Czym jest PaperOffice AI? Obraz całości

Dlaczego klasyczny system DMS już nie wystarcza

System zarządzania dokumentami przechowuje Państwa dokumenty. Potrafi je wyszukiwać. A następnie czeka. Czekając na osobę, która przeczyta dokument, podejmie decyzję i wprowadzi dane do kolejnego systemu. Jeśli zależy Państwu na sztucznej inteligencji, należy dokupić czatbota lub przejść na wyższy poziom licencjonowania enterprise. Płatność naliczana jest za każde stanowisko pracy dla każdego współpracownika, który nadal musi wykonywać tę pracę. Archiwum znajduje się w chmurze dostawcy. Za każde stanowisko pracy. Enterprise tylko i wyłącznie. Chmura dostawcy. Wyobraźmy sobie teraz system, który rozumie dokument, decyduje o dalszym postępowaniu i realizuje je automatycznie, niezależnie od tego, czy zlecenie pochodzi od osoby, czy od agenta AI. Brak licencji na stanowiska pracy. Brak dodatkowych opłat za funkcje AI w wersji enterprise. Przechowywanie na własnych nośnikach, jeśli taka jest Państwa wola. To jest PaperOffice AI: jeden silnik, dostęp z dowolnego miejsca, własne magazyny danych. PaperOffice AI to Dokument

Czym jest PaperOffice AI?

Platforma operacyjna. Same zrozumienie dokumentu nie wystarcza. Kluczowe jest to, co dzieje się dalej. Silnik wykonuje więc trzy działania przy każdym dokumencie: odczytuje go, decyduje o wymaganych działaniach i je realizuje. Dokument jest archiwizowany, dane są ekstrahowane, przekierowywane, proszone o zatwierdzenie i przekazywane do systemu ERP. Ludzie oraz agenci AI pracują na tych samych dokumentach, tych samych zasadach i z tymi samymi uprawnieniami. Cztery interfejsy, jedna platforma.

Jedno źródło prawdy dla dokumentów

Pojawia się nowy rodzaj chaosu, który wygląda nowocześnie. Asystenci AI pozwalają dodawać dokumenty do projektów. W rezultacie umowa trafia do jednego projektu, aneks do drugiego, a współpracownik przesyła wersję z poprzedniego miesiąca do trzeciego. Trzy kopie, brak właściciela i nikt nie wie, która jest aktualna. PaperOffice AI stanowi pojedyncze źródło prawdy dla dokumentów. Każda nowa wersja otrzymuje własny numer, a stara pozostaje w systemie. Każdy asystent, agent i aplikacja odczytuje tę samą aktualną wersję poprzez API lub MCP. Żaden dokument nie jest kopiowany na bieżąco. Jedno miejsce, jedna prawda, dla dowolnego klienta.

Jak dokument trafia do systemu?

Rozpocznij tam, gdzie napływają dokumenty. Kserokopiarka w korytarzu skanuje do folderu lub bezpośrednio do skrzynki odbiorczej skanera PaperOffice. Połącznik monitoruje folder co kilka minut, według wzorca pliku, i przekazuje każdy nowy plik do Workspace. To samo dotyczy skrzynki pocztowej, udziału NAS lub zasobnika w chmurze. Nikot nie otwiera aplikacji. Nikt nie zmienia nazwy pliku. Pierwszy krok jest wykonany: powiadomienie o dostawie znajduje się w Workspace, z podglądem, a każdy może je ręcznie oznaczyć. Sztuczna inteligencja jeszcze nie działa. To nastąpi później.

Jak głęboko silnik czyta dokument?

Drugi krok: włącz AI-DMS. W zależności od Workspace można wybrać, jak głęboko silnik przetwarza dane. Basic odczytuje tekst za pomocą AI-OCR i rozpoznaje typ dokumentu. Typ ten określa zasady: jak długo go przechowywać, na jakiej podstawie prawnej oraz który IDP Agent mu przypada. Premium rozumie pola i łączy dokument z jego partnerem biznesowym. Ultra weryfikuje go, sprawdza pod kątem oszustw i łączy ze wszystkim, co miało miejsce wcześniej. Każdy nowy dokument przechodzi przez system automatycznie. Każdy dokument może później zostać poddany głębszej analizie.

