Postilaatikko, joka ajattelee kanssasi: PaperOffice AI kohteessa n8n, vaiheittain

Tervetuloa PaperOffice AI Academyyn. Tässä jaksossa rakennetaan älykäs saapuneet-kansio n8n:ään, joka ajattelee kanssasi. Eräskannus saapuu, ja lopussa jokainen asiakirja tunnistetaan, arkistoidaan, tarkistetaan ja yhdistetään sen tilaukseen. Siellä, jokin ei sovi, ihminen päättää.

Tulos ensin: Aito ajoitus, ihmiset päättävät

Ennen kuin rakennamme mitään, katsotaan ensin tulosta. Aito suoritus. Sen jälkeen rakennamme sen vaiheittain. Esimerkkinämme on kuuden sivun eräskannus: yksi tilausvahvistus, yksi toimituslasku ja neljä laskua. Yhdessä niistä ilmestyy yhtäkkiä uusi tilinumero. Lähetän eräskannuksen webhookiin. Kuusi sivua yhdessä PDF-tiedostossa juuri sellaisena kuin ne tulevat skannerista. Suorituslistalla suoritus alkaa. Split erottaa asiakirjat, IDP lukee kentät ja jokainen merkitty lasku käy läpi Ultra -tarkistuksen. Tämä vie muutaman minuutin, joten nopeutetaan aikaa eteenpäin. Suoritus on tunnistanut kuusi asiakirjaa, arkistoinut ne ja yhdistänyt tilaukset. Jokaisen syyn omaavan asiakirjan kohdalla odottaa nyt tehtävä. Työnkulku nukkuu ja odottaa meitä. PaperOffice -tarkistuksessa tehtävät luetellaan kohdassa Human in the Loop, jokainen oman syynsä kanssa. PaperOffice tuntee tämän laskun jo ennestään. Kyseessä on Iberica-laskun toinen kopio, jossa on kuittileima. Työnkulku ilmoittaa kaksoiskappaleesta ja tarkastelunäkymä nimittää alkuperäisen. Hylkään sen syyn kera. Tälle laskulle tarkistus ilmoittaa korkean huijausriskin: toimittaja antaa uuden tilinumeron. Pisteestä seitsemän eteenpäin asiakirja asetetaan automaattisesti karanteeniin. Hylkään tämänkin. Neljänsataaseitsemänkymmentäviisi tuhatta euroa oleva lasku on poikkeukseton. Ennen hyväksymistäni vahvistan erotetut kentät. Sitten: Hyväksy. Päätän jäljellä olevat kolme tehtävää samalla tavalla. Jokainen päätös herättää suorituksen toisen webhookin kautta. Viimeisen jälkeen suoritus on valmis: noin kolmekymmentä minuuttia, ja suurin osa ajasta kului odottamiseen. Tulos PaperOffice -tarkistuksessa: hyväksytyt asiakirjat ovat Northstar Documentsissa ja laskut ovat tarkistusvarmoja vuoden 2036 loppuun saakka. Toimintojen kohdassa on työnkulun huomautus. Kaksoiskappale on karanteenissa Workspace:ssä, jossa on myös oikeudellinen säilytys ja huomautus. Sitä ei voi enää poistaa. Ja tämä on juuri se sisääntulokansio, jota rakennetaan nyt vaiheittain tavallisilla HTTP-solmuilla n8n -tarkistuksessa. Kymmenen vaihetta.

Vaihe 1/10: Syöte

Vaihe yksi on syöte. Olen valmistanut solmut jokaiselle vaiheelle. Liitän ne ja siirrän ne paikalleen. Webhook vastaanottaa tiedoston POST-menetelmällä. Se on suojattu Header-Authilla: Vain ne, jotka lähettävät oikean avaimen otsikossa, saavat pääsyn. Vastaukset eivät ole automaattisia, vaan niitä käsitellään omien vastaussolmujen kautta. Jos tiedosto puuttuu, prosessi siirtyy suoraan vastaukseen, ja lähettäjä saa välittömästi selkeän virheilmoituksen.

Vaihe 2/10: Split Agent

Vaihe kaksi on Split Agent. Se yhdistetään syöteeseen, tarkemmin sanottuna haaraan, jossa tiedosto sijaitsee. Yksi kutsu PaperOffice API:lle, POST-tyyppinen kutsu työttäliittymään. Kirjautumistiedot tallennetaan Header-Auth-muodossa n8n:ssä, ei solmun sisällä. Kehossa on malli pdf_ai_split, ultra-malli, käsittelykaista, sääntö tiedostonimille, kieli ja tietenkin tiedosto. Tehtävä käynnistyy taustalla. Siksi työvuoro kysyy työtä kuuden sekunnin välein kunnes se on valmis. Kun erä on jaettu, työvuoro palauttaa tilakoodin 202 Accepted ja jatkaa loppuun saakka ilman että lähettäjän tarvitsee odottaa.

