Workflow Agents. Describa los flujos de trabajo con sus propias palabras y ejecútelos automáticamente

Resultado primero: La factura grande está pendiente de aprobación

Hola y bienvenido a la Academia PaperOffice AI. Este vídeo trata sobre Workflow Agents. Con ello, usted describe un proceso con sus propias palabras, y PaperOffice lo ejecuta automáticamente para cada documento coincidente. Nadie debería pagar una factura por doce mil euros antes de que haya sido aprobada. Pero enviar cada factura manualmente toma tiempo. Primero, el resultado. Hace un momento, llegaron dos facturas de Veldtmann. Nuestro Workflow Agent ya ha marcado la más pequeña por dos mil trescientos cincuenta euros como revisada, sin ninguna otra consulta. Para el importe grande de más de doce mil euros, se detuvo. Ahora hay una tarea de aprobación con proveedor, número de factura e importe pendiente. Después de que usted la apruebe, el agente continúa y también marca esta factura como revisada. Así es como puede construirlo usted mismo: cree un Workflow Agent, seleccione el evento de inicio, describa el proceso en Prompt Studio, pruébelo de forma segura, active la automatización y revise las ejecuciones.

Capítulo 1: Descripción general de Workflow Agents

Un Workflow Agent es un agente de IA que procesa sus documentos según una instrucción. Usted escribe la instrucción no como un programa, sino en lenguaje natural. Sus Workflow Agents se encuentran bajo Workflow AI. La lista muestra para cada agente cuándo inicia, si la automatización está activada y qué inteligencia de documentos requiere.

Capítulo 2: Creación del agente y el evento de inicio

Para la prueba, necesitaremos el POFID de una factura pequeña, que es el identificador del documento. Esto se hace con un clic en la lista: seleccione la factura, vaya a Acciones y elija POFID. Ahora el nuevo Workflow Agent. Recibe un nombre, Aprobación de facturas, y una descripción en oraciones simples: las facturas superiores a cinco mil euros deben esperar una aprobación, las más pequeñas se marcan como revisadas. Bajo Inteligencia de documentos, usted define qué tan exhaustivamente debe leerse un documento previamente. Premium está preseleccionado y ya lee el importe, el proveedor y el número de factura por sí mismo. Usted determina exactamente qué campos se extraen mediante IDP Agents; hay un episodio separado para eso. Luego el evento de inicio. Hay seis de ellos. Solo manual significa: El agente inicia solo cuando usted lo activa. Después de que AI-DMS haya finalizado, inicia con cada nuevo documento tan pronto como haya sido extraído. Además, puede iniciar cuando cambia un metadato, cuando alguien completa una tarea, cuando se termina una aprobación o tan pronto como un documento esté completamente firmado. Después de que AI-DMS haya finalizado, el agente inicia tan pronto como una nueva factura haya sido extraída completamente. Bajo Filtros, especificamos a qué documentos aplica esto: solo en el Workspace Workflow-Demo y solo para el tipo de documento Factura. No necesitamos preocuparnos por disparadores repetidos aquí. Esta opción evita que el mismo agente inicie múltiples veces rápidamente para el mismo documento. Haga clic en Guardar, y se abrirá Prompt Studio.

Capítulo 3: El Prompt Studio

Este es el Prompt Studio. A la izquierda, puede ver nuestra descripción. Al hacer clic en Crear instrucción del agente, PaperOffice genera una instrucción precisa para el agente. En el centro puede ver lo que se ha comprendido: la tarea en una frase, las reglas reconocidas y los campos involucrados. Más abajo, verá por qué la instrucción está estructurada de esta manera y cómo sabe el agente cuándo ha terminado. Tómese su tiempo para leerla detenidamente. Si algo difiere de lo que usted pretendía, edite la descripción y regenere la instrucción. El flujo de herramientas muestra qué herramientas utiliza el agente: lee el documento y, si es necesario, modifica un campo. No recibe ninguna otra herramienta que no esté especificada en sus instrucciones. A la derecha se encuentra la instrucción completa en inglés para que el agente la comprenda claramente. Todo parece correcto; guarde y pruebe.