AI-OCR to nie zwykłe OCR

Rzeczywiste dokumenty nie są czystymi plikami PDF. Faktura za transport z plamą po kawie. Notatka dostawcza z drukera igłowego. Raport serwisowy sfotografowany na stole warsztatowym. AI-OCR czyta wszystkie trzy przypadki: tekst, tabele oraz ramkę ograniczającą dla każdej linii, każda z własnym wskaźnikiem pewności. W tym przypadku pismo odręczne. To różni to od klasycznego OCR: system nie zgaduje znaków, lecz rozumie układ strony. AI-OCR działa wewnątrz każdego przebiegu AI-DMS. Można go również wywołać samodzielnie, poprzez interfejs API lub jako narzędzie MCP. AI-DMS rozumie

IDP Agents. Pola jako dane

Dokument jest przetwarzany ogólnie. IDP Agent działa precyzyjnie, jak strzelec wyborowy. Typ dokumentu uruchamia proces i pobiera dokładnie to, co zdefiniowano: numer faktury, dostawca, kwota, odniesienie do zamówienia, konto bankowe. Jedno pole, jedno polecenie oraz dodatkowe sprawdzenia zdefiniowane przez użytkownika, na przykład: czy pozycje liniowe sumują się do kwoty całkowitej? Każde pole zwracane jest jako dane wraz ze swoją pozycją w dokumencie źródłowym. Następny dokument może wyglądać inaczej, np. hiszpańska faktura o innym układzie, a agent nadal znajduje pola, ponieważ czyta znaczenie, a nie współrzędne. Jeśli brakuje wymaganego pola, dokument trafia do kolejki do przeglądu przez osobę. Agent można uruchomić ręcznie, wsadowo, w ramach przepływu pracy lub automatycznie dla każdego dokumentu danego typu.

Czy się zgadza? Trójstronne zestawienie

Teraz silnik łączy to, co do siebie należy. Zamówiono: sto modułów zasilania. Potwierdzono: sto. Dostarczono: dziewięćdziesiąt osiem. Fakturowano: sto. Klasyczny system zgromadziłby cztery dokumenty i przeszedł dalej. PaperOffice śledzi numer zamówienia przez wszystkie cztery dokumenty, wykrywa różnicę dwóch sztuk, znajduje notę kredytową korygującą kwotę dziewięćset pięćdziesiąt euro oraz łączy płatność z wyciągiem bankowym: czterdzieści sześć tysięcy pięćset pięćdziesiąt. Rozwiązane. Bez arkusza kalkulacyjnego na boku.

Gdy podejmuje decyzję osoba

Niektóre decyzje pozostają w gestii ludzi. Oto jedna z nich. Przybywa faktura z nowym kontem bankowym. W tym samym dniu wpływa e-mail z prośbą o natychmiastową aktualizację danych dostawcy oraz uprzejmą prośbą o nie dzwonienie na główną recepcję. Silnik już umieścił nowe konto obok tego z umowy dostawcy, ocenił e-mail jako klasyczny wzorzec oszustwa i wstrzymał przepływ pracy przed płatnością. Teraz potrzebna jest osoba. W związku z tym kierownik finansów otrzymuje powiadomienie push, nawet jeśli przebywa na plaży. Widzi oryginał, dwa konta oraz ostrzeżenie i podejmuje decyzję jednym kliknięciem. Nie zapłacono. Zweryfikowano najpierw. Każda decyzja jest logowana.

Procesy w prostym języku

A kto tworzy proces? Państwo, w prostym języku. Nie jest potrzebny diagram. Typ dokumentu jest wyzwalaczem: każda faktura uruchamia ten proces. Opisują Państwo regułę: jeśli faktura odpowiada zamówieniu, zatwierdź ją i przekaż do naszego systemu ERP do zaksięgowania. Jeśli nie, wyślij ją do działu finansowego z podaniem powodu. Silnik zamienia to zdanie w agenta procesu. Dopasowane, zatwierdzone, przekazane. Każdy krok pozostawia wpis w śladzie audytowym: co się stało, na podstawie której reguły lub przez kogo. Państwa system ERP otrzymuje dane do zaksięgowania poprzez webhook w momencie ich wystąpienia. Do tego momentu nikt nie otworzył aplikacji PaperOffice. O to właśnie chodzi.

