Pierwsze kroki z PaperOffice AI: Workspace, dokumenty, agent i wyszukiwanie

Dzień dobry i witamy w Akademii PaperOffice AI. Dziś omówimy pierwsze kroki: utworzymy Workspace, prześlemy dokumenty oraz przyjrzymy się, co sztuczna inteligencja z nimi robi. Następnie odnajdziemy dokumenty, zadamy pytania agentowi, udostępnimy Workspace również przez telefon oraz połączymy PaperOffice z Claude. Wystarczy do tego przeglądarka internetowa. Dla jasności na wstępie: PaperOffice AI to system zarządzania dokumentami, który rozumie Państwa dokumenty. Działa on w przeglądarce, jako aplikacja na telefonie komórkowym oraz poprzez interfejs. Dokumenty są przechowywane w Workspaces, na przykład po jednym dla każdej firmy, projektu lub klienta. Sztuczna inteligencja odczytuje każdy dokument: identyfikuje jego typ, przypisuje opisową nazwę, słowa kluczowe oraz streszczenie. Dodatkowo dostępny jest agent, do którego można zadawać pytania dotyczące dokumentów, wyszukiwarka znajdująca treści wewnątrz plików, możliwości udostępniania zewnętrznego oraz połączenie z Claude.

Pierwsze kroki: Przewodnik

Po zalogowaniu trafią Państwo na stronę podsumowania: zadania, powiadomienia, kilka szybkich narzędzi oraz ścieżka do Claude i ChatGPT. Po lewej stronie widoczne są wszystkie obszary aplikacji. Na początek będą Państwo potrzebować głównie Document AI: To tutaj znajdują się Państwa Workspaces i dokumenty. U góry znajdą Państwo funkcje agenta i wyszukiwania. Są one dostępne z dowolnej strony. Dzięki profilowi można uzyskać dostęp do Pomocy i Nauki: dla przewodnika wprowadzającego, Rozwiązywacza Problemów oraz wsparcia technicznego. Jednostki edukacyjne również wyświetlane są u góry.

Krok 1: Utwórz Workspace

Zacznijmy. W widoku przeglądowym Workspaces klikam przycisk Utwórz nowy Workspace. Workspace działa jak dedykowana szafa aktowa, na przykład dla firmy, projektu lub klienta. Nadaję mu nazwę Northstar Industrial i wybieram typ: Firma. Język przetwarzania ustawiony jest na angielski. Sztuczna inteligencja wykorzysta ten język później do generowania streszczeń, nazw i pól. W przypadku lokalizacji przechowywania można wybrać między centrum danych PaperOffice UE a własnym magazynem, BYOS (Bring Your Own Storage). Pliki znajdują się wówczas na własnym serwerze lub NAS, który należy skonfigurować wcześniej w ramach Connectors. Ważne: lokalizacji przechowywania nie można zmienić po utworzeniu. W zakładce typu Workspace chodzi o ochronę i dowodzenie. Istnieją trzy poziomy. Standard to poziom wejściowy: przechowywanie i wyszukiwanie. Business jest przeznaczony do codziennej pracy: udostępnianie, ochrona, przywracanie. Jest to nasza rekomendacja, a wyłącznie Workspaces z poziomem Business można udostępniać na zewnątrz. Compliance to najwyższy poziom, służący do dowodzenia i gotowości do audytów, na przykład przy ścisłych wymogach dotyczących okresu przechowywania. Compliance wiąże się z dodatkowymi kosztami, nie obsługuje własnego magazynu i nie umożliwia udostępniania na zewnątrz. Aktualizacja jest możliwa w dowolnym momencie; obniżenie poziomu nie jest możliwe. W zakładce AI-DMS definiuje się, jak dokładnie sztuczna inteligencja rozumie dokumenty. Tylko przechowywanie bez AI nadaje się do czystego archiwizowania. Pliki można przetwarzać później. Basic sprawia, że archiwum jest przeszukiwalne: rozpoznawanie tekstu, klasyfikacja i słowa kluczowe. Premium to najlepsze domyślne ustawienie dla dokumentów biznesowych, oferujące wyszukiwanie semantyczne, pola biznesowe i relacje. Ultra wyciąga maksimum: tabele, formularze i obrazy są odczytywane, dokumenty są ze sobą powiązane, a każdy dokument przechodzi kontrolę bezpieczeństwa. W naszej demonstracji używam Ultra. W polu Typ dokumentu wybieram Automatyczne rozpoznawanie. Sztuczna inteligencja przypisze wówczas każdy dokument do odpowiedniego typu, takiego jak faktura, dowód dostawy lub umowa. W sekcji Ochrona dostępu można dodatkowo zabezpieczyć Workspace hasłem, kodem SMS lub zasadą czterech oczu. W naszej demonstracji pominiemy tę opcję. W sekcji Udostępnianie można później udostępnić Workspace na zewnątrz: przez e-mail w celu uzyskania dostępu w przeglądarce lub za pomocą telefonu. Pokażę to szczegółowo za chwilę. Zapisuję, sprawdzam podsumowanie i tworzę Workspace.

