PaperOffice -allekirjoitus vie dokumentista valmiin todistuksen (audit-tietueen) — SMS-identiteetin vahvistuksella, forensisellä audit-jäljellä ja yksinkertaisella elektronisella allekirjoituksella (SES) eIDAS-asetuksen mukaisesti. Näin ensimmäinen lähetys toimii.
Valitse dokumentti ja aloita allekirjoitus
Avaa dokumenttien yleiskatsaus, valitse dokumentti (PDF, Word tai Excel) ja aloita allekirjoituksen lähetys. Valikko ohittaa vastaanottajat, viestin ja asetukset muutamassa vaiheessa.
Aseta vastaanottajat ja toimituskanava
Lisää yksi tai useampi vastaanottaja — monen osapuolen pyynnöt allekirjoitusjärjestyksellä ovat tuettuja. Saatavilla olevat toimituskanavat: sähköposti, SMS, suora linkki tai QR-koodi.
Pohja, voimassaolo ja muistutukset
Valitse yksi viestipohjista (esim. sopimus, hyväksyntä, tarjous, kiireellinen) ja määritä voimassaoloaika — esiasetuksina 7, 14 tai 30 päivää tai mukautettu väli. Muistutukset voidaan tarvittaessa ottaa automaattisesti käyttöön.
Tarkistus ja lähetys
Tarkista yhteenvetosta vastaanottajat, kanava ja voimassaolo sekä lähetä pyyntö. Jokainen vastaanottaja saa henkilökohtaisen, suojatun allekirjoituslinkin.
Mitä vastaanottaja kokee
Vastaanottaja vahvistaa ensiksi SMS OTP:n (6-numeroinen koodi, voimassa 10 minuuttia) — allekirjoitus edellyttää todistettua henkilöllisyyttä. Sen jälkeen koko asiakirjan katselu on pakollista, ja se vahvistetaan valintaruudulla. Allekirjoitus voidaan tehdä kosketusnäytöllä, hiirella tai lataamalla tiedosto; laitefingerprinti, IP-osoite ja valinnaisesti GPS-koordinaatit kirjataan.
Sertifikaatti ja allekirjoitettu asiakirja
Valmistumisen jälkeen PaperOffice luo sertifikaatin ja yhdistää sen alkuperäiseen PDF-tiedostoon. Sertifikaatti sisältää SMS-vahvistuksen aikaleiman, laitteen ja IP-tiedot, GPS-koordinaatit karttakaappauksen kanssa, ajallisen tarkistuslistan sekä SHA-256-integriteettitarkistussumman — mukaan lukien lausunnon allekirjoitustasosta (SES eIDAS-asetuksen mukaisesti).