Pytaj o swoje dokumenty w swoim asystencie AI

Lub po prostu zapytaj. W ChatGPT, w Cursor lub w dowolnym asystencie AI, którego już używają Państwo. Któwe faktury Norvexa są wciąż otwarte? Czy zamówienie kontrolera zostało dostarczone w całości? Wasz asystent nie otrzymuje jednego pliku PDF. Otrzymuje dostęp do Państwa Workspace jako narzędzia, z Państwa uprawnieniami: wyszukiwanie, odczyt, śledzenie odniesień, porównywanie. I odpowiada za pomocą dokumentów, których użył, linia po linii. Dwie faktury: jedna opłacona, druga otwarta. Dwie dostawy: kompletne. Nie jest to czat z Państwa plikami PDF. To pamięć firmy, dostępna dla dowolnego modelu, któremu zaufa Państwo.

Język nie ma znaczenia

Język nie ma znaczenia. Niemiecka faktura, hiszpański list przewozowy, angielski kontrakt: silnik umieszcza wszystkie z nich w jednej przeszukiwalnej bazie wiedzy. Pytają Państwo w swoim języku i otrzymują odpowiedź w swoim języku, ze źródłami w ich oryginalnych językach. Nie ma potrzeby projektu tłumaczeniowego. Nie ma osobnego archiwum dla każdego kraju.

Codzienna poranna rutyna agenta

Ponieważ narzędzia są takie same, agent może to zrobić bez Twojego udziału. Przypisz asystentowi rutynę lub zaplanuj przepływ pracy w PaperOffice: codziennie o ósmej posortuj skrzynkę nadchodzących faktur, dopasuj każdą fakturę do odpowiedniego zamówienia, zatrzymaj wszelkie podejrzane elementy i przygotuj podsumowanie. Proces działa automatycznie. Dzięki MCP agent współpracuje z tymi samymi uprawnieniami, zasadami i śladem audytu co osoba fizyczna. Model zaawansowany działa po stronie klienta, natomiast dokumenty i narzędzia pozostają w Państwa systemie.

Trzy sposoby, jedno rdzeń

Jak więc z tego korzystać? Trzy sposoby, jeden rdzeń. Używaj gotowego rozwiązania: aplikacja webowa i mobilna są dostępne od pierwszego dnia. Rozszerzaj możliwości: dodawaj rozszerzenia poprzez API oraz MCP, twórz własne pulpity nawigacyjne i automatyzacje. Lub zbuduj własny produkt na tym samym rdzeniu, jako rozwiązanie headless, z własnym interfejsem. Wszystkie trzy podejścia działają na tych samych dokumentach, uprawnieniach i narzędziach. Najpierw budujemy dla siebie: to, czego używamy codziennie, otrzymują również Państwo w formie API oraz narzędzi MCP. System rozwija się w miarę Państwa potrzeb.

Własne rozszerzenie w trzech krokach

Jak łatwe to jest? Trzy kroki. Jeden: należy podać swojemu asystentowi kodowania, na przykład Cursor, adres paperoffice dot ai slash llms dot txt. Odczytuje on dokumentację platformy, punkty końcowe i narzędzia. Dwa: należy określić, czego się chce. Panel sterowania dla zatrzymanych faktur, oparty na PaperOffice AI. Trzy: asystent to buduje. Dodatek działa na Państwa Workspace, z Państwa uprawnieniami, już tego samego wieczoru. Nie ma potrzeby uczenia się SDK. Platforma wyjaśnia się sama swojemu edytorowi.

