Podpis elektroniczny PaperOffice prowadzi od dokumentu do certyfikatu ukończenia (rejestru audytu) — z weryfikacją tożsamości przez SMS, śledzeniem audytowym i prostym podpisem elektronicznym (SES) zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Oto jak działa pierwsze wysłanie.
Wybierz dokument i rozpocznij podpisywanie
Otwórz widok dokumentów, wybierz dokument (PDF, Word lub Excel) i rozpocznij wysyłkę do podpisu. Dialog poprowadzi przez odbiorców, wiadomość i opcje w kilku krokach.
Ustaw odbiorców i kanał dostawy
Dodaj jednego lub więcej odbiorców — obsługiwane są żądania wieloosobowe z określonym kolejnością podpisywania. Dostępne kanały dostawy: e-mail, SMS, bezpośredni link lub kod QR.
Szablon, okres ważności i przypomnienia
Wybierz jeden z szablonów wiadomości (np. umowa, zatwierdzenie, oferta, pilne) oraz ustaw okres ważności — dostępne są predefiniowane opcje 7, 14 lub 30 dni, a także zakres niestandardowy. Opcjonalnie można włączyć automatyczne przypomnienia.
Przegląd i wysłanie
Sprawdź odbiorców, kanał oraz okres ważności w podsumowaniu i wyślij żądanie. Każdy odbiorca otrzymuje osobisty, chroniony link do podpisania.
Proces przechodzony przez odbiorcę
Odbiorca najpierw weryfikuje tożsamość za pomocą SMS OTP (6-cyfrowy kod, ważny przez 10 minut) — brak podpisu bez potwierdzenia tożsamości. Następnie wymagany jest pełny podgląd dokumentu, potwierdzony poprzez zaznaczenie pola wyboru. Podpisywanie możliwe jest za pomocą dotyku, myszy lub przesłania pliku; rejestrowany jest odcisk urządzenia, adres IP oraz opcjonalnie lokalizacja GPS.
Certyfikat i podpisany dokument
Po zakończeniu procesu PaperOffice generuje certyfikat i łączy go z oryginalnym plikiem PDF. Zawiera on weryfikację SMS z znacznikiem czasu, dane urządzenia i IP, współrzędne GPS ze zrzutem ekranu mapy, chronologiczny ślad audytu oraz skróty integralności SHA-256 — wraz z informacją o poziomie podpisu (SES zgodnie z rozporządzeniem eIDAS).
