkontoret.
Regulatoriske krav i energibransjen krever full sporbarhet av alle dokumenter med oppbevaringstider på opptil 10 år.
Med over 250 stasjoner og 60 dokumenter per uke per stasjon snakker vi om over 15 000 dokumenter månedlig. Å behandle dette manuelt var ikke lenger bærekraftig.
Utfordring & Løsning
Utfordringer
- Over 15 000 dokumenter månedlig fra over 250 bensinstasjoner
- Diverse dokumenttyper: fakturaer, kalibreringsprotokoller, vedlikeholdsrapporter
- Regulatoriske oppbevaringskrav på opptil 10 år
- Manuell tilordning av dokumenter til individuelle stasjoner og kostnadssteder
- Forsinkelser i månedsavslutningen på grunn av manglende dokumenter
Løsninger med PaperOffice
- KI-basert automatisk klassifisering og datautvinning
- Automatisk tilordning til stasjoner via OCR-gjenkjente stasjonsnumre
- Revisjonssikker langtidsarkivering med GoBD-samsvar
- Sanntidsdashbord for dokumentstatus for alle stasjoner
- Integrasjon med SAP-regnskap og internt ERP
Implementeringsprosessen
Målbare resultater
Før vs. Etter
PaperOffice har forvandlet vår dokumentbehandling fra en permanent flaskehals til en smidig automatiseringsprosess. 250 stasjoner, ett system.
Hvorfor PaperOffice?
Optimaliser ditt bensinstasjonsnettverk
Oppdag hvordan PaperOffice revolusjonerer dokumentprosessene i energibransjen.