Aplikacja mobilna

W telefonie PaperOffice AI jest instalowaną aplikacją webową. Bez sklepu z aplikacjami. Należy sparować ją z kodem QR z pulpitu, a następnie logować się za pomocą odcisku palca. Skierować aparat na dokument: wykrywanie krawędzi, korekcja perspektywy, wiele stron w jednym podejściu. Brak sieci? Skanowanie czeka i wysyła później. Podpisywać w ruchu za pomocą kodu SMS. Zapytać agenta głosem. Zatwierdzić kciukiem. Wszystko, co zostanie zeskanowane, ląduje w Workspace jak każdy inny dokument, z tą samą głębokością AI-DMS.

Dostęp z zewnątrz

A osoby spoza Państwa firmy? One również mogą uzyskać dostęp bez kopiowania. Udostępnić Workspace w przeglądarce: klient otrzymuje link, rejestruje się za darmo, a udostępnione Workspace pojawia się obok jego własnego. Widzi to, na co pozwala Państwo: odczyt lub również przesyłanie. A dla wszystkich, którzy wolą rozmawiać niż klikać, istnieją Conversation Agent: w czacie na Państwa stronie internetowej oraz w telefonie.

Kto odpowiada, gdy klienci dzwonią?

Kto odpowiada, gdy klienci dzwonią? Weźmy producenta sterowników przemysłowych. Codziennie napływają te same pytania, telefonicznie i przez czat na stronie internetowej. Teraz odpowiada im Conversation Agent, korzystając z bazy wiedzy firmy: jej artykułów i całej strony internetowej. Jaka jest gwarancja na sterownik? Trzydzieści sześć miesięcy od dostawy, a w czacie, z linkiem do źródła. Fakty dotyczące firmy pochodzą z własnych instrukcji agenta i jego bazy wiedzy. Na telefonie nigdy nie podaje się kwoty bez podania źródła. Jeśli agent nie może pomóc, wysyła rozmówcy link tekstowy. Rozmówca opisuje swoje zgłoszenie, a ticket trafia do zespołu. A jeśli rozmówca woli hiszpański, po prostu tak mówi. Państwa wiedza odpowiada na telefon.

Czy można połączyć się z archiwum telefonicznie?

Czy można połączyć się z archiwum? Tak, przy użyciu kodu PIN. Należy udostępnić numer Workspace wraz z numerem telefonu: klienta, odbiorcy lub własnym, na czas podróży. Połączenie przychodzi z zarejestrowanego numeru, a rozmówca wpisuje kod PIN, a następnie klucz haszujący. Po trzech nieudanych próbach dostęp telefoniczny zostaje tymczasowo zablokowany. Agent podaje nazwę Workspace i pyta, czego należy poszukać. Które z naszych faktur są nadal otwarte? Przeszukuje dokumenty i odpowiada: jedna jest opłacona, jedna jest otwarta. Na życzenie wysyła otwartą fakturę e-mailem jako link do pliku PDF chronionego hasłem, wyłącznie na adres przechowywany dla tego Workspace. Dla każdego Workspace można ustawić głos, język oraz dodatkowe instrukcje. Gwiazdka prowadzi do recepcji. Idealne rozwiązanie dla kancelarii, zarządców nieruchomości i biur prawnych.

Jakie narzędzia są dostępne?

Wszystko to stanowi jeden silnik, który dysponuje wieloma narzędziami. Document AI: OCR, IDP Agents, Split Agent rozkładający zeskanowany pakiet dokumentów na czynniki pierwsze, Redact Agent maskujący dane osobowe przed udostępnieniem wyciągu z konta oraz Trust Agent sprawdzający każdy plik pod kątem ukrytego tekstu i manipulacji. Workflow AI w języku potocznym, z szablonami i mechanizmem kontroli człowieka. Conversation AI: agent czatu cytujący źródła oraz agent telefoniczny. Media AI: zamiana tekstu na mowę w ponad trzydziestu językach, również w Państwa własnym głosie, oraz transkrypcja. Knowledge Base AI dla artykułów i strony internetowej. Relations AI: identyfikacja każdej strony z każdego dokumentu oraz graf relacji między stronami. Analytics AI: finanse obliczane na podstawie pól odczytanych przez IDP. PaperOffice Sign oraz biblioteka usług danych. Ponad czterdzieści funkcji w jednym koncie. Dostępne przez API oraz wiele z nich jako narzędzia MCP.

