Audyt i Kwarantanna: Zatrzymaj podejrzaną fakturę, zanim ktokolwiek ją opłaci

Najpierw wynik: Faktura została zatrzymana

Dzień dobry i witamy w Akademii PaperOffice AI. Ten film dotyczy audytu i kwarantanny: jak PaperOffice wykrywa podejrzane dokumenty i zatrzymuje je, zanim zostaną zapłacone fałszywe faktury. Najpierw wynik. Ta faktura rzekomo pochodzi od Veldtmann, znanego dostawcy, i wymaga natychmiastowej płatności na nowe konto bankowe. PaperOffice przeanalizował ją, sklasyfikował jako krytyczną i natychmiast umieścił w kwarantannie bezpieczeństwa. Edycja, pobieranie i usuwanie są zablokowane do momentu podjęcia decyzji przez administratora. Przejdziemy krok po kroku przez poziom AI-DMS Workspace, kwarantannę, słabe skany i pola, Audit Control Center, zadanie przeglądu, duplikaty oraz ostatecznie bezpieczne przechowywanie rewizyjne.

Rozdział 1: Poziom AI-DMS Workspace

To, ile PaperOffice robi z Państwa dokumentami, jest ustawiane dla każdego Workspace w zależności od poziomu AI-DMS. Przechowywanie tylko przechowuje pliki bez automatycznego przetwarzania. Basic zamienia je w przeszukiwalne archiwum, z rozpoznawaniem tekstu, klasyfikacją i słowami kluczowymi. Premium odczytuje również pola biznesowe, wykrywa powiązania między dokumentami i raportuje duplikaty. Ultra idzie najgłębiej: rozpoznawanie wizualne czyta tabele, formularze i kody kreskowe, uzupełniane o Knowledge Graph i wnioskowanie między dokumentami. A w przypadku Ultra audyt jest wliczony: PaperOffice sprawdza każdy dokument za pomocą dwunastu kontroli i umieszcza podejrzane dokumenty w kwarantannie. Dla tego filmu tworzymy demo audytu Workspace z poziomem Ultra. Przed jego utworzeniem PaperOffice wyświetla najważniejsze ustawienia raz jeszcze do Państwa wglądu. Jeśli wszystko wygląda poprawnie, tworzymy Workspace.

Rozdział 2: Zmiana banku: faktura trafia do kwarantanny

Teraz poważny przypadek. Przesyłamy fakturę od Veldtmann, znanego dostawcy. Na dole faktury znajduje się notatka: Proszę korzystać wyłącznie z nowych danych bankowych od teraz; poprzednie są już nieważne. Już na liście widać, że coś jest nie tak: kwarantanna bezpieczeństwa, audyt wysoki i wymagany HITL, co oznacza, że osoba musi to przejrzeć. W zakładce Audyt można zobaczyć dlaczego. Kontrola audytu wskazuje na ryzyko oszustwa: faktura wyraźnie mówi o użyciu nowego konta bankowego i że poprzednie jest już nieważne. To klasyczny znak oszustwa e-mailowego, na przykład gdy ktoś przejął skrzynkę pocztową. Poważność 8 na 10, krytyczne. Każde stwierdzenie zawiera rekomendację. Tutaj: nie przetwarzać płatności wyłącznie na podstawie dokumentu i skontaktować się z dostawcą za pomocą zweryfikowanych danych kontaktowych z wcześniejszej korespondencji w celu potwierdzenia zmiany. Istnieje również drugie stwierdzenie: ryzyko płatności, ponieważ faktura nakazuje użycie nowego IBAN-u i ignorowanie poprzednich danych bankowych. Od poziomu poważności siedem w górę PaperOffice natychmiast umieszcza dokument w kwarantannie. Edycja, przenoszenie, pobieranie i usuwanie są zablokowane; pozostałe zakładki są nieaktywne. Można nadal przeglądać powiązania, ale tylko w trybie tylko do odczytu.

