Encontrar y organizar: encuentre cada documento en segundos

Haga preguntas en lugar de buscar

Hola y bienvenido a la Academia PaperOffice AI. Este video trata de encontrar y organizar: cómo puede localizar cada documento en segundos sin tener que mantener estructuras de carpetas. Primero, el resultado. Simplemente preguntamos: ¿Qué facturas envió Veldtmann? PaperOffice entiende la pregunta, encuentra los documentos pertinentes y resalta exactamente dónde está la respuesta dentro del documento. Todo sigue bien ordenado: en carpetas virtuales que la IA sugiere por sí misma, y con conexiones entre documentos y proveedores. Así procederemos: primero la búsqueda, luego la búsqueda por significado, los números y los importes, los filtros y las agrupaciones, las carpetas virtuales, los tipos de documento, las conexiones y, por último, la cronología y las versiones.

Buscar

Busque en el cuadro de búsqueda de la parte superior. A la izquierda, cambia entre Preguntar al Agente y Buscar. Nos quedamos con Buscar y buscamos aquí, en este Workspace, Veldtmann. PaperOffice busca simultáneamente en cuatro lugares: en el nombre del archivo y en los campos de datos, en el texto reconocido, en las empresas, personas e importes reconocidos, y por significado. El resultado es una única lista. En la parte superior verá la mejor coincidencia. El indicador de relevancia muestra de dónde procede un resultado y lo bien que encaja con su búsqueda. Abra un resultado y la vista previa saltará a la ubicación de la coincidencia, resaltándola en el documento. Use las flechas para pasar a la siguiente coincidencia y recorrer todas las apariciones. Con un solo clic, busca no solo en este Workspace, sino en todos los Workspaces. Y sus búsquedas recientes siempre están a su disposición.

Buscar por significado

No necesita saber qué palabra aparece en el documento. Simplemente haga una pregunta, por ejemplo: ¿Qué contratos se renuevan automáticamente y cuál es el plazo de preaviso para la rescisión? Encontrará los contratos pertinentes, aunque utilicen una redacción completamente distinta. El indicador de relevancia muestra que se trata de coincidencias basadas en el significado. La regla general: una o dos palabras clave se buscan literalmente y a una velocidad fulgurante en PaperOffice. Las frases completas y las preguntas se entienden por su significado. La búsqueda por significado está disponible en los Workspaces con el nivel AI-DMS Premium o superior. El nivel se selecciona individualmente para cada Workspace.

Números e importes

Puede encontrar números directamente: un número de factura, un número de orden de compra o un número de albarán, tal como aparecen en el documento. PaperOffice reconoce un importe con separadores y moneda como importe. Así puede encontrar de inmediato todos los documentos relacionados con el proceso de 18.500 euros: pedido, factura y pago. Y si introduce un IBAN sin espacios, aparecerá cada documento que contenga ese número de cuenta bancaria. Esto resulta especialmente útil si un proveedor le envía de repente nuevos datos bancarios.

Filtrar y agrupar

Los filtros reducen la lista. Solo mostramos las facturas añadidas en los últimos 30 días. Aún más rápido: haga clic en un valor de la lista, como un tipo de documento o una palabra clave, para filtrar la lista en consecuencia. La agrupación reorganiza la lista, por ejemplo por remitente. Así puede ver de un vistazo qué documentos proceden de cada proveedor. Puede guardar como vista una combinación que necesite con frecuencia. Y con un solo clic puede restablecer todos los filtros.

Carpetas virtuales

Si prefiere pensar en carpetas, puede activar la vista de carpeta. Nadie crea carpetas manualmente: durante el procesamiento, la IA sugiere para cada documento las rutas de almacenamiento adecuadas y las integra en su estructura existente. En el documento puede ver las sugerencias en Rutas de almacenamiento. Puede añadir rutas adicionales, por ejemplo, una carpeta para las cuentas anuales. Lo mejor es que las carpetas son virtuales. Un documento puede estar en varias carpetas a la vez sin duplicarse.

Tipos de documento

La IA identifica automáticamente el tipo de documento: factura, nota de entrega, contrato y muchos más. Puede ver la lista en Tipos de documento. Si le falta un tipo, cree uno, por ejemplo, Informe de mantenimiento. Con una breve instrucción para la IA, describa cómo debe reconocer este tipo. Si el tipo para la clasificación está activo, la IA asignará automáticamente los nuevos documentos a partir de ese momento. En el video sobre IDP Agents le mostraremos qué agente lee los datos de él.

Conexiones

Cada documento sabe con quién tiene que ver. En Conexiones encontrará el socio comercial que la IA ha identificado a partir del membrete. Puede vincular documentos arrastrándolos: por ejemplo, arrastre la nota de entrega sobre la factura y seleccione «Pertenece a» como tipo de conexión. A partir de ese momento, podrá pasar al instante de un documento a otro. Y en Organizaciones puede ver cada proveedor con todos sus documentos en todos los Workspaces.

Cronología y versiones

La cronología organiza los documentos por fecha, por ejemplo por fecha de vencimiento. Así puede ver lo que vence este mes. Si un contrato cambia, suba la enmienda como nueva versión. El documento sigue siendo el mismo, con todas sus conexiones intactas, y la versión anterior se conserva. Comparar versiones muestra lo similares que son dos versiones, qué páginas han cambiado y resume los cambios en unas pocas frases. Y si la versión antigua era realmente la correcta, puede restaurarla como nueva versión: no se pierde nada.

Resumen

Eso fue encontrar y organizar: buscar todo, preguntas en lugar de palabras clave, filtros y agrupaciones, carpetas virtuales, tipos de documento personalizados, conexiones, cronología y versiones. En los próximos episodios veremos IDP Agents y cómo puede compartir documentos de forma segura a través del navegador y por teléfono. Hasta la próxima en la Academia PaperOffice AI.