Połącz wszystko: dokumenty z skrzynki odbiorczej, skanera i magazynu, a także API oraz asystentów AI

Najpierw wynik: Dokumenty trafiają same

Dzień dobry i witamy w Akademii PaperOffice AI. W tym filmie łączymy PaperOffice ze światem zewnętrznym: skrzynką e-mail, skanerem, lokalizacjami magazynowymi oraz asystentami AI takimi jak Claude i ChatGPT. Faktury przychodzą pocztą elektroniczną, skany są na kserokopiarkach, umowy znajdują się w chmurze. Pobieranie i przesyłanie wszystkiego indywidualnie zabiera Państwu czasu każdego dnia. Najpierw wynik. Nikt nie przesłał tych faktur ręcznie. PaperOffice pobrał je samodzielnie ze skrzynki e-mail, a ostatni dokument trafił bezpośrednio ze skanera. Oto jak to skonfigurować: najpierw należy połączyć źródło, następnie łącznik określa miejsce docelowe dokumentów. Następnie omówimy własne magazyny, klucze API oraz asystentów AI.

Rozdział 1: Zasada działania: Storage Mount i łącznik

Każde połączenie rozpoczyna się w sekcji Document AI, Storage Mounts. Storage Mount to dostęp do źródła, takiego jak skrzynka odbiorcza, folder na serwerze lub magazyn w chmurze. Podczas tworzenia najpierw wybiera się cel. Jako źródło importu PaperOffice pobiera pliki. Jako własny magazyn PaperOffice przechowuje tam dokumenty. Tego wyboru nie można zmienić później.

Rozdział 2: Skrzynka e-mail

Zacznijmy od skrzynki e-mailowej, do której dostawcy wysyłają faktury. Wybieramy typ połączenia: E-mail. Następnie podajemy dane logowania do skrzynki: serwer, nazwę użytkownika i hasło. Połączenie zaszyfrowane jest już włączone, a skrzynka odbiorcza jest odczytywana. Za pomocą opcji Testuj połączenie PaperOffice natychmiast sprawdza poprawność ustawień, wyłącznie w trybie tylko do odczytu. W skrzynce e-mailowej nic się nie zmienia podczas tego procesu. Połączenie przekształca to w przepływ pracy. Monitoruje ono źródło i zapisuje każdy nowy dokument w określonym folderze Workspace. Teraz czas na łącznik. Nadajemy mu nazwę, źródłem jest nasza skrzynka e-mailowa, a jako miejsce docelowe wybieramy Skrzynkę odbiorczą Workspace. W sekcji Akcja określamy częstotliwość sprawdzania skrzynki, najwyżej co pięć minut. PaperOffice pobiera tylko nieprzeczytane wiadomości i oznacza je jako przeczytane. Same wiadomości pozostają w skrzynce. Za pomocą opcji Uruchom skanowanie pobieramy faktury natychmiast, bez czekania na kolejne sprawdzenie. Oto one: trzy faktury, bezpośrednio z Państwa skrzynki odbiorczej. Przetwarzanie przez AI-DMS odczyta je od razu.

Rozdział 3: Skaner

Dla skanera dostępna jest dedykowana opcja o nazwie Punkt końcowy skanera. PaperOffice zapewnia bezpieczny dostęp do tego celu. Należy kliknąć Aktywuj punkt końcowy, a następnie PaperOffice wyświetli dane uwierzytelniające. Wprowadź je w skanerze. Zaleca się użycie protokołu SFTP. Starsze skanery obsługujące wyłącznie FTP otrzymują dedykowany dostęp FTP do tego celu. Również tutaj łącznik przenosi zeskanowane dokumenty do skrzynki odbiorczej Workspace. Ważne jest, aby włączyć harmonogramowane sprawdzanie folderu. Po aktywacji PaperOffice sprawdza folder skanera w ustawionych odstępach czasu i automatycznie pobiera nowe skany. Aby to zademonstrować, pobierzemy skan natychmiast, klikając Uruchom skanowanie. I oto on, bez konieczności przechodzenia przez komputer.

Rozdział 4: Foldery i magazyn w chmurze

Połącz foldery na serwerach i w chmurze w ten sam sposób: np. poprzez SFTP dla NAS lub serwera Linux, a także Amazon S3 i kompatybilne magazyny oraz WebDAV, np. Nextcloud. Połączemy folder na własnym serwerze za pomocą SFTP: adres, nazwa użytkownika, hasło oraz folder, z którego PaperOffice odczytuje dane. Test połączenia również tutaj służy wyłącznie do odczytu. Nic nie zmienia się na serwerze. Łącznik pobiera pliki do skrzynki odbiorczej Workspace. Same pliki pozostają na serwerze. Znajdują się tu faktury, dowody dostawy i faktury przewozowe, a AI-DMS odczytuje je natychmiast.

Rozdział 5: Własny magazyn (BYOS)

Jeśli dokumenty mają być przechowywane na własnym sprzęcie, należy użyć własnego magazynu, znanego również jako BYOS. W tym celu łączymy drugi folder na serwerze jako własny magazyn. Następnie PaperOffice szyfruje każdy plik przy użyciu własnego hasła. Pobierz go natychmiast jako plik i przechowuj bezpiecznie. Miejsce przechowywania wybiera się podczas tworzenia Workspace, a ten wybór jest ostateczny.

Rozdział 6: Klucze API

Dla własnych programów i automatyzacji dostępne są klucze API. Można je znaleźć po prawej stronie w sekcji API i Deweloper. Przy tworzeniu należy wybrać typ: klucz API dla serwerów i usług lub osobisty token, który umożliwia asystentom AI pracę za pośrednictwem MCP. Klucz można skopiować w dowolnym momencie z listy kluczy API. Należy traktować go jak hasło. Jak połączyć n8n, na przykład, pokazano w osobnym filmie.

Rozdział 7: Claude i ChatGPT

Najszybszym sposobem połączenia asystentów AI jest opcja Konfiguracja PaperOffice, znajdująca się po prawej stronie w sekcji Pomoc i Nauka. Dla Claude należy skopiować adres serwera i utworzyć osobisty token. Następnie dodajemy PaperOffice do Claude jako łącznik. W ChatGPT włączamy tryb deweloperski, co zazwyczaj wymaga płatnego planu ChatGPT. Następnie wpisujemy adres serwera i potwierdzamy logowanie. Dla Cursor i innych programów MCP okno dialogowe wyświetla odpowiednie kroki od razu. Podsumowując: Storage Mount łączy źródło, a łącznik wprowadza dokumenty do odpowiedniego Workspace. Faktury z Państwa skrzynki e-mailowej i skany ze skanera trafiają automatycznie. Dzięki własnemu magazynowi pliki pozostają na Państwa sprzęcie, a dzięki kluczom API i MCP programy oraz asystenci AI pracują bezpośrednio z PaperOffice. Do zobaczenia w następnej lekcji Akademii PaperOffice AI.