Rozdział 3: Słabe skany

W codziennej praktyce dokumenty rzadko trafiają w idealnym stanie. Przesyłamy trzy typowe przypadki: fakturę ładunkową z plamą po kawie, dowód dostawy z drukarki igłowej oraz fakturę sfotografowaną telefonem komórkowym. PaperOffice również wyodrębnia te dokumenty. Każdy z nich otrzymuje opisową nazwę, krótkie podsumowanie oraz swoje pola danych: numer dokumentu, wystawca, odbiorca, referencja i kwoty. W fakturze ładunkowej od Britannia Freight plama po kawie znajduje się dokładnie w środku strony. Numer dokumentu, nadawca i łączna kwota z obu pozycji są nadal poprawnie przechwycone we właściwych polach. Najedź kursorem na pole, a widok po lewej stronie przeskoczy bezpośrednio do miejsca w dokumencie, skąd pochodzi wartość. W ten sposób można natychmiast sprawdzić, czy jest ona poprawna. Dowód dostawy z drukarki igłowej ma blade, kropkowane znaki na szarym papierze ciągłym. Numer dowodu dostawy, numer zamówienia i adresy nadal są wyraźnie odczytywane. A zdjęcie wykonane telefonem komórkowym: zrobione pod kątem na drewnianym stole. PaperOffice odczytuje je jak skan, z numerem faktury, wystawcą, NIP i kwotą tysiąc dziewięćset euro. Sam wadliwy skan to jeszcze nie wniosek z kontroli. Wszystkie trzy dokumenty przeszły kontrolę bez żadnych krytycznych sygnałów.

Rozdział 4: Sprawdzanie i edycja pól

Jeśli wartość jest niepoprawna lub powinna być inna, można ją zmienić bezpośrednio w polu: wystarczy kliknąć w nie, zmodyfikować wartość i gotowe. PaperOffice zapisuje zmianę natychmiast, a widok ogólny pokazuje następnie, kto ostatnio zmienił dokument i kiedy. Niezmienna historia zmian jest dostarczana wraz z bezpiecznym przechowywaniem rewizyjnym. Więcej na ten temat na końcu.

Rozdział 5: Kwarantanna na pierwszy rzut oka

Powrót do faktury z nowymi danymi bankowymi: nie można jej po prostu usunąć. Administrator musi najpierw podjąć decyzję. Zapewnia to, że żadne dowody nie znikną, zanim ktoś nie przeanalizuje sprawy. Aby upewnić się, że żadna sprawa nie umknie uwadze, przefiltruj wyszukiwanie według audytu: wymagany audyt, wysokie ryzyko audytu, wymagany HITL lub kwarantanna bezpieczeństwa. W kwarantannie bezpieczeństwa pozostaje dokładnie jedna faktura w naszym Workspace. W centrum dokumentów każdy Workspace pokazuje, ile dokumentów znajduje się obecnie w kwarantannie. Filtr z kwarantanną pokazuje tylko te Workspaces. W ustawieniach można zdefiniować, czy PaperOffice automatycznie umieszcza dokumenty w kwarantannie po krytycznym wyniku audytu oraz na jakim poziomie poważności. Domyślnie jest to ustawione na siedem z dziesięciu.

Rozdział 6: Audit Control Center

Audit Control Center podsumowuje wszystko: dwa wnioski, dwa otwarte przeglądy, dwanaście kontroli, maksymalna poważność: osiem. Obok znajduje się pełna analiza ryzyka oszustwa. Poniżej widoczne są wszystkie dwanaście kontroli: integralność finansowa, zgodność podatkowa, ryzyko oszustwa, niezgodność geograficzna, spójność danych, brakujące dane, sprawdzenie wiarygodności, ryzyko płatności, autentyczność wizualna, zgodność regulacyjna, ekspozycja danych wrażliwych oraz treści groźne. Dwie z nich są oznaczone jako wysokie ryzyko bez zielonego znacznika zatwierdzenia. Poniżej znajdują się wnioski wraz z poważnością, uzasadnieniem i rekomendacją. Każdy wniosek można oznaczyć jako przejrzany lub utworzyć z niego zadanie. Wynik można wyeksportować do raportu PDF dla celów archiwalnych lub dla doradcy podatkowego, opcjonalnie wraz z oryginalnym dokumentem.

