IDP Agents: dokładnie te dane z dokumentów, których Państwo potrzebują

Najpierw wynik: dziesięć pól z zeskanowanej faktury

Dzień dobry i witamy w Akademii PaperOffice AI. Ten film dotyczy IDP Agents. Dzięki nim PaperOffice wyodrębnia dokładnie te dane, których Państwo potrzebują, z dokumentów, zawsze do tych samych pól dla każdego dokumentu. Numer faktury, numer zamówienia zakupu, kwoty, IBAN: jeśli wpisuje się takie dane dokument po dokumencie, traci się czas i popełnia błędy. Najpierw wynik. Ta faktura od Veldtmann wpłynęła jako skan. Nasz IDP Agent wyodrębnił z niej dziesięć pól: numer faktury, datę faktury, dostawcę, numer zamówienia zakupu, kwotę netto, kwotę podatku, kwotę całkowitą, walutę, IBAN i termin płatności. Po najechaniu kursorem na pole widok po lewej przechodzi do miejsca w dokumencie, z którego pochodzi wartość. Oto IBAN z danych płatności. W ten sposób każdą wartość można sprawdzić jednym rzutem oka. A ponieważ każda faktura dostaje te same pola, eksport zamienia je w tabelę Excel, w której każda faktura zajmuje jeden wiersz. Tak można to zrobić samodzielnie: utworzyć agenta na podstawie dokumentu przykładowego i szablonu, zdefiniować pola i je przetestować, przypisać agenta do typu dokumentu, następnie przetworzyć istniejące dokumenty, przejrzeć wyniki i je wyeksportować.

Rozdział 1: Przegląd IDP Agents

PaperOffice odczytuje dane z każdego dokumentu automatycznie już podczas przesyłania, w zależności od poziomu AI-DMS danego Workspace. IDP Agent to zapisane na stałe wyodrębnianie danych dla powtarzających się dokumentów: to Państwo decydują, jakie pola są potrzebne, jak mają się nazywać i w jakim formacie mają być zwracane wartości. Państwa IDP Agents znajdują się w sekcji Document AI. Lista jest obecnie pusta. IDP Agent zawsze tworzy się na podstawie dokumentu przykładowego. Są trzy kroki: wybrać dokument w Workspace, utworzyć nowego IDP Agenta i wybrać szablon z katalogu. Następnie dostosowuje się pola i prompty w edytorze agentów.

Rozdział 2: Utworzenie agenta na podstawie dokumentu przykładowego i szablonu

W naszym Workspace IDP-Demo znajduje się pięć faktur od dostawców. Jako dokument przykładowy bierzemy fakturę od Veldtmann: zaznaczamy ją, następnie Akcje, Agenci i przepływy pracy, IDP oraz Utwórz nowego agenta. Otwiera się katalog szablonów, uporządkowany według kategorii: Finanse i księgowość, Logistyka, Prawo, dokumenty tożsamości i inne, także dla faktur elektronicznych, takich jak XRechnung, ZUGFeRD i Factur-X. Po włączeniu opcji Pokaż tylko rekomendowane widać wyłącznie szablony pasujące do tego dokumentu. Dla przychodzących faktur od dostawców używamy szablonu Invoice Quick Capture Plus. Szablon zawiera najważniejsze pola: numer faktury, datę faktury, kwoty, dostawcę i walutę. Zawiera też zalecany model. Utwórz agenta. PaperOffice odczytuje teraz dokument przykładowy w całości: rozpoznawanie tekstu, pola, uzupełnianie. To chwilę trwa, więc przewijam do przodu. To jest edytor agentów. Po lewej stronie znajduje się dokument przykładowy, a po prawej najpierw analiza: jaki to rodzaj dokumentu i co szablon w nim znalazł.

Rozdział 3: Definiowanie pól

Przy opcji Kontynuuj i przejrzyj wykryte pola przechodzimy do pól. PaperOffice od razu uruchamia pierwszy test na dokumencie przykładowym. Przy każdym polu widoczna jest znaleziona wartość, a obok niej mały fragment dokumentu, dzięki czemu od razu widać, skąd ona pochodzi. Po rozwinięciu pola widać jego prompt, czyli krótką instrukcję dla AI, gdzie szukać danych. Ten tekst można tutaj od razu edytować. Na górze edytora widoczny jest model. Szablon rekomenduje Basic Pro Max, czyli rozpoznawanie tekstu bez analizy obrazu. Ponieważ dostajemy także zdjęcia z telefonów komórkowych i skany z plamami, wybieramy Premium Pro Max: dodatkowo analizuje on obraz strony i dzięki temu odczytuje także trudne skany. Do płatności nadal potrzebujemy pól. Nowe pole: etykieta IBAN oraz techniczny klucz, a dla Typu pola istnieje dedykowany typ pola IBAN. W prompcie podajemy, gdzie znaleźć IBAN. W tym samym oknie określa się, które strony mają być przeszukiwane i jak wartość jest walidowana: za pomocą wzorca lub listy dozwolonych wartości. IBAN jest polem obowiązkowym. Jeśli brakuje go w dokumencie, PaperOffice oznacza pole jako brakujące, a dokument można znaleźć za pomocą filtra Wymagana ręczna weryfikacja. Zadanie przeglądu dla Państwa zespołu powstaje wtedy, gdy w tym celu skonfiguruje się agenta HITL. Następnie dodajemy termin płatności, typu Data. Tutaj wystarczy Wskazówka do sprawdzenia — łagodne HITL, jeśli kiedyś go zabraknie. Po każdej zmianie testuje się agenta ponownie; dopiero wtedy można go zapisać. A teraz widoczne są także nowe pola.