Capítulo 4: Pruebe con confianza: la ejecución en seco

Probamos mediante una ejecución en seco: el agente trabaja en un documento real, pero no realiza ningún cambio. Pegamos el POFID de la factura pequeña y comenzamos. Ejecución en seco exitosa. El agente ha encontrado el importe, mil novecientos ochenta euros, por debajo del umbral, y marcaría la factura como revisada. Más abajo puede ver cada paso: primero, leyó el documento; luego, preparó el cambio. No se ejecutó; fue solo una simulación. Solo después de una prueba exitosa puede activar la automatización. De esta manera, ningún agente se ejecuta en sus documentos que usted no haya probado primero.

Capítulo 5: Activar el modo de automatización

Así que activamos el modo de Automatización. A partir de ahora, el agente reacciona automáticamente al evento de inicio. También existe la configuración de Aprobación de ejecución. Si está activada, el agente pregunta a una persona antes de cada cambio, para cada documento. Solo queremos ser consultados para facturas grandes, por lo que hemos colocado nuestra aprobación en la descripción.

Capítulo 6: Han llegado dos facturas

Ahora llega la prueba real. Están llegando dos nuevas facturas de Veldtmann: una por dos mil trescientos cincuenta euros y otra por doce mil ochocientos veinticinco euros. Primero, el procesamiento AI-DMS lee los documentos y, a continuación, nuestro agente se inicia automáticamente para cada factura individualmente. Estoy acelerando la reproducción. En la columna Estado del documento, puede ver el resultado: la factura pequeña ya ha sido revisada. Para la grande aún no se muestra nada porque el agente se ha detenido aquí. La columna Automatización también lo indica: el reloj de arena junto a Workflow significa que está esperando aprobación. En Tareas de Human In The Loop, la aprobación de la factura ahora espera con el proveedor, el número de factura y el importe. En la tarea, puede ver la propia factura a la izquierda y los detalles a la derecha. Actualmente está asignada a nosotros. Si otra persona debiera decidir, como por ejemplo la dirección, simplemente reenvíe la tarea. La aprobamos con un breve comentario. El agente entonces continúa su trabajo. Echemos un vistazo de nuevo a la lista de documentos: ahora también la factura grande ha sido revisada.

Capítulo 7: Consultar ejecuciones

Puede ver lo que el agente ha hecho en sus ejecuciones. La forma más rápida es a través del menú en su fila. Aquí puede ver las ejecuciones de este agente, todas completadas, cada una con un documento, un evento de inicio y una duración. En detalle, una frase indica lo que hizo el agente: aprobación recibida, estado establecido como revisado. Luego viene todo el proceso: primero la instrucción como paso cero, luego cada paso del agente con su resultado y finalmente los campos que ha modificado. De esta manera puede rastrear cada decisión más adelante.

Capítulo 8: Consejos de la práctica

Algunos consejos más. Escriba la descripción como si estuviera explicando el proceso a un nuevo colega: con un umbral claro, los campos involucrados y lo que el agente tiene permitido cambiar. Defina el alcance de su agente utilizando filtros para especificar a qué documentos se aplica. Pruebe cada descripción revisada primero en modo de ejecución en seco. Para flujos de trabajo sensibles, active además la aprobación de ejecuciones y revise las ejecuciones regularmente durante los primeros días. En resumen: usted describe un Workflow Agent con sus propias palabras. Selecciona el evento de inicio y utiliza filtros para definir a qué documentos se aplica. Esto crea la instrucción en Prompt Studio, lo prueba de forma segura en modo de ejecución en seco y solo entonces activa la automatización. Donde una persona deba decidir, el agente se detiene y espera aprobación. En el próximo vídeo conectaremos PaperOffice con el mundo exterior: buzón de correo electrónico, almacenamiento y escáner, su propio NAS, claves API y asistentes de IA como Claude y ChatGPT. Hasta la próxima en la Academia PaperOffice AI.