Krok 2: Przesyłanie dokumentów

Nowy Workspace jest nadal pusty. Otwieram go i klikam Dodaj dokument. Wybieram tutaj pliki: dokumenty naszej firmy demonstracyjnej Northstar, w tym faktury, dowody dostawy, umowy oraz wyciągi bankowe, a także skany i zdjęcia wykonane telefonem komórkowym. Pliki są przesyłane, a sztuczna inteligencja zaczyna je analizować natychmiast. Przy dużej liczbie dokumentów może to zająć chwilę, dlatego przyspieszam ten proces. Przesyłanie plików to tylko jedna z opcji. Dokumenty można również importować z urządzeń mobilnych, bezpośrednio ze skanerów, poprzez zrzuty ekranu lub strony internetowe, a całą zawartość folderów można przetworzyć jednocześnie za pomocą importu wsadowego.

Krok 3: Wynik, agent i wyszukiwanie

Tak prezentuje się wynik. Plikom przypisano opisowe nazwy wraz z tytułami i krótkimi streszczeniami. Dodatkowo wyświetlane są typy dokumentów oraz słowa kluczowe. Wszystko to zostało wygenerowane przez sztuczną inteligencję. Następnie zwracam się do agenta z pytaniem, na przykład: Co wydarzyło się w projekcie X200 dla Norvexa? Agent przeszukuje Workspace, czyta odpowiednie dokumenty i odpowiada pełnymi zdaniami: dostawa, zakłócenia oraz odbiór we wrześniu. Podaje również źródła, które można otworzyć bezpośrednio. Wyszukiwanie znajduje nie tylko nazwy plików, ale także ich treść. Szukam informacji o: okresie wypowiedzenia. Oto ona: aneks do umowy ramowej z Norvexa. Okres ten nie jest zawarty w nazwie pliku, lecz w jego treści, a wyszukiwanie nadal go znajduje.

Krok 4: Dokument w szczegółach

Otwórzmy dokument: notę kredytową od Veldtmann na kwotę dziewięćset pięćdziesiąt euro. Po lewej stronie widoczny jest oryginał; po prawej stronie wszystko, co PaperOffice AI z niego wyodrębnił. Na Okładce widnieją tytuł i streszczenie, informacja o możliwości zabezpieczenia dokumentu przed zmianami oraz Workspace, w którym się znajduje. W sekcji Właściwości znajdują się status, nazwa, typ dokumentu i słowa kluczowe. Pola danych zawierają wszystko, co sztuczna inteligencja wyekstrahowała, w tym pozycję z ilością i ceną. Jednym kliknięciem można skopiować dane do programu Excel. W sekcji Aktywności można tworzyć notatki i zadania dla dokumentu. Audyt wyświetla kontrolę bezpieczeństwa z Ultra, obejmującą dwanaście kontroli, w tym dotyczące wartości obliczeniowych i podatków. Wszystko jest w porządku. Rejestr zmian odnotowuje każdą modyfikację natychmiast po zabezpieczeniu dokumentu przed zmianami. W sekcji Połączenia widoczne jest, z czym dokument jest powiązany, na przykład z kontrahentem Veldtmann.

