Condividere documenti: tramite link nel browser e per telefono

Prima il risultato: condiviso tramite browser e telefono

Buongiorno e benvenuto all’Accademia PaperOffice AI. Questo filmato riguarda la condivisione: come si possono condividere in sicurezza documenti tramite link nel browser o per telefono. Innanzitutto, il risultato. Il nostro commercialista vede il Workspace Accountant 2026 nel proprio account PaperOffice, con esattamente i documenti che abbiamo condivisi. E quando è in movimento può chiamare, accedere con il proprio PIN e ottenere le informazioni direttamente dall’archivio. La guideremo passo dopo passo: preparazione del Workspace, condivisione via e-mail e come il destinatario accetta l’invito, l’agente telefonico, la condivisione telefonica, l’effettuazione di una chiamata, la gestione e la revoca delle condivisioni e, infine, alcuni consigli pratici.

Capitolo 1: Preparare il Workspace

Un Workspace completo viene sempre condiviso per intero. Per questo ne creiamo uno separato per il nostro commercialista e vi inseriamo solo i documenti che deve vedere lui. Le condivisioni sono disponibili solo per i Workspaces di tipo Business. Per il nostro esempio bastano sei documenti: fatture, una nota di credito e una bolla di consegna. Tutto ciò che in seguito verrà inserito in questo Workspace sarà automaticamente visibile al destinatario.

Capitolo 2: Condividere tramite e-mail

La condivisione si imposta direttamente nel Workspace: Modifica, poi la scheda Condivisione, poi Nuova condivisione esterna. Come canale selezioniamo Email. Poi si inserisce l’indirizzo e-mail del commercialista. Con questa casella di controllo, solo un account PaperOffice con esattamente questo indirizzo può accettare l’invito; il semplice inoltro del link non basta. Con il livello di accesso ai documenti si definisce ciò che il destinatario può fare: solo Visualizza + Scarica, oppure anche Visualizza + Scarica + Carica. Poiché il nostro commercialista deve poterci restituire documenti, consentiamo il caricamento. Inoltre si decide per quanto tempo la condivisione resta valida: senza scadenza, per 7, 30 o 90 giorni oppure per un anno. Per la chiusura annuale ci bastano 30 giorni. Si salva, ed è fatto. La condivisione risulta ora come in attesa finché il commercialista non accetta l’invito.

Capitolo 3: Il destinatario accetta

Il commercialista riceve un’e-mail: è invitato al Workspace Accountant 2026 e vi trova il pulsante Accetta invito. Se ha già effettuato l’accesso al proprio account PaperOffice, basta questo unico clic per ottenere l’accesso. Quindi gli serve un account proprio, ma non un PIN per la condivisione. D’ora in poi il Workspace condiviso comparirà nel suo account, chiaramente contrassegnato. Può visualizzare i documenti insieme a tutti i dati estratti e scaricarli, entro i limiti dei permessi che Lei ha concesso. Poiché abbiamo consentito il caricamento, il nostro commercialista può anche inviarci qualcosa, ad esempio una fattura che gli è stata inviata direttamente. La trascina nel Workspace condiviso ed è tutto. E noi? La fattura si trova ora nel nostro Workspace Accountant 2026 e viene elaborata come ogni altro documento. Nessuno deve più inviare nulla avanti e indietro via e-mail.

Capitolo 4: Creare l’agente telefonico

Per la condivisione telefonica serve un agente telefonico. In Conversation AI ne creiamo uno nuovo e lo chiamiamo Northstar Phone Share. È importante tenere presente il ruolo: Agente protetto. Così i chiamanti devono accedere prima che l’agente possa condividere con loro qualsiasi contenuto dei Suoi documenti. In Telefonia si attiva l’agente e si seleziona il Paese. A tale scopo PaperOffice mette a disposizione un numero di telefono. Poi si selezionano la lingua e la voce dell’agente. Nel campo «Come dovrebbe comportarsi l’agente?» si descrivono con parole proprie il compito, il tono e i limiti chiari dell’agente. Il nostro agente deve rispondere alle domande sui documenti in modo cordiale e conciso, indicando sempre gli importi con la rispettiva valuta. In Knowledge si indica da quali Workspaces l’agente può ricavare le proprie risposte: in questo caso solo da Accountant 2026.

