Przegląd funkcji: typy dokumentów

Znaczenie

Wyobraźmy sobie fakturę przybywającą w PaperOffice bez etykiety. To tylko plik — trudny do odnalezienia, trudny do skierowania i łatwy do zgubienia w codziennej pracy.

Dzięki typowi dokumentu Faktura, PaperOffice wie, czym jest ten dokument. Zespoły mogą go wyszukiwać z pewnością siebie, agenci mogą wyodrębnić odpowiednie pola, a przepływy pracy mogą kierować go do właściwego procesu bez zgadywania na podstawie samej nazwy pliku.

Ta sama zasada działa dla umów, listów przewozowych, ofert i paragonów. Każdy typ dokumentu to jasne znaczenie w codziennej pracy — nie tylko nazwa pliku leżąca w magazynie bez kontekstu dla ludzi ani automatyzacji.

Ta etykieta jest punktem wyjścia dla wszystkiego, co następuje w Document AI.

Dlaczego

Oto dlaczego ma to znaczenie w codziennej pracy.

Typ faktury pomaga w rozpoznaniu dostawcy, kwoty i terminu płatności — dzięki czemu można automatycznie rozpocząć wystawianie czeków i przygotowanie płatności, zamiast zaczynać od pustego pliku.

Typ umowy może wywoływać inne reguły niż faktura dostawy. Zatwierdzenia, retencja i kroki follow-up pozostają zgodne z rzeczywistym dokumentem, a nie z ogólnym przesłaniem.

Retencję można również przygotować dla każdej kategorii — na przykład dłuższe przechowywanie faktur niż szkiców — dzięki czemu polityka towarzyszy typowi od pierwszego momentu klasyfikacji i przechowywania dokumentu.

Agent IDP

W edytorze typu dokumentu domyślny IDP Agent może być bezpośrednio powiązany z typem.

Po automatycznym rozpoznaniu typu przez AI-DMS — na przykład Fakturowa — agent jest kolejowany w ramach potoku Workspace, z uwzględnieniem deduplikacji, aby ten sam agent nie został uruchomiony dwukrotnie dla jednego dokumentu.

Klasyfikacja i ekstrakcja działają jako jeden przepływ: AI-DMS określa typ, a powiązany IDP Agent rozpoczyna pracę bez ręcznego przekazania przez użytkownika ani osobnego kroku wyzwalającego.

Możliwości Idp

IDP Agent wykonuje znacznie więcej niż tylko przypisuje etykietę do pliku.

Może on ekstrakować dane celowane ze strony — nazwy dostawców, kwoty, daty, pozycje liniowe, identyfikatory podatkowe oraz inne pola skonfigurowane specyficznie dla danego typu dokumentu.

Może przeprowadzać kontrole wizualne: potwierdzać obecność kluczowych obszarów, oznaczać pola na stronie oraz wspierać przeglądanie w przypadku niekompletności, braku danych lub niepewności.

Może on walidować wartości zgodnie z zasadami biznesowymi, przygotowywać przegląd z udziałem człowieka przy niskim poziomie pewności oraz przekazywać strukturyzowane wyniki do następnego kroku przepływu bez konieczności ponownego wprowadzania danych.

Dzięki temu agent zamienia dane rozpoznawcze w użyteczne informacje, gotowe do routingu, kontroli, zatwierdzania i automatyzacji w całej organizacji.

Powiązane z typem dokumentu, te możliwości uruchamiają się automatycznie po rozpoznaniu AI-DMS.

Własność systemu

Zacznij od typów systemowych — gotowych etykiet dla powszechnych zadań, takich jak faktury i umowy, które zespoły rozpoznają w różnych regionach.

Twórz własny typ tylko wtedy, gdy proces biznesowy jest istotnie inny — na przykład formularz kliniczny, paczka celna lub wewnętrzny pakiet zatwierdzeń wymagający własnego znaczenia i zasad.

Filtruj według regionu, aby katalog odpowiadał jurysdykcji, nie mieszając wymogów prawnych z innych regionów na jednej liście.

Utwórz

Aby utworzyć nowy typ dokumentu, należy otworzyć okno Typy dokumentów i wybrać opcję Nowy typ dokumentu.

Należy wprowadzić jasną nazwę wyświetlaną, krótki opis dla użytkowników w listach i dymkach informacyjnych oraz wskazówkę dla AI wyjaśniającą, jak klasyfikator powinien rozpoznawać ten typ — zazwyczaj w języku angielskim, z typowymi cechami oraz sposobem odróżniania od podobnych dokumentów.

Ustalić jurysdykcję, do której stosuje się dany typ. Opcjonalnie można powiązać domyślny IDP Agent, dzięki czemu ekstrakcja i weryfikacja wizualna rozpoczynają się po rozpoznaniu AI-DMS. Należy skonfigurować okres przechowywania, jeśli dokumenty tego typu muszą być objęte regułą WORM lub zasadą retencji dla zapewnienia zgodności.

Zapisać typ. Pojawia się on w katalogu i może być natychmiast wykorzystywany w klasyfikacji oraz automatyzacji — bez konieczności budowania całego procesu od podstaw.

Należy korzystać z tej ścieżki wyłącznie wtedy, gdy znaczenie biznesowe jest rzeczywiście nowe — nie dla każdej drobnej preferencji nazewniczej.

Okres przechowywania

Typ dokumentu może przenosić regułę przechowywania na rzeczywiste dokumenty, jak tylko zostaną one sklasyfikowane.

Gdy faktura zostanie przesłana lub rozpoznana, ta reguła może zostać zastosowana — w tym ochrona WORM przez wymagany okres, aby pliki pozostały odporne na manipulacje do upływu okna przechowywania.

Zawsze potwierdzaj podstawy prawne ze specjalistami przed wdrożeniem. PaperOffice pomaga przygotować przechowywanie na poziomie typu — nie zastępuje profesjonalnej porady prawnej ani zgodności dla Twojej organizacji.

Sekcja

Przeglądaj katalog, spróbuj wyszukać „Faktura” i zacznij od typów systemowych, które już odpowiadają codziennej pracy.

Powiąż domyślny IDP Agent, aby ekstrakcja, weryfikacja wizualna oraz walidacja przebiegały automatycznie zgodnie z rozpoznaniem AI-DMS.

Twórz nowy typ wyłącznie w przypadku rzeczywistej różnicy biznesowej, konfigurować okres przechowywania starannie, a następnie pozwolić klasyfikacji i automatyzacji działać z jasnym znaczeniem.

W ten sposób Typy Dokumentów utrzymują porządek w codziennych plikach w PaperOffice AI — od pierwszego przesłania po długoterminowe przechowywanie.