Rozdział 7: Decydowanie o zadaniu przeglądu

Jednym kliknięciem wniosek zamienia się w zadanie przeglądu. Trafia ono do zadań typu Human in the Loop (HITL), gdzie zespół je przetwarza. Zadania audytowe oferują cztery opcje: Zakończ przegląd, gdy wniosek został sprawdzony; Nie wymagane działania, gdy nie ma ryzyka; Niewykonalne, gdy wniosek pozostaje otwarty; lub Przekazanie zadania innej osobie. W przypadku zmiany konta bankowego zasadą jest oddzwonienie do dostawcy pod znany numer, nigdy ten z nowej faktury. Należy odnotować wnioski jako komentarz i zakończyć przegląd. Tylko administrator może zdjąć kwarantannę po wyraźnym potwierdzeniu. W tym przypadku zmiana konta nie była autentyczna. Dlatego anulujemy, dokument pozostaje w kwarantannie, a nikt nie dokonuje płatności na niewłaściwe konto.

Rozdział 8: Duplikaty

Klasyczny przypadek: ta sama faktura przychodzi dwukrotnie, raz jako oryginał, a później jako skan. Począwszy od poziomu AI-DMS Premium, PaperOffice rozpoznaje tę sytuację. Nad drugim dokumentem wyświetla się informacja: możliwy duplikat, wraz z nazwą Workspace i datą oryginału. Powody są widoczne: ten sam numer dokumentu, ten sam wystawca, ta sama kwota i ta sama referencja. Audyt również oznacza duplikat jako wniosek z poważnością pięć. Jest to poniżej progu siedmiu. Dokument nie trafia więc do kwarantanny, ale powinien zostać przejrzany przez osobę. Jednym kliknięciem otwiera się oryginał do porównania. Jeśli nie jest to duplikat, należy oznaczyć go jako Nie jest to duplikat.

Rozdział 9: Bezpieczne przechowywanie chronione przed zmianami i prawne zatrzymanie dokumentów

Dla dokumentów wymagających długoterminowego przechowywania należy zastosować bezpieczne przechowywanie chronione przed zmianami. Nad dokumentem nadal widnieje informacja: Nie jest zabezpieczony rewizyjnie. Aktywację przeprowadza się w zakładce Rewizje: należy wybrać kraj i typ dokumentu, co określa okres retencji, w tym przypadku sześć lat dla brytyjskiego dowodu VAT. Proces rozpoczyna się natychmiastowo, a PaperOffice wyświetla obliczoną datę zakończenia. Od tego momentu dokument jest przechowywany w sposób niezmienny i nie można go usunąć ani przenieść do momentu zakończenia okresu retencji. PaperOffice loguje wszystkie działania dotyczące dokumentu, w sposób odporny na manipulacje, w zakładce Rewizje. Rozwiązanie to jest nieodwracalne ze względu na swoją konstrukcję. W dowolnym momencie można następnie wygenerować certyfikat zgodności: plik PDF zawierający dowód integralności, kod QR oraz publiczny link weryfikacyjny. W przypadku trwającego sporu prawnego lub kontroli skarbowej administrator może dodatkowo ustawić prawne zatrzymanie dokumentu za pośrednictwem API, na przykład z własnego przepływu pracy. Dokument natychmiast wyświetli tę informację i pozostanie w retencji po upływie terminu do momentu cofnięcia zatrzymania. Podsumowując: dla ważnych dokumentów należy wybrać AI-DMS Ultra, a audyt sprawdza każdy dokument pod kątem dwunastu kontroli. Krytyczne ustalenia natychmiast przenoszą dokument do kwarantanny, a jego zwolnienie możliwe jest wyłącznie przez administratora po przeprowadzeniu przeglądu. PaperOffice odczytuje również słabe skany, każda wartość weryfikowana jest u źródła, PaperOffice samodzielnie raportuje duplikaty, a ważne dokumenty przechowywane są bezpiecznie chronione przed zmianami. Do zobaczenia w kolejnym materiale w Akademii PaperOffice AI.