Capitolo 5: Configurare la condivisione telefonica

Veniamo ora alla condivisione vera e propria, di nuovo nel Workspace: Nuova condivisione esterna, questa volta usando il canale Telefono. L’agente è già inserito. Si inserisce il numero di cellulare del commercialista e un PIN composto da 4 a 6 cifre. Solo chi chiama da questo numero e conosce il PIN può accedere ai documenti. Entrambi sono sfocati nel video per motivi di privacy. Se il chiamante ha bisogno di un documento, PaperOffice lo invia a questo indirizzo e-mail fisso: come link a un PDF protetto da password, con la password inclusa nella stessa e-mail. Il chiamante non può indicare al telefono nessun altro indirizzo. Se qualcuno chiama da un numero sconosciuto o anonimo, finisce alla reception senza accesso ai documenti. E dopo 3 PIN errati la condivisione viene bloccata per 15 minuti.

Capitolo 6: Una chiamata

Ecco come suona al telefono. Il commercialista chiama il numero, inserisce il proprio PIN e pone semplicemente la sua domanda.

Chiamata simulata:

Agente telefonico: Benvenuto in PaperOffice AI. Per accedere, inserisca il PIN e prema il tasto cancelletto. Per la reception prema il tasto asterisco.

Commercialista: (inserimento del PIN)

Agente telefonico: PIN confermato. Un momento, per favore.

Agente telefonico: Ha accesso al Workspace «Accountant 2026». Che cosa devo cercare nell’archivio?

Commercialista: Quali fatture di Veldtmann scadevano a settembre?

Agente telefonico: Due: una da 2.850 € con scadenza il 6 settembre e un’altra da 47.500 € con scadenza il 18 settembre.

Commercialista: Quanto resta ancora da pagare sulla fattura da 47.500 euro?

Agente telefonico: C’è una nota di credito del 21 agosto da 950 € a fronte di questa fattura. Il saldo residuo è di 46.550 €.

Agente telefonico: Devo inviare il documento al Suo indirizzo e-mail?

Commercialista: Sì, per favore.

Agente telefonico: Ho inviato il documento al Suo indirizzo e-mail configurato.

Commercialista: Grazie, è tutto.

L’agente cerca all’interno del Workspace condiviso e risponde in base ai documenti: fornisce le scadenze delle due fatture e l’importo residuo dalla nota di credito. Durante questa chiamata non ha accesso ad altri Workspaces. Su richiesta del chiamante, l’agente invia il documento come PDF protetto all’indirizzo e-mail memorizzato.

Capitolo 7: Gestire e revocare le condivisioni

Nella panoramica dei Workspaces si tiene tutto sotto controllo: in Opzioni è possibile vedere quanti Workspaces ha condiviso Lei stesso e quanti altri condividono con Lei. Le condivisioni di un Workspace sono visualizzate nella scheda Condivisione: chi ha accesso, tramite quale canale e fino a quando. Con Azioni si possono modificare i permessi di accesso, ad esempio per stabilire se il destinatario può caricare file. E quando la collaborazione termina, si revoca la condivisione. La revoca ha effetto immediato: il Workspace scompare dalla vista del destinatario e la chiamata successiva va alla reception. Ecco come appare poi al commercialista: il Workspace è scomparso dal suo account e i documenti non sono più accessibili.

Capitolo 8: Consigli dalla pratica

Infine, quattro consigli pratici. Primo: un Workspace per ciascun destinatario e per ogni scopo. In questo modo ciascuno vede solo ciò che deve vedere e si può revocare una condivisione senza disturbare le altre. In secondo luogo, si imposta una scadenza per ogni condivisione. Senza scadenza, la condivisione resta valida a tempo indeterminato, anche quando non serve più. Terzo: il PIN della condivisione telefonica va comunicato tramite un canale diverso dal numero di telefono, preferibilmente di persona. E quarto: controllare regolarmente l’elenco delle condivisioni attive e revocare quelle non più necessarie. In sintesi: creare un Workspace separato per ogni destinatario. Condividerlo via e-mail con un account PaperOffice, includendo permessi e periodo di validità. Il destinatario accede per telefono con il proprio numero di telefono e il proprio PIN, quindi pone semplicemente la sua domanda. E in qualsiasi momento si possono modificare o revocare le condivisioni. Alla prossima nell’Accademia PaperOffice AI.