Vaihe 3/10: Dokumentti kerrallaan

Vaihe kolme etenee dokumentti kerrallaan. Silmukka ottaa aina tasan yhden dokumentin Split Agent:n tuloksesta. Tämän jälkeen työvuoro lataa dokumenttitiedoston sen latauslinkin kautta.

Vaihe 4/10: IDP Agent

Vaihe neljä on IDP Agent. Kertaa yksi kutsu, tällä kertaa käyttäen mallia document_idp. Laskuille, tilauksille ja toimitusluetteloille seuraavat kentät palautetaan: toimittaja, numero, päivämäärä, summat ja rivikohtaiset tiedot sekä niiden sijainnit alkuperäisessä dokumentissa.

Vaihe 5/10: Arkistointi + Knowledge Graph

Vaihe viisi: Arkistointi ja Knowledge Graph. document-put sijoittaa asiakirjan Workspace n8n -hankintaan. procurement_bind linkittää laskun ja toimituslappu tilaukseen ostotilauksen numeron avulla, jonka IDP Agent löysi.

Vaihe 6/10: AI-DMS Ultra

Vaihe kuusi on AI-DMS Ultra. Kaikkia asiakirjoja ei tarvitse analysoida täysin, joten säännöt annetaan tässä. Summa yli 1 000 euroa, asiakirjatyyppien epäyhtenäisyys, pakollisen summan puuttuminen tai poikkeama kolmivaiheisessa vastaavuudessa. Jos sääntö koskee, työnkulku tilaa Ultra nimenomaan tälle asiakirjalle.

Vaihe 7/10: Tarkastus- ja tarkistus tehtävä

Vaihe seitsemän: tarkastus ja tarkistus tehtävä. Työnkulku lukee huijausriskin ja sen perustelut asiakirjasta. Tehtäväliittymän kautta luodaan sitten tehtävä ihmiselle: määrittäen, kuka sen tarkistaa, määräaika, kiireellisyystaso ja liittyvä asiakirja. Tässä kohtaa jäsentäjä saavuttaa rajansa. LlamaParse ja Mistral OCR tarjoavat tekstin ja rakenteen. Ne eivät sisällä vahvistusprosessia tehtävän, määrityksen, määräajan ja todisteen kanssa. Tämä tulisi rakentaa itse.

Vaihe 8/10: Kolmivaiheinen vastaavuus

Vaihe kahdeksan on kolmivaiheinen yhteensopivuus. Silmukalla on kaksi lähtöä. Ensimmäinen aktivoituu, kun kaikki asiakirjat ovat valmiita. Yhdistän sen kolmivaiheiseen yhteensopivuuteen. procurement_review tarkistaa jokaisen tapahtuman: Täsmäävätkö ostotilaus, toimitusmerkintä ja lasku otsikon summan ja rivikohtaisten erien osalta? Poikkeamien yhteydessä luodaan myös tehtävä.

Vaihe 9/10: Odottaa ihmisen päätöstä

Vaihe yhdeksän: Odottaa ihmisen päätöstä. Työnkulku rekisteröityy herätysosoitteeseen PaperOffice ja siirtyy sitten nukkumaan ilman aikarajaa. Kun päätös tehdään PaperOffice:ssa, PaperOffice ilmoittaa päätöksen toiselle webhookille. Se etsii juoksevan työn, joka odottaa tätä tehtävää, ja herättää sen.

Vaihe 10/10: Päätöksen soveltaminen

Kymmenes vaihe soveltaa päätöksen. Hyväksynnän yhteydessä työnkulku poistaa tarkistuslukon hyväksytyn tehtävän todisteena käyttäen. Sen jälkeen asiakirja siirtyy Northstar Documents Workspace -kansioon ja laskut tehdään tarkistusvarmoiksi säilytysajan alkaessa vuoden lopussa. Hylkäyksen yhteydessä asiakirja pysyy lukittuna ja sille määritetään oikeudellinen säilytys. Molemmissa tapauksissa työnkulku kirjoittaa huomautuksen tiedostoon ja odottaa seuraavaa päätöstä. Kymmenen vaihetta, yksi työnkulku ja kaikki toimii yhdellä alustalla: yksi sopimus, data EU:ssa, ei alihankkijoita. Data sisään, data ulos. Ja kun asiakirjat ovat PaperOffice -tarkistuksessa, on mahdollista tehdä vielä enemmän ilman uutta komponenttia: puhelinaagentti, kysymykset Claude tai ChatGPT kautta MCP:n välityksellä, haku ja työnkulut sovelluksessa. Tulevissa jaksoissa tarkastellaan yksittäisiä agenteja, kuten Splitiä, IDP:tä ja Redactia. Siihen asti: Hyvää rakentamista.