Czy silnik może również tworzyć dokumenty?

Silnik odczytuje dokumenty. Czy może je również tworzyć? Poznaj Creator Agent. Nagłówek firmowy staje się szablonem, bezpośrednio z istniejącego dokumentu. Następnie należy zapytać w sposób naturalny: o ofertę dla Norvexa, stu sterowników, z uruchomieniem na miejscu. Agent pobiera dane z bazy wiedzy, rekordów klientów oraz profilu firmy. Każda liczba musi mieć źródło. Jeśli brakuje ceny lub pasuje kilku klientów, agent pyta zamiast zgadywać. Można sprawdzić podgląd i potwierdzić. Tylko wtedy tworzony jest plik PDF, numerowany i przechowywany w Workspace, jak każdy inny dokument. Ten sam agent działa również przez interfejs API oraz jako narzędzie MCP.

Podpisz i zweryfikuj

Podpisywanie odbywa się tam, gdzie znajduje się dokument. Wyślij aneks z archiwum. Podpisujący otrzymuje link, potwierdza go kodem SMS i podpisuje w przeglądarce lub na telefonie. Podpisany plik PDF wraz z certyfikatem podpisu trafia obok oryginału. Każdy może później samodzielnie sprawdzić podpis na publicznej stronie weryfikacji.

Czy Państwa pliki muszą zostać przeniesione?

Czy Państwa pliki muszą zostać przeniesione? Tylko jeśli tego chcą. Montowanie magazynu łączy Państwa NAS, serwer lub bucket w chmurze, a wybór należy do Państwa na poziomie każdej połączenia. Indeks: pliki pozostają w magazynie i nigdy nie są zmieniane. PaperOffice sprawia, że są one przeszukiwalne, uruchamia na nich tę samą sztuczną inteligencję oraz śledzi każdą zmianę. Jako magazyn przez SFTP: każdy nowy dokument jest zapisywany bezpośrednio na Państwa urządzeniu, zaszyfrowany Państwa własnym hasłem. Drugie połączenie może odbijać pierwsze, a jeśli pierwsze zawiedzie, PaperOffice czyta z kopii zapasowej. Lub import: pliki przenoszą się do naszego własnego centrum danych w Unii Europejskiej. W każdym przypadku PaperOffice zachowuje indeks, metadane oraz wyniki AI. Przynieś własny magazyn i zachowaj każdą możliwość AI. Brak uzależnienia od dostawcy.

Gdzie znajdują się moje dokumenty — i kto ma do nich dostęp?

Gdzie znajdują się Państwa dokumenty i kto ma do nich dostęp? Odczyt, ekstrakcja, wyszukiwanie i osadzanie: w pamięci operacyjnej, na własnych GPU, w naszym własnym centrum danych w Unii Europejskiej, w Hiszpanii. Dane wchodzą, dane wychodzą: model nie przechowuje niczego. Wybierają Państwo magazyn: nasz lub dowolny NAS lub serwer obsługujący SFTP. Asystent AI otrzymuje narzędzia, nigdy dostęp do archiwum, w ramach przyznanych uprawnień.

Dla kogo jest to przeznaczone?

Dla zespołu, który chce, aby faktury, umowy i korespondencja były obsługiwane bez projektu developerskiego. Dla integratora, który wdraża PaperOffice we własnym oprogramowaniu. Dla developera, który chce korzystać z Document AI jako API oraz narzędzi MCP. Dla partnera, który odsprzedaje rozwiązanie na własnej fakturze. To samo konto, ten sam punkt wejścia, ten sam silnik. Brak licencji na użytkownika: użytkownicy są wliczeni w każdy plan, a zużycie rozliczane jest w kredytach. A za tym wszystkim stoi firma założona w dwa tysiące drugim roku.

W skrócie

System zarządzania dokumentami przechowuje i czeka. PaperOffice AI czyta, podejmuje decyzje i działa. Dla osoby, która zadaje pytanie, oraz dla agenta, który pyta w jej imieniu. Jeden silnik. Każde drzwi. Państwa magazyn danych. Zbudowane dla ludzi. Gotowe na agentów.