Udostępnianie przez telefon: Utwórz agenta telefonicznego

Teraz moja ulubiona część: udostępnianie przez telefon. Wyobraźmy sobie, że doradca podatkowy szybko potrzebuje jakichś informacji z Państwa dokumentów. Po prostu dzwoni i pyta. Bez aplikacji i bez logowania. Aby to zrobić, należy utworzyć agenta telefonicznego w Conversation AI. Nadaję mu nazwę Northstar Phone Sharing i wybieram rolę: Protected agent (Agent chroniony). Oznacza to, że rozmówcy muszą zweryfikować się swoim numerem telefonu komórkowego i kodem PIN. W sekcji Telephony aktywuję opcję dial-in (połączenie przychodzące). PaperOffice dostarcza numer dial-in dla każdego kraju; wybieram Niemcy. W sekcji Agent można ustawić język, głos i powitanie oraz opisać, jak agent powinien się zachowywać. A w sekcji Knowledge decyduje się, do którego Workspaces może on uzyskać dostęp. Pozwalam tylko na nasz Northstar Workspace i zapisuję.

Udostępnianie przez telefon: Konfiguracja udostępniania

Teraz samo udostępnianie. W Workspace, w zakładce Edytuj, karcie Udostępnianie, Nowe udostępnienie zewnętrzne. Jako kanał wybieram Telefon. Agent jest już wybrany. Wprowadzam numer telefonu komórkowego kontaktu oraz kod PIN; oba są zamazane na filmie. W sekcji Delivery dodaję adres e-mail na wypadek, gdyby rozmówca chciał otrzymać dokumenty pocztą elektroniczną. W sekcji Voice ustawia się język i głos. W sekcji Agent można przekazać agentowi telefonicznemu dodatkowe instrukcje dotyczące tego udostępnienia. Udostępnienie jest ważne przez trzydzieści dni. Zapisz i aktywuj udostępnienie. I oto jak to brzmi. Rozmówca wybiera numer dostępu, wprowadza swój kod PIN i zadaje pytania. Posłuchajmy.

(Samą rozmowę można znaleźć w napisach.)

Odpowiedzi pochodziły bezpośrednio z dokumentów w Workspace, zawierając kwoty, daty i terminy płatności, a agent sam skorygował błędnie usłyszaną nazwisko. Wie on tylko to, co znajduje się w tym Workspace.

Claude: Konfiguracja PaperOffice

Na koniec spojrzenie w przyszłość: PaperOffice AI można połączyć z Claude. W swoim profilu znajduje się opcja Konfiguruj PaperOffice. Tutaj łączy się aplikację mobilną z Claude. W Claude należy dodać PaperOffice w ustawieniach > Connectors i połączyć swoje konto raz. Następnie Claude będzie pracować z Państwa dokumentami, zawsze używając wyłącznie Państwa uprawnień. Na przykład, można zapytać Claude, które faktury od Veldtmann znajdują się w Workspace. Claude przeszukuje PaperOffice i odpowiada numerami faktur, datami i kwotami. Podsumowując: należy utworzyć Workspace, przesłać dokumenty, a sztuczna inteligencja zrobi resztę. Rozumie ona każdy dokument, agent odpowiada na pytania wyszukiwanie znajduje treść zamiast tylko nazw plików, a udostępnianie działa w przeglądarce lub przez telefon. Nadchodzące filmy będą dotyczyły kontroli bezpieczeństwa z kwarantanną, udostępniania przez przeglądarkę i telefon, a także znajdowania i organizowania plików. Dziękujemy za oglądanie i do zobaczenia w kolejnym odcinku w Akademii PaperOffice AI.