Workflow Agents. Kuvaile työnkulut omilla sanoillasi ja suorita ne automaattisesti

Ensin tulos: Suuri lasku odottaa hyväksyntää

Tervetuloa PaperOffice AI Academyyn. Tämä video käsittelee Workflow Agents:a. Sen avulla prosessi kuvataan omilla sanoilla, ja PaperOffice suorittaa sen automaattisesti jokaiselle vastaavalle asiakirjalle. Kukaan ei tulisi maksaa kaksitoistatuhannen euron laskua ennen sen hyväksymistä. Mutta jokaisen laskun manuaalinen lähettäminen vie aikaa. Ensimmäiseksi tulos: Juuri nyt Veldtmannilta saapui kaksi laskua. Workflow Agent on jo merkinnyt kahdentuhannen kolmensadanviidenkymmenen euron pienemmän laskun tarkastetuksi ilman lisäkyselyä. Suuren, yli kaksitoistatuhannen euron summan osalta prosessi pysäytettiin. Nyt odottaa hyväksyntätehtävä, jossa on toimittaja, laskunumero ja summa. Kun tämä on hyväksytty, agentti jatkaa ja merkitsee myös tämän laskun tarkastetuksi. Näin se rakennetaan: luodaan Workflow Agent, valitaan käynnistystapahtuma, kuvataan prosessi Prompt Studion avulla, testataan se turvallisesti, otetaan automaatio käyttöön ja tarkastellaan suorituksia.

Luku 1: Yleiskatsaus Workflow Agents:hen

Workflow Agent on tekoälyagentti, joka käsittelee asiakirjoja ohjeen mukaisesti. Ohje kirjoitetaan ei ohjelmakoodina, vaan arkikielellä. Workflow Agents löytyvät kohdasta Workflow AI. Luettelosta näkyy kullekin agentille, milloin se käynnistyy, onko automaatio päällä ja mikä dokumentintelligenssi vaaditaan.

Luku 2: Agentin ja käynnistystapahtuman luominen

Testiä varten tarvitaan pienen laskun POFID, joka on asiakirjan tunniste. Tämä tehdään yhdellä napsautuksella listasta: valitaan lasku, siirrytään Toimintoihin ja valitaan POFID. Nyt avataan uusi Workflow Agent. Sille annetaan nimi Laskun hyväksyntä ja kuvaus arkikielellä: viiden tuhannen euron ylittävät laskut odottavat hyväksyntää, pienemmät merkitään tarkastetuiksi. Dokumentintelligenssin kohdalla määritetään, kuinka perusteellisesti asiakirja on luettava etukäteen. Premium on esivalittuna ja lukee itse summan, toimittajan ja laskunumeron. Tarkat kentät määritetään IDP Agents:n avulla; siitä on erillinen jakso. Sitten käynnistystapahtuma. Niitä on kuusi. Vain manuaalisesti tarkoittaa: Agentti käynnistyy vain, kun se käynnistetään manuaalisesti. AI-DMS:n valmistuttua se käynnistyy jokaisen uuden asiakirjan kanssa heti, kun se on luettu. Lisäksi se voi käynnistyä, kun metakenttä muuttuu, kun joku suorittaa tehtävän, kun hyväksyntä on valmis tai heti kun asiakirja on täysin allekirjoitettu. AI-DMS:n valmistuttua agentti käynnistyy heti, kun uuden laskun tiedot on kokonaan eritelty. Suodattimissa määritetään, mitkä asiakirjat tähän liittyvät: vain Workspace Workflow-Demo ja vain asiakirjatyyppi Lasku. Toistuvien käynnistysten varalta ei tarvitse huolehtia tässä. Tämä vaihtoehto estää saman agentin käynnistymästä useasti peräkkäin samalle asiakirjalle. Napsauta Tallenna, ja Prompt Studio avautuu.

Luku 3: Prompt Studio

Tämä on Prompt Studio. Vasemmalla näkyy kuvaus. Napsauttamalla Luo agenttiohje, PaperOffice luo tarkan ohjeen agentille. Keskellä näkyy ymmärretty sisältö: tehtävä yhdessä lauseessa, tunnistetut säännöt ja käytetyt kentät. Alapuolella näkyy, miksi ohje on rakennettu tällä tavalla ja miten agentti tietää, milloin se on valmis. Käytä aikaa ohjeen huolelliseen lukemiseen. Jos jokin eroaa tarkoitetusta, muokkaa kuvausta ja luo ohje uudelleen. Työkaluvirta näyttää, mitkä työkalut agentti käyttää: se lukee asiakirjan ja tarvittaessa muuttaa kenttää. Sille ei anneta muita työkaluja kuin ne, jotka on määritetty sen ohjeissa. Oikealla on valmis ohje englanniksi, jotta agentti ymmärtää sen selkeästi. Kaikki näyttää hyvältä; tallenna ja testaa.