Rozdział 4: Sprawdzenie niezawodności i zapis

Czy agent również w niezawodny sposób daje ten sam wynik? Do tego służy test wielokrotny. Uruchamiamy go pięciokrotnie. Uruchomienie uznaje się za udane tylko wtedy, gdy każde pole ma wartość. Po pięciu udanych uruchomieniach pojawia się komunikat: Produkcja: bezpieczna. W sekcji Dane wyjściowe i przegląd można ustawić, w jaki sposób wartości są zapisywane i kiedy osoba musi je sprawdzić. Na karcie Wyodrębnione dane wyniki testu można obejrzeć jako drzewo, JSON lub tabelę i je pobrać. Przy opcji Eksportuj jako udostępniany szablon przekazuje się agenta dalej jako plik. Inny zespół importuje go następnie w Katalogu szablonów. Teraz zapisujemy. Agent nosi nazwę Supplier invoices i jest od razu aktywny.

Rozdział 5: Przypisanie agenta do typu dokumentu

Aby agent uruchamiał się w przyszłości automatycznie, łączymy go z typem dokumentu. W sekcji Typy dokumentów otwieramy typ Faktura. Na karcie Domyślna konfiguracja IDP Agent wybieramy Supplier invoices i zapisujemy. Od tej pory obowiązuje następująca zasada: jeśli przetwarzanie AI-DMS rozpozna nowy dokument jako fakturę, PaperOffice automatycznie kieruje agenta do kolejki, w każdym Workspace z AI-DMS.

Rozdział 6: Nowa faktura jest odczytywana automatycznie

Spróbujmy. Przychodzi nowa faktura, tym razem od Iberica z Bilbao, po hiszpańsku. Przy okazji: w oknie przesyłania można też bezpośrednio wybrać agenta dla dokładnie tych dokumentów. Tutaj pozwalamy PaperOffice zdecydować samodzielnie. Najpierw przetwarzanie AI-DMS rozpoznaje typ faktury, a potem uruchamia się nasz agent. Przewijam do przodu. Oto wynik: te same dziesięć pól jak w przypadku Veldtmann, mimo że faktura jest po hiszpańsku. Pedido cliente trafia do numeru zamówienia zakupu, Vencimiento do terminu płatności, a hiszpański IBAN znajduje się w polu IBAN.

Rozdział 7: Istniejące dokumenty za jednym razem

A co z pięcioma fakturami, które już były w Workspace? Przypisanie nie działa dla nich wstecznie. Przetwarzamy je za jednym razem: zaznaczamy wszystkie, następnie Akcje, Agenci i przepływy pracy, IDP, Zastosuj istniejącego agenta. Wybieramy agenta i klikamy Uruchom agenta IDP. PaperOffice ustawia wszystkie dokumenty w kolejce i przetwarza je w tle. Status widać w sekcji Przetwarzanie. Przewijam do przodu.

Rozdział 8: Przegląd wyników

W samym dokumencie wartości znajdują się w sekcji Pola danych, a każde pole ma mały fragment dokumentu. Oto faktura, którą ktoś sfotografował telefonem komórkowym. Również tutaj wszystkie pola są obecne, a po najechaniu na nie widok przechodzi do miejsca źródłowego. Jeśli wartość jest nieprawidłowa, można ją zmienić bezpośrednio w polu, a PaperOffice zapisuje od razu. Dla pojedynczego dokumentu u góry znajduje się przycisk Zastosuj agenta. A faktura za transport z plamą po kawie: numer faktury, odniesienie do zamówienia zakupu, kwoty i brytyjski IBAN są poprawne.

Rozdział 9: Eksport do Excela

Na koniec lista dla księgowości: zaznaczamy wszystkie faktury, następnie Akcje, Udostępnij i eksportuj, Eksport danych. Jako kolumny wybieramy pola naszego agenta, w formacie Excel. Każda faktura jest wymieniona w osobnym wierszu pliku, z tymi samymi kolumnami. A teraz coś rzuca się w oczy: trzy faktury od Veldtmann odnoszą się do tego samego niemieckiego IBAN, podczas gdy czwarta wskazuje konto na Litwie. To, jak PaperOffice automatycznie to sprawdza i zatrzymuje, pokazano w odcinku Audyt i Kwarantanna. Podsumowując: IDP Agent to Państwa własna konfiguracja wyodrębniania danych dla powtarzających się dokumentów. Zaczynają Państwo od dokumentu przykładowego i szablonu, dodają potrzebne pola i testują, aż agent działa niezawodnie. Powiązany z typem dokumentu uruchamia się automatycznie przy każdym nowym dokumencie, a istniejące dokumenty przetwarza się za jednym razem. Każdą wartość sprawdza się w miejscu źródłowym, a dzięki eksportowi wszystko trafia do Excela. Nasz film o n8n pokazuje, jak wywołać IDP Agent z własnego oprogramowania lub z n8n. Następny film dotyczy Workflow Agents. Do zobaczenia w Akademii PaperOffice AI.