Archiviazione sicura per le revisioni e blocco legale

Per i documenti che è necessario conservare, è disponibile l’archiviazione sicura per le revisioni. Sopra il documento viene ancora indicato: non sicuro per le revisioni. L’attivazione avviene nella scheda Revisioni: selezionare il paese e il tipo di documento, che determinano il periodo di conservazione, ad esempio sei anni per una registrazione IVA del Regno Unito. La conservazione ha inizio immediatamente e PaperOffice mostra la data di fine calcolata. Successivamente, il documento viene conservato in modo immutabile e non può essere né eliminato né spostato fino alla scadenza del periodo di conservazione. PaperOffice registra qualsiasi modifica apportata al documento, in modo a prova di manomissione, nella scheda Revisioni. Questa funzione è irreversibile per progettazione. In qualsiasi momento, è possibile creare un certificato di conformità: un PDF contenente la prova dell’integrità, un codice QR e un link pubblico di verifica. Se è in corso una disputa legale o una verifica fiscale, un amministratore può inoltre impostare un blocco legale tramite l’API, ad esempio da un proprio flusso di lavoro. Il documento mostrerà immediatamente tale indicazione e rimarrà conservato oltre la scadenza fino alla revoca del blocco. In sintesi: scegliere AI-DMS Ultra per i documenti importanti e il controllo di audit verificherà ogni documento con dodici controlli. I risultati critici mettono immediatamente il documento in quarantena e solo un amministratore può rilasciarlo dopo una revisione. PaperOffice legge anche scansioni di scarsa qualità, è possibile verificare ogni valore alla sua origine, PaperOffice segnala autonomamente i duplicati e si conservano i documenti importanti in modo sicuro per le revisioni. Alla prossima nell’Accademia PaperOffice AI.