Etsi ja järjestä: löydä jokainen asiakirja sekunneissa

Kysykää kysymyksiä haun sijaan

Hei ja tervetuloa PaperOffice AI Academyyn. Tämä video käsittelee etsimistä ja järjestämistä: miten jokaisen asiakirjan voi löytää sekunneissa ilman kansiorakenteiden ylläpitoa. Ensin tulos. Kysytään yksinkertaisesti: Mitä laskuja Veldtmann on lähettänyt? PaperOffice ymmärtää kysymyksen, löytää asiaan liittyvät asiakirjat ja korostaa tarkalleen, mistä vastaus asiakirjasta löytyy. Kaikki on silti hyvin järjestyksessä: virtuaalikansioissa, jotka tekoäly ehdottaa itse, sekä asiakirjojen ja toimittajien välisissä yhteyksissä. Näin edetään: ensin haku, sitten haku merkityksen perusteella, numerot ja summat, suodatus ja ryhmittely, virtuaalikansiot, asiakirjatyypit, yhteydet ja lopuksi aikajana ja versiot.

Haku

Haku löytyy sivun yläreunan hakukentästä. Vasemmalla vaihdetaan välillä Kysykää agentilta ja Haku. Me jäämme hakuun ja haemme tässä Workspace:ssa sanalla Veldtmann. PaperOffice hakee samanaikaisesti neljästä paikasta: tiedoston nimestä ja tietokentistä, tunnistetusta tekstistä, tunnistetuista yrityksistä, henkilöistä ja summista sekä merkityksen perusteella. Tuloksena on yksi lista. Ylimpänä näkyy paras osuma. Relevanssi-ilmaisin näyttää, mistä tulos on peräisin ja kuinka hyvin se sopii hakuun. Kun avaatte tuloksen, esikatselu hyppää osumakohtaan ja korostaa sen asiakirjassa. Nuolilla siirrytään seuraavaan osumaan, ja kaikki esiintymät voi käydä läpi. Yhdellä napsautuksella haku ulottuu paitsi tähän Workspace:en myös kaikkiin Workspaces:iin. Viimeisimmät haut ovat aina valmiina.

Haku merkityksen perusteella

Teidän ei tarvitse tietää, mikä sana asiakirjassa esiintyy. Kysykää vain kysymys, esimerkiksi: Mitkä sopimukset uusiutuvat automaattisesti ja mikä on irtisanomisaika? Löydätte asiaankuuluvat sopimukset, vaikka niissä käytetään aivan muita sanoja. Relevanssi-ilmaisin näyttää, että kyse on merkitykseen perustuvista osumista. Periaatteena on tämä: PaperOffice hakee yhden tai kaksi avainsanaa kirjaimellisesti ja salamannopeasti. Kokonaiset lauseet ja kysymykset ymmärretään merkityksen perusteella. Haku merkityksen perusteella on käytettävissä Workspaces:ssa, joiden taso on AI-DMS Premium tai korkeampi. Tason valitsette kullekin Workspace:lle erikseen.

Numerot ja summat

Numeroita voi hakea suoraan: laskunumeron, ostotilauksen numeron tai lähetteen numeron juuri siinä muodossa kuin se asiakirjassa on. PaperOffice tunnistaa erottimilla ja valuutalla kirjoitetun summan summaksi. Näin löydätte heti kaikki prosessiin kuuluvat asiakirjat, jotka koskevat 18 500 euron summaa: tilauksen, laskun ja maksun. Ja kun kirjoitatte IBANin ilman välilyöntejä, esiin tulevat kaikki asiakirjat, joissa tämä tilinumero on. Tämä on erityisen kätevää, jos toimittaja lähettää yhtäkkiä uudet tilitiedot.

Suodatus ja ryhmittely

Suodattimet rajaavat listaa. Tässä näytetään vain laskut, jotka on lisätty viimeisten 30 päivän aikana. Vielä nopeammin: napsauttakaa listassa jotakin arvoa, esimerkiksi asiakirjatyyppiä tai avainsanaa, niin lista suodatetaan sen mukaan. Ryhmitys järjestää listan uudelleen, esimerkiksi lähettäjän mukaan. Näin näette yhdellä silmäyksellä, mistä toimittajasta kukin asiakirja tulee. Yhdistelmän, jota tarvitsette usein, voitte tallentaa näkymäksi. Kaikki suodattimet nollataan yhdellä napsautuksella.

Virtuaalikansiot

Jos ajattelette mieluummin kansioina, voitte ottaa kansion näkymän käyttöön. Kansioita ei luo kukaan käsin: käsittelyn aikana tekoäly ehdottaa jokaiselle asiakirjalle sopivat tallennuspolut ja liittää ne olemassa olevaan rakenteeseenne. Asiakirjassa näette ehdotukset kohdassa Tallennuspolut. Voitte lisätä polkuja, esimerkiksi kansion vuositilinpäätöksille. Hyvä puoli on se, että kansiot ovat virtuaalisia. Asiakirja voi olla useassa kansiossa samanaikaisesti ilman, että se kopioidaan.

Asiakirjatyypit

Tekoäly tunnistaa asiakirjan tyypin itse: lasku, toimituslasku, sopimus ja monet muut. Luettelon näette kohdasta Asiakirjatyypit. Jos jokin tyyppi puuttuu, luokaa se, esimerkiksi Huoltoraportti. Kuvailkaa lyhyellä ohjeella tekoälylle, miten tämä tyyppi tulee tunnistaa. Kun luokittelu on tälle tyypille aktiivinen, tekoäly liittää siihen automaattisesti uudet asiakirjat. Näytämme videossa IDP Agents, mikä agentti lukee tästä tyypistä tiedot.

Yhteydet

Jokainen asiakirja tietää, kenen kanssa ollaan tekemisissä. Kohdassa Yhteydet löydätte yhteistyökumppanin, jonka tekoäly tunnisti kirjelomakkeesta. Asiakirjoja linkitetään vetämällä: vetäkää esimerkiksi toimituslasku laskun päälle ja valitkaa yhteyden tyypiksi Kuuluu. Tästä eteenpäin voitte siirtyä yhdellä napsautuksella asiakirjasta toiseen. Kohdassa Organisaatiot näette jokaisen toimittajan kaikkine asiakirjoineen kaikissa Workspaces:ssa.

Aikajana ja versiot

Aikajana järjestää asiakirjat päivämäärän mukaan, esimerkiksi eräpäivän. Näin näette, mitä on tulossa tässä kuussa. Jos sopimus muuttuu, ladatkaa muutos uutena versiona. Asiakirja pysyy samana, kaikki yhteydet säilyvät ennallaan ja edellinen versio säilytetään. Versioiden vertailu näyttää, kuinka samankaltaisia kaksi versiota ovat, mitkä sivut ovat muuttuneet, ja tiivistää muutokset muutamaan lauseeseen. Jos vanha versio olikin oikea, voitte palauttaa sen uutena versiona. Mitään ei menetetä.

Yhteenveto

Tässä oli etsiminen ja järjestäminen: haku kaikelle, kysymykset avainsanojen sijaan, suodatus ja ryhmittely, virtuaalikansiot, omat asiakirjatyypit, yhteydet, aikajana ja versiot. Seuraavissa jaksoissa käsittelemme aiheen IDP Agents sekä sitä, miten asiakirjoja voi jakaa turvallisesti selaimen linkin ja puhelimen kautta. Nähdään seuraavassa PaperOffice AI Academyssa.