Luku 4: Testaa luottavaisin mielin: kuivaajo

Testaus suoritetaan kuivaajolla: agentti käsittelee todellista asiakirjaa, mutta ei tee muutoksia. POFID-koodi pienelle laskulle liitetään ja ajo aloitetaan. Kuiva suoritus onnistui. Agentti on löytänyt summan, tuhat yhdeksänsataa kahdeksankymmentä euroa, kynnyksen alapuolella, ja merkitsisi laskun tarkastetuksi. Alla näkyy jokainen vaihe: ensin se luki asiakirjan, sitten se valmisti muutoksen. Muutosta ei suoritettu; kyseessä oli vain simulointi. Automatisointi voidaan ottaa käyttöön vasta onnistuneen testin jälkeen. Näin varmistetaan, että agentteja ei ajeta asiakirjoilla, joita ei ole ensin kokeiltu.

Luku 5: Ota automaatiotila käyttöön

Siirrytään nyt Automaatiotilaan. Tämän jälkeen agentti reagoi käynnistystapahtumaan automaattisesti. Käytössä on myös Suorituksen hyväksyntä -asetus. Jos se on päällä, agentti kysyy henkilöltä lupaa ennen jokaista muutosta jokaisessa asiakirjassa. Halutaan saada hyväksyntäpyyntö vain suurista laskuista, joten hyväksyntäehdot on sijoitettu kuvaukseen.

Luku 6: Kaksi laskua on saapunut

Tässä kohtaa siirrytään varsinaiseen testiin. Veldtmannilta saapuu kaksi uutta laskua: yksi kahden tuhannen kolmensadanviidenkymmenen euron arvoinen ja toinen kahdentoista tuhannen kahdeksansadankahdenkymmenenviiden euron arvoinen. Ensiksi AI-DMS-käsittely lukee asiakirjat sisään, minkä jälkeen kukin lasku käynnistää agentin automaattisesti. Aikaa säästetään hyppimällä eteenpäin. Asiakirjan tila -sarakkeesta nähdään tulos: pieni lasku on jo tarkastettu. Suuremmasta laskusta ei vielä näy tulosta, koska agentti on pysähtynyt tähän kohtaan. Automaatio-sarakkeessa tämä näkyy myös: Workflow-kohdan vieressä on tiimalasi, mikä tarkoittaa, että järjestelmä odottaa hyväksyntää. Ihmisen silmän kautta (HITL) -tehtävissä laskun hyväksyntä odottaa nyt toimittajan, laskunumeron ja summan tarkistamista. Tehtävässä näkyy vasemmalla lasku itsessään ja oikealla tiedot. Tällä hetkellä tehtävä on osoitettu meille. Jos päätöksenteko tulisi siirtää jollekin muulle, kuten johdolle, tehtävä voidaan yksinkertaisesti ohjata eteenpäin. Hyväksyntä annetaan lyhyellä kommentilla. Agentti jatkaa sen jälkeen työtään. Palataan asiakirjalistaan: nyt myös suuri lasku on tarkastettu.

Luku 7: Suorituslokien tarkastelu

Agentin tekemät toimet näkyvät sen suorituslokeissa. Nopein tapa tarkastella niitä on agentin rivillä olevasta valikosta. Tässä näkyvät tämän agentin suoritukset, jotka ovat kaikki valmiita; jokainen sisältää asiakirjan, käynnistystapahtuman ja keston. Yksityiskohtaisessa katsauksessa yksi lause kertoo, mitä agentti teki: hyväksyntä vastaanotettu, tila muutettu tarkastetuksi. Tämän jälkeen näkyy koko prosessi: ensin ohje vaiheena nolla, sitten agentin jokainen vaihe sen tuloksineen ja lopuksi kentät, joita on muutettu. Näin päätökset voidaan jäljittää myöhemmin.

Luku 8: Vinkkejä käytännöstä

Muutama lisävinkki. Kirjoita kuvaus niin, kuin prosessia selitettäisiin uudelle kollegalle: selkeällä rajalla, mukana olevilla kentillä ja sillä, mitä agentti saa muuttaa. Määritä agentin laajuus käyttämällä suodattimia määrittämään, mitkä asiakirjat siihen kuuluvat. Testaa jokainen tarkistettu kuvaus ensin kuivaajossa. Herkissä työnkuluissa aktivoi lisäksi suorituksen hyväksyntä ja tarkasta suoritukset säännöllisesti alkupäivinä. Yhteenvetona: Workflow Agent kuvataan omilla sanoilla. Käynnistystapahtuma valitaan ja suodattimilla määritetään, mitkä asiakirjat siihen kuuluvat. Tämä luo ohjeen Prompt Studion avulla, se testataan turvallisesti kuivaajossa, ja vasta sen jälkeen automaatio otetaan käyttöön. Siellä, missä ihmisen tulee päättää, agentti pysähtyy ja odottaa hyväksyntää. Seuraavassa videossa PaperOffice yhdistetään ulkomaailmaan: sähköpostin saapuneet-kansio, tallennus ja skanneri, oma NAS, API-avaimet ja tekoälyassistentit kuten Claude ja ChatGPT. Nähdään seuraavassa PaperOffice AI Academyssa.